Приложение 18

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

ПРИЛОЖЕНИЕ 19

Форма обложки дела постоянного

и временного (свыше 10 лет) хранения

Код государственного хранения______

Код организации___________________

Ф. №_______________ Оп. №______________ Д. №________________

______________________________

______________________________

______________________________

__________________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

_____________________________________________________________________________________________

(наименование организации и структурного родразделения)

Дело №_____ том №____

_____________________________________________________________________________________

(заголовок дела)

_____________________________________________________________________________________________

(крайние даты)

На ___________ листах

Хранить ____________

Ф. №_____________ Оп. №____________ Д. №_____________

ПРИЛОЖЕНИЕ 20

Форма описи дел постоянного, временного

(свыше 10 лет) хранения и по личному

составу структурного подразделения организации

__________________________________________________________

(наименование организации)

_____________________________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

_______________________________________

(наименование должности руководителя

структурного подразделения)

_____________ _____________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

Опись №

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено _______________________ ед. хр. с №____________

(цифрами и прописью)

по №___________________________, в том числе:

литерные номера:___________________________________________________

пропущенные номера:_______________________________________________

Наименование должности

составителя описи _____________ _____________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности Протокол ЭК структурного

руководителя службы ДОУ подразделения

___________ ___________________ от ________________ № _____________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 21

Форма годового раздела сводной описи дел

временного (свыше 10 лет) хранения

___________________________________

(наименование организации)

Фонд № ____________ УТВЕРЖДАЮ

_________________________________

(наименование должности руководителя организации)

ОПИСЬ №___________

для временного (свыше 10 лет) ___________ ________________________

хранения (подпись) (расшифровка подписи)

Дата

за __________ год

Название раздела (структурного подразделения организации)
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол- во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено_________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

с № ________________ по № __________________________, в том числе:

литерные номера:___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности

Составителя ______________ _______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного

за архив) ______________ _______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

От____________ № ______

ПРИЛОЖЕНИЕ 22

Форма итоговой записи

и заверительной надписи

Передал ______________________________________________________ед. хр

(цифрами и прописью)

и_________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности

сотрудника структурного

подразделения _____________ _____________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

Принял ______________________________________________________ед. хр.

(цифрами и прописью)

и_________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек и документам.

Наименование должности работника

архива организации ______________ _______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 23

Раздел «Общие положения» Инструкции по делопроизводству:

1.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в организации.

1.2. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях организации.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, организационными документами организации.

1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные стоящей инструкцией, обязательны для всех работников аппарата организации. Все работники организации ответственные за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.5. Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения временных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации осуществляется канцелярией.

1.6. Внедрение и сопровождение информационных технологий изводится во взаимодействии с отделом программно-технических средств.

1.7. Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений.

1.8. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с заведующим канцелярией.

1.9. Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организацию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.10. При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику (под расписку) с уведомлением зав. канцелярией о передаче дел.

1.11. Задачи и функции канцелярии, обязанности, права и ответственность зав. канцелярией регламентируются Положением о канцелярии.

1.12. Обязанности, права и ответственность делопроизводственных работников определяются их должностными инструкциями,

ПРИЛОЖЕНИЕ 24

Раздел «Информационно-справочная работа» в автоматизированной системе:

1.1. В процессе регистрации создается база данных для информационно-справочной работы по документам организации.

1.2. Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

1.3. Информация может выдаваться:

По конкретному документу:

• где (у кого) находится;

• стадия исполнения (подготовки);

• результат исполнения;

• место хранения (для исполненных документов).

По теме (содержанию):

• конкретный документ;

• группа документов.

По корреспонденту / автору:

• конкретный документ;

• все документы автора / корреспондента;

• все документы автора по конкретному вопросу;

• все документы автора за определенный период.

По региону:

• стране

• области

• городу.

При поиске документов могут указываться:

• входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

• вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

• приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления, а для внутренних – подписания документа);

• регион, по которому ведется поиск (страна, область);

• организация (корреспондент/адресат);

• содержание (тема).

1.5. При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться его номер.

1.6. При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма.

СОДЕРЖАНИЕ