Как провести пресс-конференцию или рабочую встречу с журналистами.

Если событие, о котором Вы хотите рассказать журналистам, достаточно весомо и значимо, то есть повод для того, чтобы не ограничиваться рассылкой пресс-релиза, а организовать мероприятие с участием журналистов.

В чем плюс такого метода работы? Вы встречаетесь с журналистом лично, видите его реакцию на Ваше сообщение, можете дополнить его, ответить на вопросы. В живом общении тема может приобрести новый и интересный поворот, который повысит шансы на публикацию о Вашей деятельности. На пресс-конференции событие можно показать объемно, с нескольких точек зрения, предоставив возможность выступить нескольким его участникам или организаторам и распространив дополнительные информационные материалы. Проведение пресс-конференции само–по себе является информационным поводом, увеличивающим ценность события. Кроме того, если журналист уже затратил время на присутствие на Вашем мероприятии, это дает некоторую гарантию на то, что он напишет о нем, чтобы оправдать затраченные усилия.

В чем минусы пресс-конференции? Начнем с того, что заманить журналистов на пресс-конференцию не так-то просто. Как правило, у каждого репортера есть большой список мероприятий, которые ему необходимо посетить, и многие из них совпадают по времени. Если же журналист все-таки придет к Вам, но не услышит ничего для себя интересного, это гарантия того, что в следующий раз он не отреагирует на Ваше приглашение.

В чем же выход? Созывайте пресс-конференцию только в том случае, если у Вас действительно есть, о чем рассказать представителям СМИ. Не стоит собирать пресс-конференции слишком часто – для средней организации нормальная частота проведения пресс-конференций – 1-2 раза в год. Конечно, если у Вас каждую неделю происходят какие-то сенсационные происшествия, то встречи с журналистами могут проходить и чаще. Но в этом случае они могут проходить в формате “брифинга” или “рабочей встречи”. Брифинг отличается от пресс-конференции тем, что проходит по сокращенному сценарию, включающему краткое сообщение организаторов и несколько вопросов со стороны журналистов. Рабочая встреча – встреча в неформальной обстановке, без предварительного сценария, на которую Вы можете пригласить не все СМИ (как это полагается при проведении пресс-конференции), а лишь наиболее близкие, тесно сотрудничающие с Вами.

Некоторые рекомендации по подготовке пресс-конференции.

Начинайте приглашать журналистов минимум за 10 дней до мероприятия (если оно не носит экстренный характер). Приглашение идет по схеме: рассылка письменного приглашения (за 8-10 дней) – подтверждение по телефону или при личной встрече (за 6-8 дней) – напоминание о мероприятии (за 2-3 дня) – повторное напоминание (накануне или в день проведения мероприятия). На пресс-конференцию приглашайте возможно большее количество СМИ – всех, чьи координаты известны, пусть даже появление журналиста их данного СМИ маловероятно или Вы считаете, что он настроен по отношению к Вам необъективно. В ходе приглашения можете поинтересоваться у журналиста, какую информацию ему было бы интересно услышать.

Подготовьте материалы, которые вы раздадите журналистам. Лучше всего, если это будет не один документ, а папочка, в которой будут лежать: пресс-релиз, факт-лист (рассказ об истории вашей организации, людях, которые в ней работают, основных достижениях), материалы, посвященные отдельным Вашим программам или мероприятиям, возможно, фотографии или иной иллюстративный материал.

Продумайте сценарий проведения пресс-конференции. Как правило в него входят: регистрация приходящих журналистов и раздача им информационных материалов; размещение журналистов в зале; краткие (3-5 минут) выступления организаторов; вопросы журналистов и ответы на них; заключительное слово организаторов; если позволяют средства – легкий фуршет (если средства не позволяют, предложите журналистам в продолжение пресс-конференции хотя бы минеральную воду). Продолжительность мероприятия – от 40 минут до 1,5 часа.

В начале пресс-конференции журналисты часто ведут себе безынициативно, не задают вопросов. Поэтому хорошо иметь 1-2 “своих” журналистов, с которыми заранее договориться о вопросах.

В ходе пресс-конференции нив коем случае не вступайте с журналистами в спор и уж подавно не критикуйте их. Если Вы не согласны с постановкой вопроса, спокойно и аргументированно изложите свою точку зрения. Если Вы не знаете ответа на вопрос, не говорите “Не знаю”, а скажите, что соберете необходимую информацию и попросите журналиста связаться с Вами, назначив конкретное время. Помните, что Ваша главная задача на пресс-конференции – не высказать свое мнение, а сделать так, чтобы информация о Вашей организации попала в СМИ.

После пресс-конференции обзвоните всех ее участников, поинтересуйтесь, идет ли материал в номер (в эфир), не нужна ли дополнительная информация. Тем журналистам, которые приглашались, но не смогли прийти, принесите папку с материалами в редакцию.

В заключение рекомендаций …