3.3 Документообіг у Закладі «Навчально-виховний комплекс: Загальноосвітня школа і-ііі ступенів – гімназія № 30 ім. Тараса Шевченка Вінницької міської ради»

1 вересня 1961 року на перехресті вулиць Некрасова та Червоноармійської пролунав дзвінок, сповістивши місто над Бугом про народження нової школи. Така подія не могла бути непоміченою, а зважаючи на те, що в цей рік світ відзначав соту річницю від дня смерті Великого Кобзаря, на засіданні міської ради було прийнято рішення про присвоєння середній школі № 30 імені Тараса Шевченка. В 1963 році на території школи встановили пам’ятник Кобзарю. Проте навчання велося російською мовою, і з роками з назви школи зникло "імені Шевченка".

Йшли роки. Україна здобула незалежність. Школа перейшла на навчання українською мовою.

В період з 1997 по 2005 роки створено єдиний у місті літературний музей Великого Кобзаря.

Під час проходження практики у Закладі «Навчально-виховний комплекс: Загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів – гімназія № 30 ім. Тараса Шевченка Вінницької міської ради» у відділі канцелярії на посаді секретаря директора я мала змогу ознайомитись з нормативними документами, що регулюють діяльність закладу, а також діяльність окремих структурних підрозділів. Заклад налічує близько 4-х відділів. Діловодство у цих відділах ведеться централізовано.

Документаційне забезпечення документів у школі здійснюється відповідно до Примірної Інструкції діловодства. Документи розробляються згідно усім стандартом Єдиної Державної уніфікованої системи 4263-2003.

Більш детально ознайомилась із розпорядчою документацією, особовими справами працівників, зі зберіганням конфіденційних документів. Найбільше увагу я звертала на накази, журнали реєстрації, книги обліку руху учнів та заповнення трудових книжок.

Відділ канцелярії відповідає за рух документів і здійснює контроль за їх виконання. Усі структурні підрозділи повинні надавати інформацію в канцелярію. У даному закладі працівник канцелярії виконує обов’язки інспектора відділу кадрів та секретаря директора.

Він виконує такі обов’язки:

• прийом, реєстрація, датування, індексація вхідної документації; доведення документів до виконавців;

• стенографування та друкування документів;

• контроль за виконання документів;

• формуванням справ працівників та здача їх в архів;

• зберігання та забезпечення використання документів;

• контроль за ведення операції з документами;

• зберігання конфіденційних документів;

• заповненням книг реєстрації наказів та розпоряджень.

Управлінська діяльність школи здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів, Ці документи є найголовнішими в системі управління закладу. До таких документів належать:

• документи, які безпосередньо забезпечують діяльність закладу (статути, положення, постанови, рішення, протоколи тощо);

• документи, які свідчать про закріплення функцій, обов’язку та прав керівника та працівників закладу (накази, розпорядження, інструкції, вказівки, ухвали).

Закону про персональні дані та ведення документації з кадрових питань дотримуються в строгому режимі.

Створених документів у школі сягає близько 9000 тис. за рік. Найбільше створюються накази з основної діяльності та з кадрових питань.

ВИСНОВКИ

Поняття «документ» є фундаментальним в понятійній системі документознавства, а також відбиває ознаки реальних предметів, які служать об’єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використання документної інформації в суспільстві. Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Тому стає припустимим використання в різних науках поняття "книга" під певним кутом зору, надаючи перевагу одному із згаданих вище аспектів, що призводить до паралельного існування різних визначень.

Трактуючи поняття книга та видання більшість науковців спираються на державний стандарт. Відповідно до цього, під книгою розуміють видання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу, а під виданням — документ, який пройшов редакційно-видавниче опрацювання, виготовлений друкуванням, тиснення або іншим способом, містить інформацію, призначену для поширення і відповідає вимогам державних стандартів, інших нормативних документів щодо їхнього видавничого оформлення і поліграфічного виконання.

На зміну звичайній книзі приходить електронна книга, на зміну звичайній бібліотеці приходить електронна бібліотека, тобто бібліотека, де і каталог і самі книги мають електронний вигляд. І все велику популярність останнім часом набирають Інтернет бібліотеки, віртуальні бібліотеки, доступ до яких можна здійснювати з будь-якої точки світу. Поняття «електронна книга» — новий термін і ще не сформувалося чіткого визначення. Серед фахівців ведеться суперечка про місце електронної книги в житті суспільства і заміні нею традиційного кодексу.

Таким чином можно зробити висновок, що з розвитком комп'ютерної техніки, людина все більше часу проводить у екрану комп'ютера або мобільного пристрою і все менше часу у неї залишається на читання листових книг, підручників і інших документів. Проте тяга до читання, особливо у російської людини залишається дуже сильною і тому зовсім недавно з'явилося нове поняття - електронна книга.