1.1. Поняття документа

Загалом поняття «документ» є фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реальних предметів, які служать об’єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використання документної інформації в суспільстві. Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожній галузі знання маємо одну чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об’єктів, яким надається статус документів. Документ є об’єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Саме тому зміст поняття «документ» багатозначний і залежить від того в якій галузі та з якою метою його використовують.

Відповідно, в Україні офіційно прийняті три визначення документа (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиница в процесі здійснення інформаційної діяльності.

2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі у часі та просторі.

3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об’єкт, який містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і який має відповідно діючого законодавства правове значення.

Зазначені ознаки документа передбачають:

1) наявність інформації, змісту;

2)стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове користування та зберігання документа;

3) функціональне призначення передачі інформації в просторі і часі, тобто від використання в соціальних комунікаційних каналах [24, с. 78].

Документ спеціально створюється із єдиною метою збереження і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Історія виникнення і еволюція тлумачення терміна «документ» вивчена недостатньо. За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалось.

Документ – це складний об’єкт, що являє собою єдність інформації та матеріального (речовинного) носія. З’ясувати його сутність – це завдання, яке вирішується за допомогою системного підходу – методологічного напрямку у науці, який ставить завданням розробку засобів, методів дослідження складноорганізованих об’єктів – систем (грецьк. sistema - ціле, складене з двох частин, з’єднання).

П. Отле вперше ввів в науковий обіг поняття «документ» у значенні, близькому до широкого значення поняття «книга». Його основна праця – виданий в 1934 році фундаментальний «Трактат про документацію». П. Отле використовував комплексний підхід до типологічної класифікації документів, що враховує зміст і форму документа, в «Трактаті про документацію».

Всю сукупність документів учений розділив на три основні класи:

1) Документи бібліографічні, тобто тексти, які традиційно вважають творами писемності і друку. Серед них – брошури, монографії, нариси, трактати, керівництво, енциклопедії, словники, періодичні видання, що продовжуються (журнали, газети, щорічники тощо).

Окрім перерахованих, до бібліографічних документам відносять і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення і облікові (реєстраційні) книги (або журнали), а також знаки-вивіски, гасла, квитки і інші проїзні документи. Очевидно що дана класифікація була побудована одночасно в декількох напрямах, що призвело до зміщення типів і видів документів.

2) Інші графічні документи, тобто нетекстові документи: картографічні, образотворчі, нотні. До образотворчих належать: іконографічні, що містять друкарське зображення (естампи, гравюри, поштові листівки і ін.); фотографії; документи, що сприймаються через проекційні пристрої (у т, ч. мікрокопії). Як особливий різновид виділені «оброзотворчі памятники»: написи, монети, медалі.

До графічних документів П. Отле відносив: «манускрипти» – рукописні книги і інкунабули, (додаток А) а також «архівні документи» (управлінські), стародавні і сучасні. До першого класифікаційного ряду відносять: документи-замінювачі книги: диски, фонограми, кінофільми і поряд з цим – радіомовлення (запис і передача звуку), телебачення, в т.ч. телефотографія, радіотелефотографія і власне телебачення.

Особливе місце в цьому класифікаційному ряду зайняли «документи трьох вимірів»: природні (мінерали рослини, тварини) і штучні, створенні людиною (матеріали, продукти, технічні об'єкти, а також медалі, макети, рельєфи). До них віднесені також наукові інструменти, дидактичні матеріали, наочні посібники. Особливо виділені серед них тривимірні витвори мистецтва: твори архітектури і скульптури.

Таким чином, можна виділити наступні значення «документа», введені в науковий обіг П. Отле:

1) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від того, чи втілений він в матеріально-фіксованій формі або є провідником інформації в часі, можна вважати документом. Це поняття охоплює як матеріальні об’єкти – носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні вистави;

2) документами є матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною для створення певних колекцій. Сюди входять як штучні предмети, створені людиною, так і природні, технічні предмети, що знаходяться в музеї;

3) матеріальні об’єкти створені людиною спеціально для фіксації, зберігання і відтворення інформації з метою її передачі у просторі та часі, незалежно від способу фіксації. Це і документи «писанні» (тобто з інформацією, зафіксованою знаками листа), і образотворчі, фонозаписи і фільми.