Столярова Мультимедийный самоучитель

2.13.3. Создание контекстной справки для пользователей формы

Справка для поля формы. Word для каждого поля формы позволяет создать контекстно-зависимую справку. Если во время заполнения формы вы забу- дете, для чего нужно то или иное поле, текст справки напомнит, какую информацию нужно ввести.

Вызовем панель инструментов формы: Вид -> Панели инструментов -> Формы. Для того чтобы нам точно увидеть, где есть поля формы, щелкнем по кнопке Затенение полей формы. Создадим справку для первого поля формы.

Для этого воспользуемся контекстным меню. - Свойства. Мы попали в диалоговое окно Параметры текстового поля. Щелкнем по кнопочке Текст справки. У нас две вкладки: Строка состояния и Клавиша F1. Дело в том, что для каждого поля фор- мы может быть создано два типа справки.

Справка в строке состояния - это текст, появ-

ляющийся в строке состояния в тот момент, когда текстовый курсор переходит в поле формы. В Word длина текста справки в строке состояния не должна превышать 138 символов, так как размеры самой строки состояния не позволяют отображать более длинный текст.

Если справки в строке состояния недостаточно, можно создать текст справки, вызываемой при по- мощи функциональной клавиши F1.

Текст такой справки может содержать до 256 символов. Для задания справки у нас есть три со- стояния переключателя. Флажок в поле Нет позво- ляет отменить создание справки для поля формы или уничтожить ранее созданную справку.

Мы сейчас создаем справку для поля текущей даты. Это поле не поддается редактированию и мы в него ни- когда не попадем. Поэтому выберем альтернативу Нет. ОК. ОК. Создадим справку для поля со списком.

Выполним двойной щелчок по полю. Кнопочка Текст справки. Выберем вторую альтернативу - Элемент автотекста. Флажок в поле Элемент автотекста позволяет взять текст справки для поля формы из элемента

автотекста.

Эта возможность особенно удобна в тех случаях, когда несколько полей нашей формы имеют один и тот же текст справки или если мы хотим использо- вать одинаковый текст в нескольких шаблонах форм.

Как вы помните, элементы автотекста можно без труда копировать из одного шаблона в другой с помощью диалогового окна Организатор. Поставив флажок в поле Элемент автотекста, мы должны указать имя элемента автотекста, выбрав его из списка, находящегося справа от поля.

В этом списке будут перечислены все имена эле- ментов автотекста в шаблоне нашей формы и во всех глобальных шаблонах.

Если нужный нам элемент автотекста еще не соз- дан, то мы должны закрыть диалоговое окно Текст справки для поля формы, закрыть диалоговое окно Парамет- ры поля со списком, создать нужный нам элемент автотекста, а затем вернуться в диалоговое окно Текст справ- ки для поля формы.

Создадим новый элемент автотекста. Мы написали текст "Выберите один из предложенных вариантов в списке". Выделим этот текст.

Вызовем панель инструментов автотекста: Вид -> Панели инструментов -> Автотекст. Щелкнем по кнопочке Создать, присвоим имя элементу автотекста "Выбор", ОК.

Элемент автотекста создан. Теперь выделенный текст просто сотрем, клавиша Delete. Уберем панель инст- рументов Автотекст.

Создадим справку для поля со списком. Двойной щелчок по полю. Кнопка Текст справки.

Поставим переключатель в положение Элемент автотекста. Найдем созданный элемент автотекста - Выбор. ОК. ОК. Эту справку в строке состояния мы увидим, когда будем заполнять форму. Зададим такую же справку для другого поля со списком.

Выберем поле -> кнопка Параметры поля формы -> Текст справки -> Элемент автотекста -> найдем элемент автотекста Выбор -> ОК -> ОК.

Введем текст справки в строке состояния для второго поля. Для этого выделим поле. Щелкнем по кнопке Параметры поля формы. Кнопка Текст справ- ки.

Выберем третье состояние переключателя Текст справки. Флажок в поле Текст справки позволяет нам самостоятельно ввести текст справки в расположен- ное ниже окно. Введем текст справки. "Введите дату в формате два символа - день, два - месяц, четыре - год", ОК, ОК.

Введем контекстно-зависимую справку, вызы- ваемую нажатием клавиши F1 для третьего поля. Для этого выполним двойной щелчок по полю. - Кнопка Текст справки.

Клавиша F1. Те же самые варианты: Нет, Эле- мент автотекста, Текст справки.

Введем собственный текст справки. Написали текст справки. Увидеть эту справку мы сможем только в ре- жиме заполнения формы.

ОК. ОК. Таким же точно образом введем справки для всех остальных полей формы. Возможность создания контекстно-зависимой справки в строке состояния и по нажатию клавиши F1 предусмотрена для всех полей формы.

Если мы хотим удалить справку для какого-то поля формы, необходимо выполнить двойной щелчок по это- му полю. Нажать кнопку Текст справки. Выбрать состояние переключателя Нет.

Таким образом мы отменили справку для выбранного поля. ОК. ОК. Убедиться в том, что справка отменена, мы сможем в режиме заполнения формы.

Отменим затенение полей. Уберем панель инструментов Формы. Сохраним документ.

Закроем форму. Итак, мы выполнили два первых действия при работе с формой - создали шаблон формы, ввели в шаблон формы неизменяемый текст и поля формы. На следующем занятии мы обсудим третье действие при работе с формой – её защиту.

** *

2.13.4.Базовая защита, защита с паролем и защита отдельных разделов формы

Защита формы. Создав форму, Вы должны протестировать ее работу, а затем сохранить в качестве шаб- лона. Чтобы проверить работу формы и обеспечить правильную работу документов, основанных на нашем шаблоне, мы должны, прежде всего, защитить эту форму.

Операция защиты приводит к тому, что поля формы активизируются и приобретают способность выполнять соответствующие действия. Например, поля-флажки начинают реагировать на щелчок мы- ши, а поля списки - демонстрировать свои списки элементов.

Кроме того, операция зашиты лишает кого бы то ни было возможности изменять структуру формы. После защиты пользователь может изменять форму единственным образом - заполняя ее поля.

Word обеспечивает два уровня защиты: базовая защита без пароля и защита с паролем. Мы можем защищать как отдельные разделы формы, так и всю форму сразу.

Оставлять незащищенными имеет смысл только те разделы, в которых не содержится полей формы.

Применить к форме операцию базовой защиты можно либо с помощью кнопки Защита формы на панели инст- рументов Формы, либо с помощью набора команд меню.

Вызовем панель инструментов Формы: Вид -> Панели инструментов -> Формы.

Щелкнем по кнопочке Защита формы. Посмотрите в строку состояния. Здесь появилась контекстно- зависимая справка для выделенного поля.

Изменим дату во втором поле. Пусть это будет, например, третий месяц. Итак, Word позволил нам отредак- тировать текстовое поле формы.

Попробуем изменить заголовок. Но мне не удается даже поставить текстовый курсор в заголовок. Щелкнем по третьему полю.

Нажмем клавишу F1. появилась контекстно-зависимая справка, вызываемая нажатием клавиши F1. ОК. От- редактируем третье поле. Ну, например, "Билли". Пятое поле.

Введем возраст. Рассмотрим поле со списком. Можем выбрать любую альтернативу. Следующее поле со списком. Дальше идут поля флажков.

Мы можем установить флажок и сбросить флажок. Для того чтобы удалить защиту формы необходимо либо щелкнуть по кнопке Защита формы на панели инструментов Формы, либо выполнить команды меню:

Сервис -> Снять защиту.

Снимем защиту с нашей формы. Щелкнем по кнопочке Защита формы. Защита снята. Заголовок - доступен для редактирования. Список, поля-флажки и просто поля не работают. Описанная операция защиты формы без пароля позволяет любому пользователю открыть форму и удалить ее защиту.

Установив защиту формы с помощью пароля, мы обеспечим возможность редактирования формы только тем пользователям, которые знают пароль.

Для того чтобы установить защиту формы с паролем, необходимо выполнить команды меню. Выполним эти операции.

Сервис -> Защитить документ. Появилась область задач Защита документа. В разделе Ограничение на ре-

дактирование установим флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа.

Активизировался список, в котором мы можем выбрать нужный элемент. Выберем Ввод данных в поля форм и воспользуемся кнопкой Да, включить защиту. Появилось диалоговое окно Включить защиту.

Введем пароль "123". Подтвердим пароль "123". На экране отображаются вместо символов звездочки. Это делается для того, чтобы никто не мог прочесть с экрана вводимый вами пароль.

Нажмем ОК. Форма защищена. Об этом свидетельствует и сообщение в разделе Ваши разрешения. Закроем панель задач Защита документа.

Итак, наша форма защищена. Заголовок. Недоступен для редактирования. Можем отредактировать поля формы.

Работают списки, поля-флажки. Для того чтобы

отменить защиту формы с паролем, нужно вы-

полнить точно те же действия, что и для удаления базовой защиты формы, то есть щелкнуть по кнопке Защита формы на панели инструментов Формы или выполнить команды меню: Сервис -> Снять защиту.

Отличие лишь в том, что тут же появится запрос на ввод пароля. Выполним команды меню: Сервис -> Снять защиту. Пароль. Напишем "123", ОК. Защита снята.

Закроем панель задач Защита документа. Защи-

та отдельных разделов формы. Каждый документ состоит, по меньшей мере, из одного раздела, хотя количество разделов в документе может быть в принципе любым.

Для создания форм вряд ли потребуется доку- мент, состоящий из более, чем одного раздела. Одна- ко, в некоторых случаях, в особенности, если мы создаем текстовую форму, нам может потребоваться оставить некоторые части документа незащищенны- ми так, чтобы пользователи, заполняющие форму, могли менять эти части текста.

Достичь этого можно, защищая разделы доку- мента по отдельности. Введем в текущий документ новый раздел. Выберем вставку разрыва раздела. Вставка -> Разрыв -> Новый раздел -> На текущей странице -> ОК.

Посмотрим в режиме просмотра Обычный. Итак, Разрыв раздела на текущей странице. Второй раздел документа я хочу оставить доступным для редакти-

рования пользователю.

Вернемся в режим Разметки. Выполним коман-

ды: Сервис -> Защитить документ. В области панели задач Защита документа появилась гипер- ссылка Выбор разделов. Щелкнем по ней. Мы попали в диалоговое окно Защита раздела.

Обратим внимание на то, что у всех разделов уже стоит флажок на защиту.

Второй раздел мы не будем защищать. Сбросим флажок. ОК. Нажмём на кнопку Да, включить защи- ту. Если есть необходимость, введем пароль.

ОК. Закроем панель задач. Перейдем в режим просмотра документа Обычный. Раздел, имеющий защиту, заканчивается специальным символом конца раздела с надписью Разрыв защищенного раздела.

Второй раздел у нас не защищен. Вернемся в режим Разметки. Поднимемся в самый верх текста, Ctrl + Home, Первый раздел. Можем ли мы изменить текст?

Нет, текстовый курсор даже не удается установить в тексте. Перейдем во второй раздел. Можем ли мы здесь изменить текст?

Да, пожалуйста. Мы добавили целую строку тек- ста. Для того чтобы добавить или удалить защиту к одному или нескольким разделам формы необходимо снять защиту со всей формы, а затем защитить форму снова, сбросив флажки, соответствующие разделам, которые мы не хотим защищать.

Итак, снимем защиту со всего документа. Кно- почка Защита формы. Первый раздел.

С первого раздела защита снята. На втором раз- деле защиты и не было. Проделаем следующий эксперимент. Установим полную базовую защиту документа.

Проверим. В первом разделе защита установлена. Во втором разделе защиты нет. Итак, щелчок по кнопке Защита формы в том случае, если документ когда-то имел защищенные разделы, а впоследствии

защита была с него снята, приведет к тому, что защита будет установлена только для разделов, которые были защищены в прошлый раз.

Для того чтобы изменить перечень защищенных разделов необходимо воспользоваться командами меню. Снимем защиту с документа. Выполним команды меню: Сервис -> Снять защиту -> Выбор разделов -> выберем оба раздела > ОК -> Да, включить защиту -> ОК. Закроем панель задач.

Первый раздел - защищен. Проверим второй раздел - тоже защищен. Создав и защитив форму, мы можем сохранить свою форму в качестве шаблона документ. На следующем занятии мы создадим документ для запол- нения формы, созданной на основе шаблона формы.

* * *

2.13.5. Заполнение формы

На предыдущих занятиях мы создали шаблон формы Opros, ввели в шаблон неизменяемый текст и поля формы, установили защиту одного из разделов формы, сохранили созданный шаблон.

Перейдем теперь к созданию документа для заполнения формы, созданной на основе шаблона формы.

Для того чтобы создать документ с целью заполнения формы, необходимо выполнить команды меню: Файл - > Создать и, используя Область задач, выбрать форму.

Выполним указанные операции: Файл -> Создать -> в области задач Создание документа выберем На моём компьютере -> шаблон - Opros.

Посмотрим свойства создаваемого документа: Файл -> Свойства. В основе документа лежит шаблон Opros. ОК. Посмотрим в режиме Обычный: наш документ состоит из двух разделов. Первый раздел защищен от изме- нений. Второй раздел не защищен.

Вернемся в режим Разметки. Внесем изменения в полученный документ. Изменить текст в первом разделе документа, защищенном от записи, мы не можем.

Первое поле - дата заполнения анкеты, текущая дата, попасть в это поле мы тоже не можем. Поставим тек- стовый курсор во второе поле.

Посмотрим в низ экрана. Здесь отображается контекстно-зависимая справка "Введите дату в формате". Вве- дем дату неправильно, например, просто какие-то буквы.

Перейдем в следующее поле. Обратите внимание, при заполнении полей формы данными: текстом, числами и датами - выполняется их контроль на соответствие типу данных, указанных в числе других параметров поля.

Третье поле. Если вы помните, мы указали здесь формат данных - Начинать с прописных. Напишем неправильные данные: "Иван Иванович Иванов”.

Фамилию, имя и отчество мы написали не с про- писных, а со строчных букв, что не соответствует заданному формату данных.

Перейдем в следующее поле. Обратите внимание на то, что все слова третьего поля теперь начинаются с прописных букв.

Произошла проверка на соответствие выбранно- му формату и соответствующее изменение введен- ных данных в поле. Находясь в четвертом поле,

нажмем клавишу F1. На экране появилась созданная нами контекстно-зависимая справка, вызываемая нажатием клавиши F1.

Для заполнения формы активизированы следующие горячие клавиши. Клавиша Tab или Стрелка вниз - перемещение текстового курсора в следующее поле. Shift + Tab - перемещение курсора в предыдущее поле. Сочетание клавиш Alt + Стрелка вниз или клавиша F4 - отображение пунктов выпадающего списка (стрелка вниз и стрелка вверх -> перемещение по списку вниз и вверх).

Пробел или клавиша X - установка или снятие флажка. F1 - вывод подсказки для поля. И, наконец, сочета- ние клавиш Ctrl + Tab - вставка символа табуляции в текстовое поле. Посмотрим на примере. Нажмем клавишу

Tab. Мы перемещаемся в следующее поле.

Теперь клавиша Стрелка вниз - перемещение в следующее поле. Клавиши Shift+Tab - перемещаемся вверх. Переместимся в поле списка. Нажмем клави- шу

Alt + Стрелка вниз. Теперь клавиша Стрелка вниз. Выберем альтернативу из списка.

Enter - альтернатива помещена в поле со спи- ском.

Нажмем клавишу Tab - переместимся в следую- щее поле. Теперь нажмем клавишу F4. Снова рас- крывающийся список. Перемещаться по нему можно при помощи стрелки вниз или стрелки вверх.

Выбрали альтернативу, Enter - альтернатива по- мещена в поле со списком. Переместимся в поле флажка. Пробел - сбросили флажок, пробел - поста-

вили флажок. Клавиша Х - сбросили флажок, клавиша Х - поставили флажок. Работает как переключатель.

Если я хочу ввести табуляцию в поле, нажмем сочетание клавиш Ctrl + Tab. Посмотрим Непечатаемые знаки. Символ табуляции. Спрячем Непечатаемые знаки. Перемещаться по полям формы можно просто при помощи мыши.

При помощи мыши можно выбрать альтернативу из списка. Поставить флажок.

Сбросить флажок. Поставили флажок. Перейдем на второй раздел документа.

Этот раздел у нас не защищен от записи. Мы мо- жем здесь удалить фрагмент текста. Можем ввести новый фрагмент текста.

Итак, заполнили все поля формы. Заполнили до- кумент, созданный на основе формы. Те места, где у нас находятся поля, затенены.

Если сейчас распечатать этот документ, то зате- нения на печати видно не будет. Но, если это затене- ние нас раздражает, мы его можем убрать из доку-

мента.

Сохраним документ. Файл -> Сохранить как, напишем название нового файла "opros2", Сохранить. Попро- буем снять защиту с документа.

Выполним команды меню: Сервис -> Снять защиту. Защита снята. Закроем область задач. Изменим, напри- мер, заголовок. Выделим его красным цветом. А теперь снова установим защиту документа. Сервис -> Защитить документ.

Включить защиту. ОК. Закроем область задач. Закроем документ. Не будем его сохранять.

Итак, мы выполнили все действия по созданию документа на основе шаблона формы.

Нам остается распечатать заполненную форму. Этим вопросом мы займёмся на следующем занятии.

* * *

2.13.6. Печать: заполненной формы, данных на готовых бланках форм, пустой формы.

Экспорт данных в текстовый файл

Печать формы. Печать заполненной формы ничем не отличается от печати обычного документа. Необхо- димо вызвать заполненную форму и выполнить команды меню: Файл > Печать.

Форму можно использовать для печати на стандартных бланках. Для такой печати необходи- мо сформировать форму таким образом, чтобы поля распечатанной формы точно совпадали с полями печатного бланка.

А затем выполнить команды меню: Сервис ->

Параметры -> вкладка Печать -> поставить флажок Печатать только данные для форм.

Выполним указанные команды на примере: Сервис - > Параметры > вкладка Печать -> поставим флажок Печатать только данные для форм -> ОК.

Если мы сейчас нажмем кнопку Печать, то в ре- зультате Word напечатает только данные, введенные в поля формы, не печатая самого шаблона.

Если шаблон формы размечен точно в соответствии со стандартным бланком, то данные будут аккуратно введены в нужные поля. Отменим установленные параметры: Сервис -> Параметры -> сбросим флажок Печатать только данные для форм -> ОК.

В Word предусмотрена возможность сохранения данных, введенных в форму, в виде текстового файла, в

котором значения полей разделены точками с запятыми.

Данные, представленные в таком виде, могут быть импортированы другими программами, например, СУБД - системами управления базами данных. Чтобы использовать эту возможность необходимо выполнить команды меню: Сервис -> Параметры -> вкладка Сохранение -> установить флажок Сохранять только данные для форм.

Теперь при сохранении документа информация будет записываться в обычный текстовый файл, а не в файл документа. Независимо от того, ввел пользователь данные или нет, все поля формы будут записаны в текстовый файл. При этом поля будут отделяться друг от друга точками с запятой, а текстовые значения полей - выделяться кавычками.

В полях списка будет вставлен текст выбранного элемента списка, а поля флажков будут содержать едини- цы, если они установлены и ноль, если они сняты. Рассмотрим на примере. Выполним команды меню: Сервис -> Параметры -> вкладка Сохранение -> поставим флажок Сохранять только данные для форм -> ОК.

Сохраним документ. Появилось диалоговое окно Сохранение документа. Тип файла указан: Обычный текст с расширением txt. Назовем наш файл "opros 3". Сохранить. Преобразование файла "opros3".

Посмотрим предупреждение. "При сохранении в текстовый файл будут потеряны: все форматирование, ри- сунки и объекты." Мы с этим согласны.

Оставим кодировку текста Windows по умолчанию. Вот так примерно будет выглядеть содержимое нашего файла. ОК. Посмотрим, что содержится во вновь созданном файле.

Щелкнем по кнопочке Открыть. Тип файлов выберем Все файлы. Найдем наш файл "opros3". Открыть.

Помните, в какой кодировке мы сохраняли файл? Windows (по умолчанию). ОК. Все поля заключены в ка- вычки, поля между собой отделяются точкой с запятой, те поля, где установлен флажок, вместо него имеют единицу, где флажок снят - ноль.

Выбор из списка - напечатан только установленный выбор. Полученную информацию мы можем преобразо- вать в таблицу. Выделим текст, выполним команды меню: Таблица -> Преобразовать -> Текст в таблицу -> Разделитель - ";" -> ОК. Получили таблицу.

Добавив в полученный файл другие результаты заполнения формы, мы сможем использовать эту информа-