Столярова Мультимедийный самоучитель

Причем Word автоматически выбирает тип данных, который соответствует содержимому данного столбца. В нашем случае текст. Для каждого столбца следует указать порядок сортировки, поставив переключатель в поло-

жение по возрастанию или по убыванию.

Выберем по убыванию. В нашем случае это озна- чает в порядке обратном алфавиту. И, наконец, об- ласть Список позволяет указать, является ли первая строка таблицы заголовком (если является, то она не участвует в сортировке). ОК.

Видим, что фамилии авторов выстроились в по- рядке, обратном алфавиту. Если мы посмотрим на табличку, то увидим, что у нас есть повторяющиеся названия.

Я хочу отсортировать по названиям. Внутри од- ного и того же названия по году издания. А затем, если название и год издания совпадают, по количест- ву страниц. Получается три критерия сортировки.

Итак, поставили текстовый курсор внутрь табли- цы. Выполним команды: Таблица -> Сортировка. Сначала по. Откроем стрелочку, выберем Название. Тип - текст. По возрастанию. Затем по - год издания.

Тип - число. По возрастанию.

И третий критерий. Затем по - количество страниц. Тип - число. Пусть, тоже будет По возрастанию. ОК. По- смотрим, что получилось. Названия выстроились в порядке по алфавиту. Причем, сначала оказалось название

Word 2002, а затем Word 95.

Попробуем изменить тип поля. Поставим текстовый курсор внутрь таблицы, Таблица -> Сортировка. Ука- жем тип сортировки – число. Остальные настройки оставим как были. ОК. Вот теперь хорошо.

Обратите внимание, Word изначально определил поле Название для сортировки как число. Мы же исправили тип поля на текст. И оказались неправы. Я выделила несколько строчек, содержащих одинаковое название. Посмотрите, эти строчки упорядочились по году издания.

А теперь я выделила строчки, содержащие одинаковое название и одинаковый год издания. Они упорядоче- ны по количеству страниц.

Итак, мы видим, что Word предоставил нам возможность сортировать по трем критериям.

Чтобы выполнить сортировку более чем по трем критериям, ее придется производить несколько раз: сначала отсортировать таблицу по наименее значимым критериям, затем - по более значимым. Сортировка данных таблицы сопровождается пере- становкой целых строк.

Если же требуется отсортировать больше трех столбцов таблицы, то сортировку придется про- водить в несколько заходов. В этом случае сначала придется ее начать с наименее значимых столбцов, а затем перейти к наиболее значимым.

Причем сортировка данной таблицы сопровожда- ется перестановкой целых строк. Если у нас предпо-

лагается сортировка по одному критерию, то Word

предоставляет возможность быстрой сортировки.

Для того чтобы отсортировать быстро по од-

ному критерию, нужно щелкнуть указателем мыши внутри того столбца, по критерию в котором мы будем сортировать.

Затем вызвать панель инструментов Таблицы и границы и воспользоваться в ней кнопками Сортировки по алфавиту и Против алфавита.

Выполним. Мы хотим отсортировать по авторам. Поставим текстовый курсор внутри столбца "Автор".

Вызовем панель инструментов Таблицы и границы. Кнопочка Сортировка по возрастанию. Записи в таблице отсортировались по критерию в поле "автор". В поле "Автор" фамилии выстроились по алфавиту.

Причем, записи переставились целиком. Отсортируем по полю "Цена" по убыванию. Поставим текстовый курсор внутрь поля "Цена". Всё верно.

Кнопочка Сортировка по убыванию. Сортировка произведена. Записи переставлены целиком.

Уберем панель инструментов Таблицы и границы с экрана. При обычной сортировке переставляются все за- писи целиком, в этом мы убедились. Word 2003 позволяет сортировать данные одного или нескольких столбцов, не затрагивая остальные. Как это делается?

Нужно выделить столбец или столбцы. При-

чем, если столбец не указывается, то все строки будут переставляться целиком, причем упорядочен- ным окажется первый столбец. А затем следует выполнить набор команд. Рассмотрим на примере.

Запомним, что сейчас выстроен по убыванию столбец "Цена". Выделим столбец "Автор". Упоря- дочим этот столбец по алфавиту. Таблица -> Сорти- ровка. Поле сначала по. Пусть остается "Автор". Затем по - нет. И третье поле уже закрыто. Кнопочка Параметры, флажок Только столбцы. ОК. ОК.

Итак, сортировка произошла только в одном столбце. Как мы это можем проверить? Перед сор- тировкой мы выстроили в порядке убывания цены. Они так и остались в порядке убывания. Значит, сами записи не были затронуты. Отменим последнюю

операцию.

Видно, что таблица вся, кроме выделенного столбца, не изменялась.

Отсортируем еще раз отдельный столбец "Название". Выделим столбец, выполним команды: Таблица -> Сортировка. Сначала по - "Название". Кнопочка Параметры, Только столбцы - флажок уже стоит.

Выберем язык английский (США). ОК. ОК. Видим, отсортировался один столбец с названиями. Столбец цен как был отсортирован по убыванию, так и остался. И еще я хочу отметить два момента. Если в таблице есть ячейки, объединенные по вертикали.

Ну, объединим две ячейки по вертикали, напри- мер, вот эти. Выделили ячейки, Таблица - > Объе- динить ячейки. Теперь попробуем выполнить сорти- ровку. Таблица -> Сортировка. невозможно выпол-

нить сортировку таблицы, содержащей объеди- ненные ячейки.

Отменим.

Итак, нельзя выполнять сортировку таблицы, где есть объединенные по вертикали ячейки. И второй момент - первый столбец таблицы мы пронумерова- ли при помощи средств Word, и даже тогда, когда происходит перестановка целиком записей, номера пересчитываются, и выстроены они точно по возрас- танию. Сохраним документ.

На следующем занятии мы с Вами побеседуем о вычислениях в таблице и проведём в ней несложные

вычисления.

* * *

2.3.6. Адресация ячеек. Автосумма

Вычисления в таблицах. Word 2003 позволяет проводить в таблицах несложные вычисления. Для того чтобы это было возможно, каждой ячейке при- сваивается адрес, состоящий из номера столбца, обозначенного буквой латинского алфавита, и номе- ра строки, обозначенного цифрой.

Первая ячейка таблицы всегда имеет адрес А1. Нумерация столбцов таблицы в Word 2003 соответ- ствует нумерации, принятой в Excel. Таблицы могут иметь не более 63 столбцов.

Так как букв в латинском алфавите всего 26, то столбцы, начиная с двадцать седьмого, нумеруются следующим образом: AA, AB, AC и так далее, затем BA, BB, BC и так далее. Адреса ячеек используются при составлении формул. В ячейках таблиц на экране проставлены их адреса.

Для того чтобы указать адреса нескольких ячеек из разных частей таблицы, необходимо разделить их точ- кой с запятой. Для того чтобы указать строку таблицы, необходимо ввести ее номер дважды и разделить цифры двоеточием.

Для того чтобы указать столбец таблицы, необходимо вести букву столбца дважды и разделить буквы двоеточием. Для того чтобы указать адреса ячеек, образующих прямоугольный блок, нужно ввести координаты ячеек, находящихся в левом верхнем и правом нижнем углах этого блока, и разделить их двоеточием.

Рассмотрим примеры простейших вычислений в таблице. Мы создали маленькую пробную табличку. По- пробуем посчитать в ней автосумму.

Автосумма - это самая ходовая функция. Для вычисления автосуммы нам понадобится панель инструментов Таблицы и границы.

Для того чтобы посчитать автосумму, нужно по- ставить текстовый курсор в ту ячейку, где будет результат, а затем щелкнуть кнопку Автосумма на панели инструментов Таблицы и границы.

После нажатия этой кнопки производится вычис- ление суммы значений ячеек, расположенных выше текущей ячейки. Если выше этой ячейки значений нет, то вычисляется сумма значений ячеек, располо- женных левее текущей.

Выполним операцию. Посчитаем автосумму в первом столбце таблицы.

Поставим текстовый курсор, щелкнем по кно- почке Автосумма. Мы видим, что просуммировались значения ячеек, расположенных выше той ячейки, в которой мы поместили результат. Посчитаем автосумму во

втором столбце.

Поставим текстовый курсор в ячейку с адресом B3. Автосумма. В третьем столбце - Автосумма. В первой строке - Автосумма. Мы видим, над ячейкой, в которой расположен результат, ячеек со значениями нет, поэто- му автоматически сложились значения ячейк, расположенных левее.

Посчитаем во второй строке. Автосумма. Итак, над ячейкой результата есть ячейка, содержащая цифру 60, поэтому автосумма автоматически взяла значение ячейки, расположенной выше. Значит для вычисления суммы второй строки автосумма нам уже не подходит.

Уничтожим значение в этой ячейке (клавиша BackSpace) и воспользуемся составлением формул. Для того чтобы в ячейке составить формулу, нужно поставить текстовый курсор в ячейку результата, а затем выполнить набор команд: Таблица -> Форму- ла. Сумма каких ячеек нам нужна? - это столбцы A, B, C, а строка вторая.

Значит ячейки от A2 до C2. Укажем явные адре- са. Above сотрем. Напишем A2 : (двоеточие) C2. OK. Получилось. По ходу создания шпаргалки в некото- рых таблицах мы оставляли на потом возможность вычислений.

Попробуем перемещаться по таблицам. Для этого используем кнопочку Выбор объекта на вертикаль- ной полосе прокрутки. Щелкнем по ней.

Выберем объект таблица. Теперь кнопочка, рас- положенная над кнопкой Выбор объекта называется

Предыдущая таблица. Щелкнем по ней. 25-ая таблица, 23-я, 22-ая, 21-ая.

В 21 таблице мы оставили возможность вычислять сумму. В 17 таблице, в 16-ой таблице тоже можно вычис- лить сумму. И в тринадцатой таблице также. Итак, вернемся в самый низ документа, нажав клавиши Ctrl + End.

Нам не обязательно копировать таблицы. Можно сделать ссылку на номера таблиц, для нумерации таблиц мы пользовались инструментом Word.

Для того чтобы вставить ссылку на номера таблиц, имеющихся в документе, нужно выполнить набор ко- манд: Вставка -> Ссылка -> Перекрестная ссылка. В списке Тип ссылки выберем Таблица.

Вставим ее как гиперссылку. Вставить ссылку можно на: название целиком, постоянную часть и номер, только текст названия, номер страницы, и еще добавить слова выше/ниже.

Выберем постоянная часть и номер. В списке Для какого названия выберем таблицу 13. Кнопочка Вставить. Прямо в тексте вставим пробел.

Я хочу еще добавить номер страницы. В поле Вставить ссылку на выберем номер страницы. Для таблицы

13.Вставить. Закроем диалоговое окно. Добавим поясняющие слова: "См. (смотри) Таблица 13 на странице 4".

Мы вставили слова "таблица 13" как гиперссылку. Что это значит? Зажмем клавишу Ctrl на клавиатуре и

покажем указателем мыши на слова "таблица 13".

Появилось пояснение: "Нажмите Ctrl и щелкните ссылку".

Щелкнем. Мы сразу переместились на таблицу 13. Выполним вычисления. Во втором столбце по- ставили курсор - Автосумма. Посчиталась. В третьем столбце - Автосумма.

Посчиталась. Всего. Поставили курсор - Авто- сумма. Word не смог обнаружить цифры, значит воспользуемся построением формулы. Посмотрим, какие адреса у ячеек, которые мы хотим сложить? Столбцы B, C. А номер строки - раз, два, три, четыре

- значит "B4+C4".

Ноль сотрем. Выполним команды меню: Таблица -> Формула. То, что здесь написано сотрем, напи- шем "B4+C4". ОК. Получилось. Посчитаем в сле-

дующей ячейке. Таблица -> Формула. Здесь уже будет "B5+C5". ОК.

В следующей ячейке. Таблица -> Формула. Не будем стирать всю формулу. Сотрем только Above. Укажем "B6:C6". ОК. Так тоже можно. Точно также посчитаем и в следующей ячейке. Таблица -> Формула. "B7:C7". ОК.

А теперь посчитаем сумму в столбце Всего. Поставили текстовый курсор, Автосумма. Получилось. Уберем панель инструментов Таблицы и границы с экрана. Сохраним документ.

На следующем занятии мы ознакомимся с формулами, операторами и встроенными функциями.

* * *

2.3.7. Формулы, операторы, встроенные функции

Составление формул. Порядок действий при составлении формулы в таблице следующий: текстовый кур- сор нужно поставить в ячейку, в которую будет помещен результат вычислений, а затем выполнить набор ко- манд меню.

Рассмотрим на примере. Сделаем ссылку на 21-ую таблицу. Напишем см ("Смотри "). Вставка-> Ссылка-> Перекрестная ссылка, Тип ссылки –Таблица, Вставить ссылку на - выберем Постоянная часть и номер, Для какого названия - найдем таблицу 21.

Вставить. Пробел. А теперь укажем страницу. Откроем стрелочку, выберем Номер страницы. Активным стал флажок Добавить слово.

Поставим здесь флажок. Снова выберем 21-ую таблицу. Вставить. Добавились слова "на странице 5". Пере- местимся на 21-ую таблицу.

Зажмем клавишу Ctrl на клавиатуре, покажем указателем мыши на ссылку "Таблица 21", щелкнем левой клавишей мыши. Мы переместились на 21-ую таблицу. Составим формулу, которую поместим в ячейку A3.

Поставили текстовый курсор, выполним команды меню: Таблица -> Формула. В строке Формула мы должны собрать формулу. Правила такие. Формула обязательно начинается со знака "=".

В формуле могут участвовать: константы, адреса ячеек, при этом в вычислениях участвует содержи- мое ячеек и операторы. Какие операторы определе- ны в Word? Итак, Word предоставляет нам следую- щие математические операторы и операторы сравне- ния.

"+" - сложение. "-" - вычитание. "*" - умножение. "/" - деление. "%" - вычисление процентов. "^" - степени и корни. А дальше пошли операторы сравнения: "=" - равно, "<" - меньше, "?" - меньше либо равно, ">"

- больше, "?" - больше либо равно и "?" - не равно.

Операторы сравнения используются в функциях. Для составления формулы также используются встроенные функции Word. Посмотрим, какие функции есть в пакете.

Итак, это функции абсолютное значение, логическое И, среднее, число элементов, определение, ложь, если, целая часть, минимум, максимум, остаток от деления x/y, логическое отрицание, логическое ИЛИ, произведение значений, значение, округленное с точностью, знак числа, суммы и истина.

Вот и все функции, которые реализованы в Word. После имени каждой функции в круглых скобках задаются аргументы, например x, xyz, xy.

Там же могут указываться адреса ячеек, но ссыл- ки на адреса ячеек таблицы допустимы не во всех функциях, а только в функциях среднее значение, число элементов в списке, Minimum, Maximum, Product и сумма.

Только в этих функциях. Надо отметить еще, что в формулах недопустимы пробелы. Итак, напишем формулу. Сотрем то, что у нас находится в поле Формула.

Оставим только знак "=". Нам нужно сложить значения в трех ячейках: B4, C4, D4.Перейдем на английский язык, напишем в поле Формула "B4+C4+D4". ОК. Все правильно. Опустимся в са-

мый низ документа, Ctrl + End.

Напишем еще одну ссылку на 16 таблицу. Напишем "См. ". Вставка -> Ссылка -> Перекрестная ссылка, Тип ссылки - Таблица. Уже выбран. Номер страницы. Выберем Постоянная часть и номер. Таблица 16.

Вставить. Пробел. Активизируем диалоговое окно Перекрестные ссылки. Номер страницы. Добавить слово, таблица 16. Вставить. Закроем диалоговое окно. Переместимся на 16-ую таблицу.

Зажали клавишу Ctrl на клавиатуре, показали указателем мыши, щелкнули левой клавишей мыши. Перемес- тились. Заполним строку Всего.

Поставили текстовый курсор. Вызовем панель инструментов Таблицы и границы. Автосумма. Следующая ячейка – автосумма. И опять - автосумма. Выделим эти три ячейки. Прижмем к правому краю.

Эти значения окрашены серым цветом. Дело в том, что это поля. Мы с вами уже сталкивались с затенением полей. Давайте уберем затенение полей с экрана. Сервис-> Параметры -> вкладка Вид -> Затенение полей - выберем При выделении. OK.

Совершенно другой вид. Добавим столбец в эту таблицу. Выделили последний столбец-> Таблица -> Вста- вить-> Столбцы справа. Добавили. Назовем этот столбец "Рост". Выполним вычисления.

В ячейку E2 мне нужно будет поместить отноше- ние того, что было в 2003-ом году, к тому, что было в 2002-ом году. Итак, выполним команды меню: Таб- лица -> Формула. Сотрем.

Перейдем на английский. Напишем "D2/C2". ОК. Следующая ячейка. Поставим текстовый курсор -> Таблица -> Формула - Сотрем. Напишем "D3/C3". ОК.

Попробуем изменить одну из цифр. Ну, напри- мер, вместо 905 сделаем 9. Обратите внимание, результат не изменился. Итак, при изменении дан- ных результат автоматически не пересчитывается.

Для того чтобы пересчитать или обновить ре-

зультат вычислений, нужно выделить формулу и нажать клавишу F9.Выполним. Выделим формулу, нажмем клавишу F9.

Вот теперь результат пересчитался. Отменим последнюю операцию. И еще раз. Ко второй таблице добавим справа две ячейки. Для этого на панели инструментов Таблицы и границы возьмем карандаш и дорисуем две ячейки справа. Разделим их. В верхней ячейке написали "В среднем".

Текстовый курсор стоит в ячейке результата. Слева в ячейках написали значения Всего. Для вычисления бу- дем использовать стандартные функции. Выполним команды меню: Таблица -> Формула. Нам понадобится функция Среднее значение.

То, что здесь написано, нам не нужно. Откроем стрелочку в списке Вставить функцию, выберем Average. В скобках мы должны указать адреса ячеек. Это будут ячейки: В5, C5, D5. Так и напишем: "В5 : (двоеточие )D5". ОК.

Перекрасим ячейки, чтобы они соответствовали внешнему виду таблицы. Выделили ячейку. Цвет заливки. Последняя ячейка. Выделили.

Выберем цвет заливки. Осталось добавить границу. Выделим две ячейки, выберем тип линии, кнопочка Внешние границы.

Во второй ячейке прижмем цифру к правому краю. Уберем панель инструментов Таблицы и границы с экра- на. Сохраним документ. На следующем занятии мы с Вами продолжим заниматься вычислениями в таблицах и заодно рассмотрим числовые форматы.

* * *

2.3.8. Числовые форматы

Продолжим заниматься вычислениями в таблицах и заодно рассмотрим числовые форматы в поле Фор-

мат числа диалогового окна Формула. Вычислим количество рейсов. Текстовый курсор стоит в ячейке резуль- тата.

Выполним команды меню: Таблица-> Формула. Рассмотрим диалоговое окно Формула. Как собирать формулу, мы знаем. Как выбрать функцию, мы тоже знаем.

Теперь посмотрим, что из себя представляет поле Формат числа. Открыли стрелочку. Видим перечень из семи форматов. Это числовые форматы. Чи-

словой формат указывает способ отображения полу- ченного результата. По умолчанию в Word заложено семь форматов.

Первый формат: ###0 -означает, что числа с че- тырьмя и более разрядами, внутри они содержат пробел, но не будут иметь десятичных разрядов. Ноль гарантирует, что если число даже меньше единицы, то будет отображен, по крайней мере, ноль.

Второй формат: ###0,00 - означает, что отфор- матированное число всегда будет иметь два знака

после запятой, даже если это будут нули.

Третий формат. Этот формат состоит из двух частей. Первая часть для положительных, вторая - для отри- цательных чисел. То есть отрицательные числа у нас будут записаны не со знаком минус, а в скобочках. 0 - отображение целой части числа. 0% - целая часть числа в процентах.

Следующий формат: 0,00 - отображение, по крайней мере, одного целого разряда числа и двух десятичных разрядов, даже если они нули.

И последний формат: 0,00% - то же самое, что предыдущий, но в процентах.

Рассмотрим на примере числовые форматы. Итак, мы считаем количество рейсов. Очевидно, это целое число. Выберем первый формат числа. ОК. Получилось целое число.

Посчитаем, сколько пассажиров перевезено туда. Очевидно, это тоже целое число. Таблица -> Форму- ла, а мы возьмем и выберем второй формат числа. ОК. В полученном числе тысячи отделены при по- мощи пробелов.

После запятой - два нуля. Изменим формат ре- зультата. Таблица -> Формула -> выберем формат - целая часть числа. ОК. Все правильно. Посчитаем, сколько было перевезено пассажиров. Всего - это сумма перевезенных туда и обратно.

Если посчитать, то получится формула D3+E3. Выполним команды меню: Таблица -> Формула, сотрем, напишем D3+E3. Формат числа? Очевидно это будет целое число, открыли стрелочку, выберем первый

формат. ОК.

Аналогично вычисляются значения и в остальных ячейках столбца Всего. Теперь посчитаем среднюю за- грузку. Средняя загрузка равна сколько всего перевезено пассажиров разделить на количество рейсов, но рейсом называется полет туда и обратно, значит еще разделить пополам. Итак, формула средней загрузки для первого рейса.

Посчитаем. Текстовый курсор в ячейке результата. Таблица -> Формула, напишем формулу: "F3/C3/2". У нас явно получится число с дробной частью. Откроем стрелочку в списке Формат числа. Выберем второй формат. ОК.

В полученном числе два знака после запятой. Видим. Посчитаем для второго рейса. Таблица -> Формула, напишем формулу. Для второго рейса это уже будет:"F4/C4/2".

Выберем формат числа, например, четвертый. ОК. Что произошло? Мы потеряли дробную часть. Восстано- вим формат числа. Таблица-> Формула. Саму формулу не меняем. Формат числа - выберем второй вариант. ОК. Вот теперь правильно.

Досчитаем до конца. Для того чтобы посмотреть, как будут выглядеть отрицательные числа, модифицируем последнюю формулу. Таблица -> Формула. Поставим в формуле знак минус, выбран второй формат числа. ОК.

Число записалось со знаком минус. Еще раз поменяем формат. Таблица -> Формула. Формулу оставим, как она есть, формат выберем третий. ОК. Отрицательное число просто указано в скобочках.

Если нас не устраивают числовые форматы, ко- торые есть в Word по умолчанию, мы можем соз-

дать собственный числовой формат из элементов,

представленных в этой таблице.

Если вы хотите рассмотреть таблицу, то приоста- новите фильм. А мы перейдем к созданию собствен- ного числового формата. Создадим собственный числовой формат с одним знаком после запятой и собственной размерностью.

Еще раз модифицируем последнее поле. Табли- ца-> Формула. Саму формулу оставим такой, как она есть, модифицируем формат числа. Выберем второй формат. Нолик второй после запятой сотрем, напи- шем "мяу". Вот такая у нас единица измерения ОК.

Итак, у полученного числа один десятичный знак, отрицательное число записано с минусом и измеряется оно в единицах измерения "Мяу".

Поменяем одно из чисел. Например, вместо 45 рейсов сделаем 50. Обратите внимание, ни одно из чисел в таблице не изменилось. На самом деле это число участвует в формуле для вычисления средней загрузки по первому рейсу.

Для того чтобы поле пересчиталось (или обнови- лось) следует его выделить и нажать клавишу F9. В формуле для вычисления суммарного количества рейсов тоже участвует значение из ячейки C3.

Выделим результат, нажмем клавишу F9. Пере- считалась. И еще в одной ячейке находится формула, зависящая от значения в ячейке C3.

Средняя загрузка. Выделили результат, нажали клавишу F9. Пересчиталась. Итак, Word вставляет в

выбранную ячейку результат вычисления в виде поля.

При изменении ссылок на ячейки или содержимого ячеек можно обновить результаты вычислений, выделив поле и нажав клавишу F9.

Тема следующего нашего занятия Отображение формул в таблицах.

* * *

2.3.9. Формулы и закладки

Отображение формул в таблицах. Если мы по-

смотрим на ячейки таблиц, в которых находятся вычисленные значения, или на номера таблиц, или на ссылки, мы увидим, что они как бы выделены серым цветом.

Это Word нам показывает, что на самом деле под этими словами и цифрами находится специальный инструмент Word - поля. Про поля мы поговорим позднее подробно.

Сейчас для нас важно то, что мы можем посмот- реть, что скрывается под этими полями. Итак, ото- бражение формул в таблицах можно выполнить несколькими способами. Можно использовать меню. И тогда коды будут отображены во всем документе.

Можно вызвать контекстное меню и выбрать альтернативу Коды/значения полей. Значения кода будут ото- бражены только в тех полях, которые мы выделим. Либо нажать сочетание клавиш Alt + F9, тогда мы увидим коды во всем документе.

Или сочетание клавиш Shift + F9 - тогда отобразятся коды только выделенных полей. Итак, посмотрим на примере.

Выполним команды меню: Сервис -> Параметры -> вкладка Вид -> флажок Коды полей -> ОК. Оставим

Всегда. Везде, где были произведены вычисления, мы видим теперь формулы.

Вот наша знакомая формула "D3+E3" и формат числа, в котором записан результат. Все узнаваемо.

Вернем назад изображение: Сервис -> Параметры -> сбросим флажок Коды полей -> ОК. Выделим одно по- ле, вызовем контекстное меню, - Коды/значения полей.

Мы видим отображение формулы только в одной ячейке. Знакомая нам формула "F3/C3/2" и формат числа, в котором мы записали результат. Вызовем контекст- ное меню кодов формулы, - Коды/значения полей.

В ячейке снова отобразился только результат. А теперь попробуем сочетание клавиш Alt + F9 – коды во всех полях. Вернем назад - Alt + F9. Спрятали коды. Выделим строчку в таблице.

Нажмем сочетание клавиш Shift + F9 – коды только в выделенных полях. Shift + F9. Если мне не нравится затенение полей на экране, то его можно отменить. Сервис -> Параметры -> вкладка Вид -> в списке Затенение полей мы можем выбрать: Нико- гда, Всегда, При выделении. Выберем При выделе- нии. ОК.

Сейчас затенения на экране нет. Попробуем вы- брать какое-нибудь поле. Сразу же в этом поле поя- вилось затенение. Формула совсем необязательно

должна находится в той же таблице, что и данные, по которым она вычисляется.

Формула может находиться в другой таблице или вообще в свободном тексте, но тогда для составления формулы нам придется использовать инструмент закладок.

Посмотрим, как это делается. Вычисление с помощью закладок. Текстовый курсор нужно поставить в ту таблицу, данные которой мы будем использовать при составлении формулы.

Затем выполнить набор команд: Вставка -> За-

кладка и дать имя нашей закладке. После этого поставить текстовый курсор в то место, где мы будем собирать формулу и выполнить набор команд: Таб-

лица -> Формула, а при ссылке на ячейки указать название закладки. Рассмотрим на примере.

Вычислим среднее количество рейсов. Нам нуж- но будет посчитать среднее по столбцу "Количество рейсов". Но сначала в таблицу 27 нужно вставить закладку.

Поставим текстовый курсор внутрь таблицы, вы- полним команды меню: Вставка -> Закладка. Назо- вем закладку - "Таблица_27". Таблица. Знак подчёр- кивания. Пробелы в именах закладок недопустимы. Кнопочка Добавить.

Поставим текстовый курсор в то место, где будет собрана формула. Выполним команды меню: Таблица -> Формула. Откроем стрелочку в списке Вставить функцию, выберем Average - среднее. А вот теперь нужно сделать ссылку на таблицу, из которой мы будем брать данные, то есть вставить закладку.

Откроем стрелочку в списке Вставить закладку. У нас пока еще только одна закладка: "Таблица_27". Щелк- нем по ней. Дальше пробел и вставим адреса ячеек. Перейдем на латинский Ctrl + Shift. Напишем "C3:C8". Формат числа – выберем второй шаблон. ОК. Посчиталось.

Посчитаем еще среднее количество виз из таблицы 13. Вставим перекрестную ссылку. Вставка -> Ссылка - > Перекрестная ссылка -> Тип ссылки.

Таблица Вставить ссылку на - Постоянная часть и номер. Для какого названия - таблица 13. Вставить. Закро- ем диалоговое окно. "Таблица 13" - эти слова вставлены как гиперссылка. Зажмем клавишу Ctrl на клавиатуре, покажем указателем мыши на слова "Таблица 13".

Переместимся на таблицу 13. В таблицу нужно вставить закладку. Поставили текстовый курсор внутрь таблицы, выполним: Вставка -> Закладка. Присвоим имя закладке. Пусть это будет "Таблица_13", кнопочка Добавить.

Посчитаем адреса ячеек, которые будут участво- вать в вычислениях. Итак, столбцы A, B, C, D, а строчки первая, вторая, третья, четвертая. Итак, от D4 до D7. Опустимся в самый низ теста, Ctrl + End. Соберем формулу.

Таблица -> Формула -> вставим функцию – сред- нее, дальше вставим закладку "Таблица 13". Пробел, перейдем на латинский и напишем: D4, двоеточие, D7. Формат числа - выберем второй, ОК. Посчита- лась. Давайте посмотрим, что скрывается под полу- ченным числом?

Выделим его. Нажмем сочетание клавиш Shift + F9. Вот код нашей формулы. Функция, закладка, адреса ячеек, формат результата. Спрячем коды, повторно нажав сочетание клавиш Shift + F9.

Мы вставили в документ две закладки. По за-

кладкам можно перемещаться. Как это сделать?

Выполним команды меню: Правка -> Перейти -> в списке Объект выберем Закладка -> Введите имя за-

кладки (вот обе наши таблицы: "Таблица_13", и "Таблица_27") выберем "Таблица_13", Перейти. Похоже, что 8000 это среднее. Перейдем теперь на вторую закладку. Откроем стрелочку в списке. выберем "Таблица_27".

Перейти. Мы действительно переместились на 27 таблицу. Закроем диалоговое окно. Сохраним наш доку- мент. На следующем занятии мы займёмся автоматической сборкой списка таблиц.

* * *

2.3.10. Автоматическая сборка списка таблиц

На протяжении нескольких занятий мы составляли шпаргалку по теме "Таблица". В этом документе нахо- дится большое количество таблиц. Названия таблиц и номера мы вставляли при помощи специального инстру- мента Word - вставки названий.

Этот инструмент гарантирует нам при добавлении или удалении таблиц из документа автоматическую пере- нумерацию таблиц. Word позволяет также вставить в названия таблиц номера соответствующих глав. Рас- смотрим на примере. Перед нами документ, содержащий заголовки I и II-го уровня.

Для того чтобы включить номер заголовка в нумерацию таблиц, необходимо, чтобы данный уровень заго- ловков был пронумерован. Я хочу пронумеровать заголовки второго уровня.

Вспомним, как это делается. Вызовем на экран область задач Стили и форматирование. В области задач найдем заголовок второго уровня. Откроем стрелочку.

Выберем Изменить. Откроем список Формат. Выберем Нумерация.

На вкладке Нумерованный выберем шаблон ну- мерации. ОК. ОК. Заголовки второго уровня прону- мерованы.

Уберем область задач Стили и форматирование с экрана. Добавим в нумерацию таблиц номера заго- ловков. Выполним команды меню: Вставка ->

Ссылка -> Название -> щелкнем по кнопочке Ну- мерация -> поставим флажок Включить номер главы.

Начинается со стиля - выберем Заголовок 2. Раз- делитель - выберем двоеточие. ОК. Закроем диалоговое окно. Мы видим, что в состав номера таблицы входит номер раздела. Раздел первый.

Посмотрим для следующего раздела. Раздел четвёртый. Для того чтобы удалить номер раздела из номера таблицы, нужно выполнить следующие команды меню: Вставка -> Ссылка -> Название -> кнопка Нумерация -> сбросим флажок Включить номер главы. ОК. Закрыть.

Из номеров таблиц удален номер раздела. Отменим нумерацию заголовков. Вызовем на экран область задач Стили и форматирование.

Заголовок второго уровня. Откроем стрелочку, Изменить, Формат, Нумерация, выберем шаблон Нет. ОК. ОК. Отменили нумерацию заголовков. Уберем область задач Стили и форматирование с экрана.

Теперь мы хотим собрать список названий таблиц нашего документа.

Прежде чем собирать список таблиц документа, было бы хорошо вставить номера страниц. Вспомним, как это делается.

Команды меню: Вставка -> Номера страниц. В списке Положение - выберем Вверху страницы, справа. ОК. Номер страницы вставлен.

Опустимся на последнюю строку документа, Ctrl + End. Я хочу, чтобы список таблиц размещался на от- дельной странице. Вставим принудительный разрыв страницы – Ctrl + Enter. Выберем стиль Заголовок 2.

Напишем название: "Список таблиц". Выполним команды меню: Вставка -> Ссылка -> Оглавление и указатели -> вкладка Список иллюстраций. Рас-

смотрим диалоговое окно Оглавление и указатели.

Список Название - откроем стрелочку, у нас бы- ли таблицы. В окне Образец печатного документа мы видим, как примерно будет выглядеть список таблиц нашего документа.

Уберем флажок Полное название. Посмотрим в окно Образец печатного документа. В результате получим список номеров таблиц. Поставим флажок Полное название - получим список номеров и пол- ных названий таблиц.

Сбросим флажок Показать номера страниц.

Список будет без номеров страниц. Поставим фла- жок - список будет с номерами страниц. Номера страниц по правому краю. Сбросим флажок - но-

мера страниц не выровнены. Поставим флажок - номера страниц выровнены по правому краю. Запол- нитель - это тип линии между текстом и номером страницы. "Нет" - отсутствие заполнителя. И три разных типа заполнителя. Выберем второй. И по- следний список Форматы. Формат может быть: Из шаблона, Классический, Изысканный, Центральный, Формальный, Простой. Выберем формат Из шабло- на. ОК. Список составлен. Составленный список таблиц базируется на инструменте Word поля. Мы хотим выделить весь список таблиц.

Щелкнем после последнего названия, поднимем- ся вверх, зажмем клавишу Shift на клавиатуре, щелк- нем перед названием первой таблицы.

Список выделен. Раз это поле, мы можем по- смотреть, какая инструкция прячется под списком

таблиц. Для этого достаточно нажать сочетание клавиш Shift + F9.

Для того чтобы восстановить отображение списка таблиц на экране, нажмем то же сочетание клавиш – Shift + F9. Что делать, если я хочу удалить список таблиц? Сейчас он у меня выделен, поэтому достаточно просто нажать клавишу Delete на клавиатуре.

Список удален. Восстановим список таблиц. Вы- деленный список можно форматировать. Ну, напри- мер, я хочу сделать, чтобы было побольше расстоя- ние между строчками. Кнопочка Междустрочный интервал, откроем стрелочку, выберем 1,5.

Расстояние увеличено. Можно удалить отдель- ную строчку в списке таблиц. Например, вторую. Для этого достаточно строчку выделить как обыч- ную строку документа и нажать клавишу Delete. Строчка удалена.

Восстановим удаленную строчку. Можно отфор- матировать или изменить текст внутри каждой запи- си. Например, выделим слово "Абзац".

Сделаем его курсивным начертанием. "Создание" - тоже курсивное начертание. Или, например, допи- шем название 7 таблицы "Слияние ячеек таблицы".