Глава 2. Построение организационной структуры управления проектом

Организационная структура – наиболее важный механизм УП. Она дает возможность реализовать всю совокупность функций, процессов и операций, необходимых для достижения целей проекта.

Разработка организационной структуры УП является сложной и слабо формализуемой задачей. Рекомендуется следующая последовательность:

- выбор организационной структуры УП и схемы взаимодействия участников проекта (функциональная, проектная, матричная…);

- построение структуры - графическое изображение структурных единиц;

- штатное расписание (перечень должностей, количество сотрудников и заработная плата);

- расчет затрат на содержание офиса проекта.

Организационной структурой называют внутреннее устройство системы управления.

В начале главы могут быть проанализированы различные типы организационных структур и выбрана оптимальная. В сложных случаях выбор может быть выполнен с использованием метода экспертных оценок.

Организационную структуру принято изображать графически (рис. 1)

Руководитель

проекта Х

Бюро маркетинга и продаж

Инженерно-проектный отдел

Производственный отдел: Группа контроля за ходом проекта

Менед-жер по работе с субпод- рядчиками

Группа руководителя работ

Рисунок 1. Организационная структура

Следует четко определить функции каждой структурной единицы.

Основными задачами бюро маркетинга и продаж могут быть:

- осуществление продаж;

- создание, пополнение и анализ базы данных о продажах, о динамике и порядке сбора, обработки и исполнения заказов, включая информацию о потребителях;

11

- определение целей, методов и средств рекламы;

- формирование стратегии стимулирования сбыта;

- мероприятия по созданию имиджа компании;

- анализ целевых рынков, исследование нужд и запросов потребителей;

- анализ цен конкурентов;

- оптимизация цен.

Еще один документ (вместе со структурной схемой организации) позволяет создать команду, отвечающую целям и задачам проекта, - матрица ответственности. Работа над проектом – это согласования и координация деятельности участников. Хотя связь между работами и элементами организационной структуры на практике никогда не бывает такой четкой, важно, чтобы на стадии планирования обязанности были четко распределены. Матрица содержит перечень работ по одной оси, список подразделений и исполнителей по другой, коды видов деятельности (см. таблица 5). Пример можно найти в учебнике «Управление проектами» И.И. Мазур [6] на стр. 527.

Таблица 5. Матрица ответственности

Наименование работ и функций	Структурные подразделения и должностные лица
	Менеджер проекта

Условные обозначения (используются цифры, русский и английский алфавит)

1 – первый исполнитель; 2 – соисполнитель; 3- проверка исполнения; согласование; участие… или

Я – принятие решения; !- участие в принятии решения; П – планирование работы; О – организация работы; К – контроль; Т – выполнение операций; М – подготовка предложений; И – получение информации; + - выполнение расчетов…

Одним из условий эффективного функционирования является организация порядка взаимодействия с участниками проекта. Взаимодействие со структурными подразделениями и службами представляет собой порядок обмена информацией, порядок сбора и обработки передаваемой информации в процессе принятия решений. На основании функций и задач, анализа работы проводимой подразделениями и службами предприятия разрабатывается вариант основных информационных потоков. Пример представлен в табл. 6.

12

Таблица 6. Система взаимодействия с участниками проекта / Документооборот

подразделение УП получает		Подразделение УП предоставляет
Наименование документа	периодичность	Наименование документа	периодичность
Отдел маркетинга и продаж
Отчет по объемам продаж	ежедневно

Далее следует определение потребности и разработка требований к персоналу. Количественная потребность в кадрах – это потребность в определенном числе работников. В курсовой работе численность персонала можно определить опытно-статистическим методом (на основе Вашего личного опыта) или методом экспертных оценок. Информацию о необходимом количестве сотрудников следует представить в штатном расписании (табл.7).

Таблица 7. Штатное расписание службы УП

№	Наименование структурных подразделений и должностей	Количество штатных единиц	Должностной оклад	Сумма

Разработка требований к сотрудникам может быть произведена на основе моделей рабочих мест, которые обеспечивают грамотный подбор, оценку и расстановку кадров. Следует использовать формализованный подход к описанию рабочего места персонала. Модель включает элементы, представляющие собой качественные и количественные характеристики рабочего места. Приведем основные из них:

• Кадровые данные: устанавливаются по трудовой книжке, характеристике, автобиографии, документах об образовании.

• Опыт работника: жизненный, производственный, общественный. Определяется путем интервью и анкетирования.

• Профессиональные знания по конкретным учебным дисциплинам. Выявляются путем контроля знаний.

• Профессиональные умения: совокупность работ, которые может

• выполнять работник. Выявляются путем собеседования.

• Личные качества: совокупность деловых качеств и недостатков работника, определяемых путем социологического опроса, или

13

тестирования.

• Уровень квалификации: определяется приобретенной специальностью, образованием и повышением квалификации.

Вид модели рабочих мест руководителя и специалиста бюро маркетинга представлены в табл.8.

Таблица 8. Модели рабочих мест

Элементы модели	Руководитель проекта	Менеджер по продажам
1. Кадровые данные
Пол: Муж., Жен.	+	+
Возраст: от 20 до 30 от 30 до 40 от 40 до 50	+	+
2. Опыт сотрудника
Производственный стаж: до 1 года 1 - 5 лет 5 - 10 лет более 10 лет	+	+
3. Профессиональные знания в области
Строительства Экономики Управления Маркетинга Финансов Техники	+ + +	+ +
4. Профессиональные навыки в области
- работы с людьми - УП - проведение маркетингов. исследований	+ +	+ +
5. Личные качества
Моральные: -честность -порядочность -принципиальность	+ + +	+ + +
5.2.Деловые: -деловитость -исполнительность -трудолюбие -коммуникабельность -дисциплинированность -организованность	+ + +	+ +
6. Уровень квалификации
Образование: - высшее - среднее специальное	+	+
Специальность: - экономист - финансист - менеджер - маркетолог - строитель - коммерсант	+	+

В конце главы должны быть представлены единовременные и текущие затраты на управление проектом. Для определения текущих затрат составляется бюджет (смета) службы (см. табл. 9, 10), в котором собраны расходы и указаны источники их покрытия.

Таблица 9. Смета затрат на содержание службы

Наименование статей затрат	Сумма, тыс. руб.	обоснование
Материальные затраты: приобретение дополнительной информации материалы канцелярские товары Услуги сторонних организаций услуги интернет Расходы на оплату труда: Начисление на заработную плату 15%, 30% Затраты, связанные с использованием оборудования Накладные расходы Прочие

15

Таблица 10. Форма бюджета расходов на УП, млн. руб.

№	статьи	Итого за год		С разбивкой по месяцам
		план	факт	январь	февраль	март
1

Детализация и подробная расшифровка статей затрат в таблицах 9, 10 приветствуется. В смету могут быть включены дополнительные затраты: реклама, коммунальные платежи… Если затраты не велики, то они могут быть учтены в составе накладных расходов.

Если проект находится на концептуальной стадии жизненного цикла, а создание команды и офиса проекта планируется с нуля. Целесообразно скалькулировать единовременные затраты на приобретение или приспособление помещения, покупку оборудования, мебели, инвентаря, программного обеспечения (табл. 11). Если все необходимое предоставляется участниками проекта (уже имеется), таблица не составляется.

Таблица 11. Единовременные затраты на создание офиса проекта

Наименование работ и затрат	Кол-во	цена	сумма
Ремонт и оборудование помещения
Мебель:
Оборудование:
Инвентарь:
Программное обеспечение:
Итого

К таблице 11 может прилагаться подробное описание оборудования и программных продуктов, необходимого для реализации данного проекта (см. табл. 12)

Таблица 12. Характеристика программных систем

Наименование ПО	производитель	Основное предназначение	Примечание
Многофункциональные модульные системы профессионального уровня Microsoft Office Project Primavera	Мicrosoft Primavera

16

По результатам выполнения 2-й главы вносятся корректировки в график потребности в капитальных вложениях. Следует учесть посчитанные затраты на управление проектом (создание и содержание офиса и команды проекта).