Реферат

Перечень ключевых слов: системы электронного документооборота; классификация; методы; схема устройства; выбор системы; внедрение СЭД.

Текст реферата:

• Объект исследования: системы электронного документооборота

• Цель работы: выяснить, зачем нужны СЭД; разобраться в их особенностях; проклассифицировать эти системы; выяснить метод работы объекта исследования

Содержание

Введение.........................................................................................................................................5

1. Системы электронного документооборота………………………………………………….6

2. Основные задачи, решаемые системами электронного документооборота………………6

3. Классификация систем электронного документооборота………………………………….7

3.1. Особенности электронного документооборота…………………………………...7

1. Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы………………….8

3. Методы работы………………………………………………………………………………9

   1. Внешний электронный документооборот…………………………………………9

   2. Общая логическая схема устройства электронного документооборота…………9

Заключение……………………………………………………………………………………...10

Список используемой литературы…………………………………………………………….11

Приложение……………………………………………………………………………………..12

Определения, обозначения и сокращения

В настоящем отчете о научно-исследовательской работе применяют следующие термины и соответствующими определениями:

Документ – единица информации в системах документооборота.

Системы документооборота – системы, хранящие документы, ведущие из историю, обеспечивающие из движение по организации, позволяющие отслеживать выполнение тех процессов, к которым эти документы имеют отношение.

СЭД – системы электронного документооборота.

ЭА - электронные архивы.

Введение

Последние несколько лет отмечены постоянным ростом внедряемого в практику делопроизводства качественно нового инструментария работы с документами в организациях - систем электронного документооборота (в литературе встречаются и другие названия для данного класса систем). Изучение их возможностей и особенностей является важной задачей не только с точки зрения внедрения в учебный процесс Историко-архивного института, но с позиций изучения источниковедческих особенностей документов, создаваемых и функционирующих внутри подобных систем.

Отдельной практически значимой исследовательской проблемой является также изучение проблем организации приёма комплексов документов из этих систем, либо систем в целом, на архивное хранение.

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления ("начальник сказал - сделали"), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, "бизнес-процессов"), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот.

Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения. Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как "каменный век", либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать.