Лабораторная работа №7 Возможности стандартного меню Access

Стандартное меню Access содержит ряд команд, которые позволяют при работе с готовой базой оперативно решать некоторые вопросы, не предусмотренные в командах Кнопочной формы. В этой лабораторной работе мы рассмотрим возможности сортировки и фильтрации информации по непредусмотренным заранее полям и перевод выдаваемых в Кнопочной форме данных в Word и Excel. Эти команды можно вызывать из панели инструментов или из контекстного меню. Ими можно пользоваться в таблицах, запросах и формах. Так как из кнопочной формы таблицы и запросы вызывают обычно через формы, рассмотрим только последний вариант.

I. Сортировка

1. В Кнопочной форме выберите команду Вопросы о продуктах… Договоры по продуктам (экран).

Поставьте курсор в подчиненной форме на любое название фирмы.

Нажмите в панели Режим формы кнопку сортировки по возрастанию, затем – по убыванию (кнопки с буквами A↓Я или Я↓A). Посмотрите, как меняется расположение записей о договорах.

2. Поставьте курсор на любую строку поля Дата поставки и отсортируйте записи в порядке убывания дат поставки продуктов, вызвав эту команду из контекстного меню. Посмотрите, как расположены названия фирм после этого упорядочения. Вывод. Команды сортировки, вызванные рассмотренными средствами, допускают упорядочение только по одному полю.

II. Фильтрация с помощью контекстного меню

1. Откройте в Кнопочной форме команду Вопросы о продуктах… Договоры по продуктам (экран).

2. В окне подчиненной формы поставьте курсор в поле Фирма на элемент с нужной Вам фирмой.

3. В контекстном меню выберите команду Фильтр по выделенному. Посмотрите, какие записи остались на экране.

4. В контекстном меню выберите команду Удалить фильтр.

5. Повторите фильтрацию с помощью команды Исключить выделенное. Посмотрите, какие записи остались на экране в этом случае.

6. В контекстном меню выберите команду Удалить фильтр.

7. В окне подчиненной формы поставьте курсор на любой элемент в поле Дата поставки.

8. В контекстном меню выберите команду Фильтр для:. В текстовое поле этой команды введите какое-нибудь условие по датам, например, “>01.02” (Ваша дата должна быть выбрана из середины того диапазона дат, которые Вы вводили в таблицу ДОГОВОРЫ). Посмотрите, какие записи остались на экране.

9. В контекстном меню выберите команду Удалить фильтр.

10. Самостоятельная работа. Наложите какие-нибудь фильтры на два разных поля подчиненной формы, не удаляя фильтр в промежутке. Посмотрите, какие записи остались на экране. Вывод. Контекстное меню позволяет делать основные виды фильтрации, причем фильтры можно накладывать одновременно на разные поля. При этом на экране остаются только те записи, которые удовлетворяют одновременно всем наложенным условиям. Для того, чтобы снова увидеть всю первоначальную информацию, следует выполнить команду Удалить фильтр.

III. Фильтрация с помощью основного меню

1. В Кнопочной форме выберите команду Вопросы о продуктах… Договоры по продуктам (экран).

2. Выполните п.п.2–5 из задания II, используя команды основного меню Записи Фильтр Фильтр по выделенному, Записи Фильтр Исключить выделенное, Записи Удалить фильтр. Вывод. Эти команды предоставляют пользователю те же возможности, что и контекстное меню.

3. Закажите команду Записи Фильтр Изменить фильтр. На экране появился макет формы с пустыми полями.

4. Введите в поле Продукт основной формы какой-нибудь продукт из тех, которые зарегистрированы в таблице ПРОДУКЫ (можно пользоваться выпадающим списком, который открывается стрелкой справа от поля). В подчиненной форме выберите любую фирму, которая поставляла этот продукт, и закажите условие по датам поставки.

5. Перейдите на вкладки <ИЛИ> в обоих окнах и повторите заказы для каких-нибудь других значений полей.

6. Выполните команду Записи Применить фильтр. Посмотрите записи, которые остались на экране. Вывод. Команда Записи Фильтр Изменить фильтр существенно расширяет набор условий, по которым можно отбирать записи, не прибегая к составлению специальных программ.

7. Самостоятельная работа. Найдите на панели Режим формы кнопки, выполняющие фильтрацию, и поупражняйтесь в их использовании.

1. Перевод данных из базы Access в документы Microsoft Office

1. В Кнопочной форме выберите команду Вопросы о продуктах… Нормы запаса.

2. Выполните команду Сервис Связи с Office Анализ в Microsoft Office Excel. Отформатируйте средствами Excel полученный список. Сохраните Excel-файл в папке своей группы, добавив к имени свою фамилию.

3. На этой же странице Кнопочной формы выберите команду Договоры по продуктам (печать).

4. Выполните команду Сервис Связи с Office Публикация в Microsoft Office Word.

5. Внесите средствами Word изменения в Word-файл: передвиньте даты и номера страниц на нижнюю строку листа, преобразуйте списки договоров на каждый продукт в таблицу (команда Таблица Преобразовать в таблицу…), выделите цветом названия фирм. Сохраните Word-файл в папке своей группы, добавив к имени свою фамилию.

Вывод. В случае необходимости данные из базы Access легко переносятся в тот документ Microsoft Office, в котором пользователь привык работать. При передаче данных в Excel привычные названия полей не всегда сохраняются. При передаче данных в Word разлиновка таблиц пропадает.