Введение

В наше время любой специалист независимо от сферы деятельности в той или иной мере занимается сбором, накоплением, сортировкой разнообразных данных и прочими операциями их обработки. Среди программных продуктов, автоматизирующих эти работы, наиболее доступной для непрофессиональных пользователей является система управления базами данных (СУБД) Access, входящая в пакет Microsoft office и предназначенная для работы с данными, структурированными по реляционной модели [1, 2]. В СУБД Access содержится большое количество шаблонов баз данных по основным направлениям делопроизводства. Эти шаблоны с помощью программ-мастеров легко настраиваются для учета специфики задачи конкретного пользователя. В то же время в Access имеется большое количество команд и программ-мастеров, позволяющих самостоятельно создавать удобные для работы базы, не имея специальных навыков программирования. Достаточно полное описание всех имеющихся в ней средств можно найти в работах [3–8].

В данных методических указаниях предложен цикл лабораторных работ, который помогает постепенно освоить главные понятия СУБД и основные средства Access, позволяющие создать компьютерную базу, не зная языков программирования.

Условные обозначения

1. Курсивом выделяются термины, смысл которых разъясняется в контексте. Объяснение основных из них приведено дополнительно в прил. 1. Курсивом также выделяются параметры, которые следует заказывать в диалоговых окнах, названия полей и панелей инструментов.

2. Подчеркнутым курсивом выделяются места, на которые надо обратить особое внимание, например:

Самостоятельная работа

3. Названия окон, в которых следует работать, выделяются жирным шрифтом, например:

Добавление таблицы

4. Названия таблиц и программ, создаваемых пользователем, набраны прописными буквами, например:

ПРОДУКТЫ

5. Названия программ Access, с которыми следует работать, начинаются с прописных букв, далее – строчные буквы, например:

Конструктор отчетов

6. Текст, который следует набрать на клавиатуре, выделяется двойными кавычками, например:

“Нехватка: [МинНорма]-[Sum-Количество]”

При этом кавычки набирать не следует.

7. Цепочка команд, которые надо пройти по меню, чтобы заказать нужное действие, выделяется курсивом и перечисляется через ‘’, например:

Формы Создать Мастер форм

8. Клавиши или их комбинации, которые надо нажать на клавиатуре, а также кнопки, по которым надо щелкнуть в диалоговом окне, чтобы заказать нужное действие, выделяются угловыми скобками, например:

<OK>, <Delete>

Структура баз

В состав базы обычно входят следующие средства: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы – в них накапливается информация, которая вводится с клавиатуры.

Запросы – программы, которые манипулируют данными из таблиц и в черновом виде подготавливают ответы на типовые вопросы пользователей.

Формы – программы, размещающие на экране нужную пользователю информацию. Формы используются для вывода тех сведений, которые достаточно просмотреть с экрана и на принтер выводить не нужно.

Отчеты – программы, которые подготавливающие информацию для вывода на принтер.

Макросы – программы, в которых производится такая обработка информации, которая недоступна каждому из перечисленных выше средств по отдельности.

Кнопочная форма – форма особого вида, в которой располагается меню вызова средств, отвечающих на типовые вопросы, возникающие в процессе работы с базой.

Кроме этого в базе можно совершать не предусмотренные в кнопочной форме действия, например, сортировку или фильтрацию по неожиданно потребовавшимся признакам, оформление каких-то сведений, представленных в базе, в виде файла Word или Excel. Это можно сделать, используя стандартные меню Access.