III. Ознакомление с бланком конструктора отчетов в стандартных вариантах отчетов, как правило, приходится корректировать следующие элементы:

– подписи к полям с информацией: те, что использованы разработчиком базы, не всегда понятны пользователю базы. Их следует заменять понятными осмысленными текстами;

– размеры, форматирование и положение областей, отведенных под ту или иную информацию: их компоновка и оформление на странице не всегда удачны;

– иногда желательно дополнить имеющуюся информацию расчетными величинами и пояснительными текстами;

– иногда приходится применять дополнительную сортировку, так как порядок записей в отчете не всегда совпадает с тем, что предусмотрен в запросе.

В режиме конструктора на экране появляется бланк отчета с размещенными на нем элементами управления – прямоугольными рамками, которые показывают, что будет выведено на бумагу в данном месте. Название выделенного элемента можно увидеть в первом поле панели инструментов Форматирование.

Образец бланка отчета представлен на рис. 2. Содержание области Заголовок отчета выводится при печати только на первой, а области Примечание отчета – на последней странице. Обычно область заголовка используют для оформления титульного листа отчета или просто вводят в нее элемент Надпись с заголовком информации. В области Примечание отчета помещают элементы управления, рассчитывающие итоговые величины.

Области Нижний колонтитул и Верхний колонтитул повторяются на каждой странице отчета. В них размещают, например, заголовки длинных таблиц, бланков, номера страниц.

Область данных предназначена для макета размещения информации, связанной с одной записью (содержание полей, расчетные величины, пояснения). Этим данным на листе отводится средняя часть страницы. Если в отчете предусмотрена группировка записей, то в бланке могут появиться дополнительные области заголовка и (или) примечания для значений, по которым создавались группы.

Самостоятельная работа.

1. Откройте отчет ПРОДУКТЫ в режиме конструктора.

2. Расположите окно панели Элементы управления так, чтобы все кнопки были видны (например, под другими панелями).

3. Ознакомьтесь с расположением перечисленных выше областей бланка. Если для информации не хватает места по ширине, можно уменьшить размеры полей страницы или изменить ориентацию бумаги с помощью команды Файл Параметры страницы… В процессе дальнейшей корректировки старайтесь не изменять ширину бланка в целом. То, что не поместилось на стандартной ширине бумаги, допечатывается на следующем листе. Это предполагает в дальнейшем подклейку листов, что неудобно.

IV. Корректировка отчета ПРОДУКТЫ

Команды корректировки описаны в Приложении 2.

1. Откорректируйте заголовок отчета: измените текст ПРОДУКТЫ на ИТОГИ ЗАГОТОВКИ ПРОДУКТОВ и отформатируйте его по своему усмотрению (если отчет предполагается печатать на черно-белом принтере, то при форматировании цветовые решения не применяются).

2. Внесите изменения в макет области Заголовок группы КП:

– перенесите надписи Продукт, Норма и Допуск из области Верхний колонтитул в область Заголовок группы КП;

– поместите эти надписи перед соответствующими элементами поле;

– выровняйте размеры элементов, параметры их шрифта, расстояние между ними.

3. Измените место и размеры для каждой колонки остальной информации:

– выделите элементы Фирма в зонах Верхний колонтитул и Заголовок группы Фирма, переместите их к началу четвертой-пятой клетки строк, выровняйте их размеры, отформатируйте шрифты, закажите выравнивание по центру;

– таким же образом оформите другие столбцы отчета и расположите каждый из них рядом с предыдущим;

– перейдите в режим Предварительный просмотр (кнопка с лупой или команда Вид Предварительный просмотр);

– если нужно, подкорректируйте размеры полей снова.

4. Удалите область Примечание группы Фирма: команда Вид Сортировка и группировка вызывает соответствующее окно, в котором надо выделить строку поля Фирма и в нижней части окна заказать для параметра Примечание группы – значение нет.

5. Измените оформление итогов в области Примечание группы КП:

– выделите все элементы в зоне Примечание группы КП и измените размер шрифта для всех элементов на 12;

– замените надписи итогов (левый столбец): “sum” на “Всего заготовлено по продукту:”, “avg” на “Средняя”, “min” на “Нижняя”, “max” на “Верхняя”. Увеличьте размеры элементов так, чтобы поясняющие тексты были видны полностью;

– расчетные поля (правый столбец) передвиньте к соответствующим надписям; распределите итоги по ценам с пояснениями в одной строке;

– в начало этой строки вставьте элемент Надпись с текстом “Цены:”,. Выровняйте высоту элементов и их положение командами Формат Размер…, Формат Выровнять…, Формат Интервал по горизонтали…);

– в первую строку области Примечание по полю КП поднимите надпись Всего заготовлено по продукту вместе с полем, содержащим расчетную формулу. Выровняйте высоту этих элементов и их положение теми же командами;

– проанализируйте содержание элемента, начинающегося со слов ‘= “Итоги для” ‘. Если сможете, измените его так, чтобы он выдавал текст: ‘Всего по продукту такому-то столько-то договоров’ (название продукта и количество договоров должно вставляться автоматически), и передвиньте этот элемент в третью строку. Если не сможете сделать это, удалите этот элемент;

– вставьте под строками итогов элемент Линия. Вызовите для него окно свойств (щелчок правой кнопкой на нем Свойства). На вкладке Макет задайте параметр Ширина Границы 2 пункта;

– уберите лишнее пространство в области Примечание группы КП, подняв границу зоны Нижний колонтитул наверх.

4. Измените итог в Примечании отчета. Для этого:

– надпись Итого: замените на “Всего израсходовано:”;

– проверьте формулу в элементе Поле рядом с надписью. Она должна иметь вид:

= Sum([Количество] * [Цена]).

Если это не так, введите формулу самостоятельно или с помощью Построителя выражений (см. п. VI-3 в лабораторной работе №3);

– посмотрите получившийся отчет. Если остались неудобные для понимания фрагменты или неудачное расположение элементов, перейдите в режим конструктора и закончите коррекцию.

4. Самостоятельная работа. Откорректируйте все автоотчеты: сделайте понятными надписи, закажите удобное выравнивание, расположение элементов и т. п.

Лабораторная работа №5 Составление простейших макросов

Макрос – это программа, состоящая из последовательности стандартных команд, выполняющих какой-то фрагмент работы, нужный пользователю. Макрос составляется с помощью специальных программ-мастеров и сохраняется в компьютере как программа, написанная на языке VBA, под именем, заданным пользователем. При запуске макроса все команды, входящие в него, выполняются в автоматическом режиме, то есть гораздо быстрее, чем при их последовательном ручном запуске.

1. Создание макроса для перевода отчета ПРОДУКТЫ в Ms Word

1. В окне База Данных выберите Макросы Создать.

7. В первой строке окна Макрос1: макрос в столбце Макрокоманда откройте выпадающий список команд и выберите Открыть отчет. В нижней части бланка макроса выберите: