12

мыши на маркер заполнения, нажмите правую кнопку мыши и перетащите маркер заполнения так, чтобы рамка охватила ячейки А2, В2 и С2, и отпустите кнопку мыши. Если теперь выбрать в открывшемся меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Правка►Заполнить►Прогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК автоматически заполняются ячейки в соответствии с заданными правилами.

Автозаполнение формулами выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений.

В качестве примера предположим, что значения в столбце D вычисляются как суммы значений в соответствующих ячейках столбцов B и C. Введем в ячейку D1 формулу =B1 +C1. Теперь скопируем эту формулу методом автозаполнения во все ячейки третьего столбца таблицы. Благодаря относительной адресации формула будет правильной для всех ячеек данного столбца.

3. Графическое представление электронных таблиц

Как показывает практика, электронные таблицы наглядны и удобны при анализе и принятия управленческих решений. А когда таблицы большой размерности, для анализа и качественной оценки отдельных параметров используется деловая графика – диаграммы.

В MS Excel «диаграмма» обозначает графическое представление табличных данных. Графическое изображение строится на основе ряда

13

данных, группы ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. Одна диаграмма может отображать несколько рядов данных.

Необходимо отметить, что диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении или изменении этих данных немедленно изменяет свой вид. Диаграмма может располагаться на том же листе, где находятся данные, или на другом отдельном листе.

Для построения диаграммы можно воспользоваться командой Вставка►Диаграмма или использовать Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Область данных, которые будут отображаться на диаграмме, можно выделить вначале или в процессе работы мастера. Построение диаграммы включает четыре этапа.

На первом этапе работы мастера выбирают форму и тип диаграммы. Все доступные формы представлены в списке Тип на вкладке Стандартные. К выбранному типу диаграммы справа приводится несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. А вкладка Нестандартные отображает набор готовых и полностью сформированных типов диаграмм.

Следует отметить, что выбор конкретного вида диаграмм осуществляется на основе содержательного анализа табличных данных и преимущественной ориентации конкретного вида диаграмм на отображение определенных явлений и процессов. Например, диаграмма типа Гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений данных, а График отражает тенденции изменения данных за равные промежутки времени.

После выбора формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке

Далее.

На втором этапе работы мастера выбирают источника данных, т.е

14

указывают ряды данных, по которым будет строиться диаграмма. В случае, если диапазон данных был задан заранее, то в верхней части окна мастера в области предварительного просмотра появится предварительное отображение строяшегося диаграммы. С помощью вкладки Диапазон данных выделяют группу ячеек, которая образует единый прямоугольный диапазон. В противном случае, когда данные не образуют единой группы, то для ввода отдельных рядов данных используют вкладку Ряд. При изменении вводимых данных наблюдается автоматическое обновление диаграммы.

После выбора рядов данных следует щелкнуть на кнопке Далее. Третий этап работы мастера заключается в оформлении

диаграммы, задания параметров диаграммы. Для этих целей имеются различные вкладки в окне мастера диаграмм:

•название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);

•отображение осей координат (вкладка Оси);

•отображение сетки линий осей координат (вкладка Линии сетки);

•описание рядов данных и размещение описания (вкладка

Легенда);

•включение в подписи данных имена рядов, имена категорий и значения на графике (вкладка Подписи данных);

•представление данных, использованных при построении графика,

ввиде таблицы (вкладка Таблица данных).

После задания необходимых параметров диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.

На четвертом и последнем этапе работы мастера указывается, где следует разместить диаграмму, на новом рабочем листе или на одном из имеющихся. Это шаг скорее важен для последующей печати документа. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.

Необходимо отметить, что готовую диаграмму можно изменить, т.к.

15

она состоит из набора отдельных элементов(ряды данных, оси координат, заголовок диаграммы, область построения и т.п.). При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши — описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных.

Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера как заданные по умолчанию.

Чтобы удалить диаграмму необходимо выбрать диаграмму, и нажать клавишу DELETE.