7

высвечивается адрес текущей ячейки.

Строка состояний отображает информацию о текущем состоянии таблицы и программы и о результатах выполняемых операций. При выборе какой-либо команды в строке состояний появляются краткие сведения о её назначении.

Ярлыки рабочих листов предназначены для работы с рабочими листами (добавление, удаление, перемещение и переименование рабочего листа, и т.п.).

К основным элементам можно отнести также линейки горизонтальной и вертикальной прокрутки для просмотра необходимой области таблиц, делителя окон прокрутки, которая позволяет одновременно увидеть на экране несколько фрагментов рабочего листа и осуществлять их совместную обработку.

2. Представление и обработка данных в MS Excel

Данные вводятся в ячейки. Ячейка таблицы может содержать три типа данных: числа, формулы и текст, или может быть пустой. Числа представляют собой значения, которые используются в вычислениях или расчетах. Даты также относятся к числам. Формулы являются инструкциями к вычислениям и расчетам. Текстовые данные представляют информацию содержательного характера, например, фамилия, имя, адрес и т.п.

Для ввода данных необходимо выбрать ячейку с помощью курсора или указателем «мышь» с двойным щелчком. Вводимые данные отображаются в активной ячейке и в строке формул одновременно. По умолчанию числовые данные выравниваются по правому краю, а текстовые по левому. Для ввода формул необходимо ввести символ «=» (знак равенства) и далее задать саму формулу.

Для изменения формата данных ячейки или диапазона используется команда Формат ►Ячейки►Число.

Все вычисления в таблицах Excel выполняются с помощью формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на

8

ячейки и на функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Особенность использования формул заключается в том, что изменение содержимого какой либо ячейки приводит к изменении или пересчету значений всех ячеек, которые связаны с этой ячейкой формулами. Это означает что, формула может содержать ссылки на ячейки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используются в вычислениях и результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Таким образом, ячейка содержащая формулу является зависимой.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.

Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.

Ссылки могут быт абсолютными и относительными. По умолчанию,

9

ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные, т.е. при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Например, в ячейке D5 имеется ссылка на ячейку C3. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на две строки ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку Н5 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся на один столбец левее и на две строки ниже, т.е. на ячейку G3.

Абсолютная ссылка при копировании не изменяется, и ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как постоянная. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1.

В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой — как относительный.

Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами — второй.

Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки с дополнительными стрелочками). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой). Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней

10

рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки мыши появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.

Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Вначале необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка►Копировать или Правка► Вырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только в момент выполнения вставки.

Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому). Вставка выполняется командой Правка►Вставить. Для управления способом вставки можно использовать команду Правка ► Специальная вставка. В этом случае правила вставки данных из буфера обмена задаются в открывшемся диалоговом окне.

В таблицах может быть выделена группа соседних ячеек. Такая группа называется диапазоном в формулах, и используется как одно целое. Например, диапазон В2:В17 обозначает группу ячеек столбца В начиная с ячейки В2 и до ячейки В17 включительно, а диапазон В1:Е1 обозначает группу ячеек строки 1 начиная с ячейки В1 и до ячейки Е1. Теперь легко представить прямоугольный диапазон А4:Е8. К выделенным диапазонам можно применить различные действия, операции, вычисления и функции как к единому объекту, т.е. действия

11

коснутся каждой ячейки из указанного диапазона.

MS Excel обладает собственными средствами автоматизации ввода: автозавершение и автозаполнение. Эти средства используются для ввода часто повторяющихся или однотипных данных. Автозавершение используется для автоматизации ввода повторяющихся текстовых данных в ячейки одного столбца рабочего листа, например при вводе фамилий. Для того чтобы использовать средства автозавершения, заполненные ячейки по столбцу должны идти подряд, без промежутков между ними. При ввода текстовых данных в очередную ячейку проверяется соответствие введенных символов строкам, имеющемся в этом столбце выше. При обнаружении однозначного совпадения, введенный текст автоматически дополняется. Можно подтвердить операцию автозавершения нажатием клавиши ENTER, или продолжать ввод, не принимая предлагаемый вариант. При встрече в столбце пустой ячейки операция автозавершение прерывается.

Автозаполнение используется при работе с числами и формулами. Для этой цели используется маркер автозаполнения(см.рис.1) - выделенный черный квадратик в правом нижнем углу рамки текущей ячейки(курсора). При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

Если ячейка содержит число (в том числе дату, денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Пусть, например, ячейка А2 содержит число 1. Наведите указатель