11 Контроль и регулирование в системе управления.

Дайте определение следующих терминов:

• Управленческий контроль в узком и широком смысле слова

• Традиционная модель контроля

• Политическая модель контроля

• Предварительный контроль

• Текущий контроль

• Заключительный контроль

• Бюджеты

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОВТОРЕНИЯ И ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Опишите этапы процесса контроля. Какова роль контроля в управлении?

2. Обсудите три требования, необходимых для осуществления традиционной модели контроля.

3. В каких случаях модель политического контроля может быть полезна для организации? На какой основе может осуществляться этот контроль? Вы согласны или не согласны с этой моделью контроля? Объясните вашу позицию.

4. Объясните термины “организационный контроль” и “операционный контроль”. Приведите примеры каждого вида контроля.

5. Дайте классификацию видов контроля в зависимости от времени его осуществления. Приведите примеры каждого из этих видов контроля.

6. Назовите и обсудите характеристики эффективного контроля.

7. Как оценивается результативность контроля? Приведите примеры.

8. Назовите и обсудите основные элементы системы контроля в организации.

9. Какие формы и методы контроля Вам известны? Какие из них можно назвать - традиционными, а какие - современными?

10. Что такое бенчмаркинг? Как и для чего он применяется?

11. Что такое Total Quality Control? Какую роль он играет в TQM?

12. Объясните применение финансовых документов как инструментов контроля.

13. Что такое системы логистического контроля? Каким образом они могут обеспечить руководителей информацией для эффективного контроля?

14. Объясните цели внутреннего аудита. В чем отличие узкого и широкого аудита? Назовите десять сфер исследования в AIM аудите.

15. Объясните человеческие проблемы, возникающие в процессе контроля. Каким образом они могут быть преодолены?

16. Опишите опыт или дайте пример ситуации, в которой контроль противоречиво воздействует на поведение людей. Как этого можно избежать?

17. Чем, по вашему мнению, отличается контроль в децентрализованной и централизованной организациях?

СИТУАЦИИ

А. Профессор Иванов, декан Школы бизнеса, разрабатывает методы повышения эффективности работы сотрудников факультета. Он разделил области, в которых необходимо улучшить работу, на три основные категории: обучение, научные исследования и участие в общественной жизни. Он планирует оценить эти категории, каким - либо показателем, и вывести индекс производительности (эффективности), основанный на индивидуальной деятельности членов профессорско-преподавательского состава в течение года. Этот индекс будет использован как критерий для повышения заработной платы и продвижения по службе.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Что вы думаете о предложенной системе? Почему? Какой вес вы бы присвоили трем категориям работы, названным деканом?

2. С какими трудностями он, вероятно, столкнется при таком способе контроля?

3. Каким образом он может сократить проблемы, которые вероятно возникнут?

Б. Г-н В. Исаков, уважаемый член общества, был казначеем (заведующим кассой) в компании “А” в течение 20 лет. Благодаря хорошей репутации Исакова совет директоров компании не считал необходимым проверять его отчеты каждый год.

Вчера в местной газете появилось следующее сообщение: “ В. Исаков, долгое время исполнявший обязанности казначея компании “А” был задержан при изъятии 20 000 долларов из кассы компании. Согласно, предварительного отчета недостача в кассе существовала в течение ряда лет”.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Какой управленческий принцип был нарушен в компании? Как можно было предотвратить данную ситуацию?

2. Способствовало ли хищению нарушение советом директоров требования регулярной проверки отчетности?

ПРОБЛЕМА А. Система контроля

“Отсутствие контроля? Это вздор. Наша организация имеет одну из наиболее совершенных систем контроля в промышленности. Я просто не могу принять это утверждение.” Пока Мария Уткина, президент корпорации “Мега-Системз”, делала эти заявления, несколько членов исполнительного комитета кивали головами в знак согласия. Меньшее количество членов комитета не выражало ничего, тогда как Наталья Гринберг, новый член исполнительного комитета, казалась не убежденной заявлением президента. Гринберг, недавно возглавившая одно из подразделений фирмы, указала комитету, что в некоторых последних проектах фирмы значительно превышены сметы расходов. Она предположила, что это произошло из-за отсутствия эффективного контроля в ключевых частях организации.

“Мы знаем обо всех перерасходах по смете, Наталья, - сказал контроллер (финансовый инспектор) Иван Туров, - но, я думаю, мы не должны критиковать нашу систему отчетности. Это наиболее эффективная система контроля и измерения, которую мы могли создать в настоящее время. Например, наши производственные менеджеры получают, по крайней мере, четырнадцать ежемесячных замеров производительности в своих подразделениях. Все отчеты, от почасовой выработки до использования оборудования имеются в наличии и доступны для всех. Видели ли вы груду компьютерных распечаток, которую они получают ежемесячно? У них есть все необходимые данные для контроля за операциями. Если бы они только изучали тщательно всю эту информацию?”

“Мы расширили и улучшили всю систему отчетности два года назад, - добавил Эдуард Симонов, директор бюро информационных систем, - Мы приглашали управленческую консультативную группу, работавшую с персоналом отдела информационных систем, чтобы создать всеобъемлющую и сложную управленческую информационную систему. Затем мы провели мощную компанию по продвижению этого инструмента контроля и убеждению управленческого персонала в необходимости использования этой информационной системы. Мы буквально применили все средства, чтобы создать первоклассную систему контроля. Я удовлетворен тщательностью работы, которую мы проделали”.

“Я не хотела бы показаться циничной, - сказала Гринберг, - но думаю, что работа выполнена недостаточно тщательно”.

“Наталья, я думаю, вам следовало бы уточнить ваши замечания”, - сказала президент, насмешливо глядя на нового руководителя отдела.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Объясните, что, по вашему мнению, имела в виду Наталья Гринберг, делая свое последнее заявление. Основываясь на имеющейся информации, вы с ней согласны или нет? Объясните вашу позицию.

2. Обсудите сильные и слабые стороны системы контроля компании.

3. Представьте себя на месте Натальи Гринберг. Подготовьте в письменной форме предложения по улучшению системы текущего контроля. Адресуйте ваши предложения Марии Уткиной, президенту компании.

Практическое упражнение.

Разбейтесь на группы от 5 до 7 человек и разработайте предложения по обеспечению достижения целей без использования системы текущего контроля. На эту работу вам дается 15 - 20 минут. Затем ваши предложения должны быть представлены группе.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Считаете ли вы, что рекомендации сделанные вами гарантируют достижение целей? Почему да, и почему нет?

2. Классификация или сортировка это форма контроля. Ваши предложения исключают такой контроль или заменяют его другими формами контроля?

3. Необходим ли контроль для большинства видов деятельности? Объясните ваше утверждение.

Тесты для повторения

1. Условиями реализации политической модели контроля являются:

А) ясность целей организации; Б) возможность выразить эти цели определенными показателями; В) возможность измерения результатов деятельности; Г) ни что из вышеназванного.

2. Условиями реализации традиционной модели контроля являются:

А) ясность целей организации; Б) возможность выразить эти цели определенными показателями; В) возможность измерения результатов деятельности; Г) ни что из вышеназванного.