3. Формализация и развитие организационной структуры.
Организационная структура организации – это ее «костяк». Оптимизировать структуру любят многие руководители и менеджеры по персоналу. Часто приходится сталкиваться с тем, что за 1-2 месяца, что мы работаем в той или иной компании (часто по другой теме) менеджмент перерисовывает органиграмму несколько раз. И это не случайно: во многом структура определяет эффективность работы компании.
Есть одно НО: эта деятельность имеет смысл только тогда, когда решены ключевые вопросы работы компании. А именно:сформулированы видение (vision) и миссия компании, заданы цели и прописана стратегия.И после того, какописаны бизнес-процессы компании, т.е. менеджмент пришел к единому пониманию, как компания работает и зарабатывает деньги. Потому что структура – это способ, метод, но никак не самоцель.
Что входит в разработку/оптимизацию организационной структуры?
Во-первых, зачастую ее надо просто формализовать, т.е. понять, кто кому подчиняется, и за какую работу отвечает. А это не всегда очевидно даже для руководителей компании. Это понимание фиксируют в виде схемы.
Дальше есть несколько вариантов. Либо принимаем существующую структуру за оптимальную, и тогда углубляемся в ее описание. Либо – критически переосмысливаем, объединяем и/или разделяем подразделения, перераспределяем задачи между структурными единицами, увеличиваем или сокращаем численность персонала. Метолы различны: иногда решения принимаются «по наитию», основываясь на опыте руководителей и консультантов. А иногда – с помощью достаточно объективных методик. Иногда можно обойтись косметическими переменами, а иногда бывает эффективно внедрить другой тип структуры, например, сменить функциональную на проектную. Порой непросто бывает создать красивую, работающую структуру, с учетом того, что многие посты и роли заранее расписаны между ключевыми людьми.
Когда принципиальные решения по структуре приняты (оставляем как есть или усовершенствуем), начинается собственно детальное описание подразделений и должностей.
Описание и развитие оргструктуры дают компании ряд преимуществ:
1. Четкое распределение полномочий и ответственности
2. Если формализация выполнена грамотно, то исчезают «зоны» безответственности, которых обычно немало в любой компании
3. Повышение эффективности работы: каждый знает, за что он отвечает
4. Рост мотивации персонала: человек знает, что от него требуют
Однако здесь есть тонкие моменты – неправильно проведенная формализация может или убить в людях энтузиазм и творческое начало, или, что нередко бывает, завершиться принятием груды положений и инструкций, которые затем ложатся в шкаф и никогда не используются.
Когда оргструктура компании приведена в желаемое состояние, можно проводить следующие работы:
Внедрять управление на основе показателей эффективности
Разрабатывать регламенты
Оптимизировать документооборот компании
Создавать и/или улучшать внутренние информационные системы
Внедрять систему управления качеством
Совершенствовать систему управления персоналом по всем направлениям: от подбора до мотивациии обучения
Развивать корпоративную культуру