
- •Джон Каунт Организуй себя
- •Аннотация
- •Джон Каунт Организуй себя введение
- •Список вопросов для проверки уровня самоорганизации
- •1. Знать, к чему вы стремитесь
- •Четкое понимание своей роли
- •Постановка целей
- •Конкретные цели
- •Измеримые цели
- •Достижимые цели
- •Цели, направленные на результат
- •Цели, связанные по времени
- •Практикум
- •Охват всей картины в целом и по отдельным деталям
- •Соблюдение баланса между различными элементами вашей работы
- •Определение повседневных приоритетов
- •Сектор а: важные и срочные задачи
- •Сектор в: важные, но не срочные задачи
- •Сектор с: срочные, но не важные задачи
- •Сектор d: не срочные и не важные задачи
- •Правило 80:20
- •Заключение
- •2. Организуй свое время
- •Каким образом вы используете свое время сейчас
- •Контрольное упражнение — важность задачи
- •Планирование и учет вашего времени
- •Планирование
- •Ведение учета
- •Планирование вашего времени
- •Планирование вашего дня
- •Планирование вашей недели
- •Обзор следующих трех месяцев
- •Ведение учета вашего времени
- •Инструменты планирования и ведения учета
- •Списки «что надо сделать?»
- •Бумажные носители информации — планировщик и органайзер
- •Компьютерные персональные информационные системы (пис)
- •Pиc. 2.3. Программное обеспечение пис — условленные встречи на день и список «что надо сделать?» («Microsoft Schedule Plus»)
- •Карманные органайзеры и персональные цифровые помощники (пцп)
- •Практикум
- •Планирование вашего времени — оценка потребностей во времени
- •Внесение задач в план вашего рабочего дня
- •Практикум ? совершенствование точности планирования вашего времени
- •Отсрочка
- •Стратегия победы над отсрочкой
- •Практикум — спросите себя:
- •Соблюдение конечных сроков
- •Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками
- •Планирование с целью соблюдения конечных сроков
- •Невозможность приступить к работе
- •Избегайте зависимости от ошибок других
- •Чрезмерно не гонитесь за совершенством
- •Практикум — спросите себя:
- •Управление временем и проекты
- •Заключение
- •3. Уясните метод вашей работы
- •Планирование задач на соответствующее им время
- •Требования, предъявляемые вам различными задачами
- •Какое время наиболее благоприятно для вас?
- •Почему вы не всегда можете рассчитывать на те же самые биоритмы?
- •Старайтесь планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со временем, находящимся в вашем распоряжении
- •Мобилизуйте силу привычки
- •Как вырабатываются привычки
- •Деятельность — спросите себя:
- •Советы по осуществлению изменений в области привычек
- •Отточите ваше мастерство в области принятия решений
- •Опасения
- •Информация
- •Расчет времени
- •Поведение других лиц
- •Систематический подход к принятию решения
- •Давайте двигаться вперед
- •Анализ, эмоции или интуиция
- •Передача полномочий на принятие решения другим лицам
- •Если вы действительно увязли в принятии какого‑либо решения
- •Привлечение других для участия в процессе принятия решения
- •Диапазон демократии в области принятия решений
- •Заключение
- •4. Организуйте работу с документами
- •Вычлените важную информацию
- •Примите на вооружение системный подход
- •Отправьте в мусорную корзину
- •Примите к обработке
- •Определитесь относительно последующего действия
- •Займитесь отсылкой
- •Отправьте на хранение
- •Избегайте перегрузок избыточной информацией
- •Избыточное копирование
- •Научитесь читать более эффективно
- •Какова моя теперешняя скорость чтения?
- •Почему мы медленно читаем?
- •Использование регулятора темпа
- •Другие способы
- •Предварительный просмотр для повышения понимания
- •Варьируйте ваш темп
- •Сосредоточьтесь на том, что важно
- •Добейтесь создания благоприятной атмосферы
- •Отработайте методы беглого просмотра
- •Будьте разборчивы в отношении того что читаете
- •Правильно пользуйтесь своей памятью
- •Заключение
- •5. Правильно организуйте вашу манеру работы с людьми
- •Стратегия совещаний
- •Неадекватное планирование
- •Неадекватное управление
- •Десять советов лицу, созывающему совещание
- •Десять советов лицу, приглашенному на совещание
- •Альтернативы совещаниям
- •Передача полномочий
- •Четыре шага к эффективной передаче полномочий
- •1. Примите решение относительно того, какие полномочия вы хотите передать
- •2. Выберите подходящего исполнителя
- •3. Подготовьте почву
- •4. Стойте в стороне, ожидайте докладов, выказывайте положительную ответную реакцию
- •Контроль над осуществлением предоставленных полномочий
- •Обратное делегирование полномочий
- •Побочное делегирование полномочий
- •Преодоление факторов отвлечения внимания и помех
- •Десять способов сократить помехи
- •Открытые или закрытые двери
- •Краткие и продуктивные помехи
- •Помогайте другим стать более организованными
- •Если они работают на вас
- •Если вы работаете на них
- •Неспособность к принятию решений
- •Склонность к принятию поспешных решений
- •Неспособность завершить совещание
- •Неспособность к постановке четких задач и неумение сконцентрироваться на важных вопросах
- •Неспособность запомнить, что он вас просил сделать
- •Научитесь говорить «нет»
- •Как научиться говорить «нет»
- •Агрессивный подход
- •Робкий подход
- •Ассертивный подход [*]
- •Заключение
- •6. Правильно организуйте порядок в служебном помещении
- •Подумайте об эргономике
- •Мебель столы
- •Регулировка стула
- •Другие виды мебели
- •Оборудование
- •Освещение
- •Использование компьютера
- •Займитесь наведением порядка на вашем рабочем месте
- •Наведение порядка в посудных, платяных и книжных шкафах
- •Наведение порядка на рабочем столе
- •Как справиться с кипами документов
- •Как сохранить наведенный порядок
- •Заключение
- •7. Организация системы регистрации и хранения
- •Правильно размещайте информацию
- •Текущие проекты и виды деятельности
- •Основные справочные файлы
- •Организация вашей системы регистрации и хранения документов
- •Регистрация и хранение документов
- •Сортировка папок и удаление из них ненужных документов
- •Создание электронной картотеки бумажных документов
- •Организация компьютерных файлов
- •Выбор имен файлов
- •Резервное копирование
- •Что обычно должно подвергаться резервному копированию?
- •Куда осуществлять резервное копирование
- •Заключение
- •8. Извлекайте пользу для себя из применения технологий
- •Когда не стоит пользоваться технологическими достижениями
- •Выбор соответствующего программного обеспечения
- •Если вы новичок в компьютерном деле
- •Если вы опытный пользователь компьютера
- •Решение о модернизации программного обеспечения
- •Периодические проверки компьютерных привычек
- •Полезные инструменты
- •Текстовые редакторы
- •Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь?
- •Электронные таблицы
- •Программное обеспечение для управления проектами
- •Программное обеспечение распознавания речи
- •Программное обеспечение презентаций
- •Программное обеспечение настольной редакцианно‑издательской системы
- •Базы данных
- •Пакеты обучения работе на клавиатуре
- •Использование голосовой почты
- •Запись ваших сообщений
- •Оставление сообщений для других лиц
- •Заключение
- •9. Правильная организация пользования интернетом
- •Электронная почта
- •Десять советов по эффективному использованию электронной почты
- •Как избавиться от «мусорной» электронной почты
- •Поиск информации в Интернете
- •Тематические каталоги Интернета
- •Поисковые системы
- •Инструменты метапоиска
- •Советы по поиску
- •Повторные посещения полезных сайтов
- •Оценка качества информации
- •Повышение скорости работы с Интернетом
- •Если за соединение с Интернетом отвечаете вы
- •Заключение
- •10. Организуйте себя, находясь вне офиса
- •Планирование
- •Поддержание заведенного порядка
- •Заключение
- •11. Совершенствуйте свое мастерство
- •Установите некоторые цели
- •Проведение обзора достигнутых результатов
- •Как остаться на правильном пути при смене места работы?
- •Унаследование чьих‑либо систем и приоритетов
- •Работа с новыми людьми
Повторные посещения полезных сайтов
Средство «Избранное» браузера «Internet Explorer» позволит вам вести запись всех понравившихся вам сайтов. Сокращенный клавишный набор CTRL + D добавит текущий сайт в ваш список избранных сайтов. Для повторного посещения уже записанного сайта вам будет достаточно щелкнуть мышкой на меню «Избранное» вашего браузера и выбрать сайт, который вы хотите повторно посетить из развернувшегося перед вами списка. Если вы пользуетесь браузером «Netscape Navigator», в нем такое средство называется «Закладки». С течением времени ваш список «Избранное» может превратиться в громоздкую и неуклюжую структуру, если вы не возьмете на себя труда правильно его организовать. Создайте в нем тематические папки, которые будут служить вам для размещения новых сайтов по темам. При щелчке мышью по папке она раскроется и перед вами появится ее содержимое. Возьмите себе за правило время от времени очищать папку «Избранное» от устаревших, по вашему мнению, сайтов.
Оценка качества информации
Быстрый доступ к информации — дело, безусловно, хорошее, однако вам следует обратить внимание на ее качество и степень надежности. Среди приблизительно 800 миллионов страниц информации мировой паутины, безусловно, существуют и залежи «мусора». Все, кто имеет хоть какое‑то желание, могут довольно просто настроить веб‑страницу таким образом, что будут получать более или менее надежную информацию. Итак, каким же образом нам можно разобраться, с надежной информацией мы имеем дело или нет. Ниже я хочу привести несколько указаний по данному вопросу:
· Является ли данный сайт произведением авторитетного органа? Обычно в верхней части списка по степени надежности информации располагаются следующие сайты: сайты университетов, информационные сайты правительственных организаций, сайты местных органов власти, сайты общественных организаций, сайты добровольных организаций, сайты авторитетных компаний, сайты теле— и радио— компаний, онлайновые версии авторитетных газет и журналов.
· Был ли данный сайт каким‑либо образом проверен на предмет надежности? Существует целый ряд сайтов и каталогов, которые приняли на себя добровольное обязательство по проверке надежности и качества ссылок, содержащихся в них самих. Одним из ярких представителей этого ряда является сайт About (www.about.com). Все категории тематического каталога этого сайта контролируются специалистом в той области, о которой идет речь в данной конкретной категории.
· Есть ли еще что‑нибудь, что бы я мог поискать? Если ваш поиск заканчивается тем, что необходимую информацию вы находите на неизвестном вам сайте, вы можете получить некоторое представление о степени надежности найденной информации, рассмотрев следующие аспекты:
— Являются ли ссылки на факты и цифры результатом исследования?
— До какой степени свежей является данная информация? Обычно на веб‑странице есть ссылка на последнюю дату ее обновления.
— Видно ли из информации, на какую аудиторию она направлена и какие цели преследует?
— Как подана информация с точки зрения ее презентационного аспекта? С одной стороны, кажется несправедливым судить об информации по ее внешнему виду, однако, с другой стороны, неправильная орфография, грамматические ошибки и непрезентабельный внешний вид информации могут свидетельствовать о том, что подход к ее презентационному аспекту ничуть не лучше, чем подход к аспекту ее достоверности.
— Содержатся ли в информации какие‑либо сведения о статусе и степени компетентности ее автора?
— Содержатся ли в информации какие‑либо ссылки на другие, более авторитетные вебсайты?
· Могу ли я перепроверить степень надежности информации? Нахождение подобной информации на других сайтах может дать вам некоторое понятие относительно степени ее достоверности, но в данном случае к этому надо относиться очень осторожно. Идентичное или почти идентичное представление информации на разных сайтах может свидетельствовать о том, что она была просто скопирована с одного сайта на другой.