- •Джон Каунт Организуй себя
- •Аннотация
- •Джон Каунт Организуй себя введение
- •Список вопросов для проверки уровня самоорганизации
- •1. Знать, к чему вы стремитесь
- •Четкое понимание своей роли
- •Постановка целей
- •Конкретные цели
- •Измеримые цели
- •Достижимые цели
- •Цели, направленные на результат
- •Цели, связанные по времени
- •Практикум
- •Охват всей картины в целом и по отдельным деталям
- •Соблюдение баланса между различными элементами вашей работы
- •Определение повседневных приоритетов
- •Сектор а: важные и срочные задачи
- •Сектор в: важные, но не срочные задачи
- •Сектор с: срочные, но не важные задачи
- •Сектор d: не срочные и не важные задачи
- •Правило 80:20
- •Заключение
- •2. Организуй свое время
- •Каким образом вы используете свое время сейчас
- •Контрольное упражнение — важность задачи
- •Планирование и учет вашего времени
- •Планирование
- •Ведение учета
- •Планирование вашего времени
- •Планирование вашего дня
- •Планирование вашей недели
- •Обзор следующих трех месяцев
- •Ведение учета вашего времени
- •Инструменты планирования и ведения учета
- •Списки «что надо сделать?»
- •Бумажные носители информации — планировщик и органайзер
- •Компьютерные персональные информационные системы (пис)
- •Pиc. 2.3. Программное обеспечение пис — условленные встречи на день и список «что надо сделать?» («Microsoft Schedule Plus»)
- •Карманные органайзеры и персональные цифровые помощники (пцп)
- •Практикум
- •Планирование вашего времени — оценка потребностей во времени
- •Внесение задач в план вашего рабочего дня
- •Практикум ? совершенствование точности планирования вашего времени
- •Отсрочка
- •Стратегия победы над отсрочкой
- •Практикум — спросите себя:
- •Соблюдение конечных сроков
- •Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками
- •Планирование с целью соблюдения конечных сроков
- •Невозможность приступить к работе
- •Избегайте зависимости от ошибок других
- •Чрезмерно не гонитесь за совершенством
- •Практикум — спросите себя:
- •Управление временем и проекты
- •Заключение
- •3. Уясните метод вашей работы
- •Планирование задач на соответствующее им время
- •Требования, предъявляемые вам различными задачами
- •Какое время наиболее благоприятно для вас?
- •Почему вы не всегда можете рассчитывать на те же самые биоритмы?
- •Старайтесь планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со временем, находящимся в вашем распоряжении
- •Мобилизуйте силу привычки
- •Как вырабатываются привычки
- •Деятельность — спросите себя:
- •Советы по осуществлению изменений в области привычек
- •Отточите ваше мастерство в области принятия решений
- •Опасения
- •Информация
- •Расчет времени
- •Поведение других лиц
- •Систематический подход к принятию решения
- •Давайте двигаться вперед
- •Анализ, эмоции или интуиция
- •Передача полномочий на принятие решения другим лицам
- •Если вы действительно увязли в принятии какого‑либо решения
- •Привлечение других для участия в процессе принятия решения
- •Диапазон демократии в области принятия решений
- •Заключение
- •4. Организуйте работу с документами
- •Вычлените важную информацию
- •Примите на вооружение системный подход
- •Отправьте в мусорную корзину
- •Примите к обработке
- •Определитесь относительно последующего действия
- •Займитесь отсылкой
- •Отправьте на хранение
- •Избегайте перегрузок избыточной информацией
- •Избыточное копирование
- •Научитесь читать более эффективно
- •Какова моя теперешняя скорость чтения?
- •Почему мы медленно читаем?
- •Использование регулятора темпа
- •Другие способы
- •Предварительный просмотр для повышения понимания
- •Варьируйте ваш темп
- •Сосредоточьтесь на том, что важно
- •Добейтесь создания благоприятной атмосферы
- •Отработайте методы беглого просмотра
- •Будьте разборчивы в отношении того что читаете
- •Правильно пользуйтесь своей памятью
- •Заключение
- •5. Правильно организуйте вашу манеру работы с людьми
- •Стратегия совещаний
- •Неадекватное планирование
- •Неадекватное управление
- •Десять советов лицу, созывающему совещание
- •Десять советов лицу, приглашенному на совещание
- •Альтернативы совещаниям
- •Передача полномочий
- •Четыре шага к эффективной передаче полномочий
- •1. Примите решение относительно того, какие полномочия вы хотите передать
- •2. Выберите подходящего исполнителя
- •3. Подготовьте почву
- •4. Стойте в стороне, ожидайте докладов, выказывайте положительную ответную реакцию
- •Контроль над осуществлением предоставленных полномочий
- •Обратное делегирование полномочий
- •Побочное делегирование полномочий
- •Преодоление факторов отвлечения внимания и помех
- •Десять способов сократить помехи
- •Открытые или закрытые двери
- •Краткие и продуктивные помехи
- •Помогайте другим стать более организованными
- •Если они работают на вас
- •Если вы работаете на них
- •Неспособность к принятию решений
- •Склонность к принятию поспешных решений
- •Неспособность завершить совещание
- •Неспособность к постановке четких задач и неумение сконцентрироваться на важных вопросах
- •Неспособность запомнить, что он вас просил сделать
- •Научитесь говорить «нет»
- •Как научиться говорить «нет»
- •Агрессивный подход
- •Робкий подход
- •Ассертивный подход [*]
- •Заключение
- •6. Правильно организуйте порядок в служебном помещении
- •Подумайте об эргономике
- •Мебель столы
- •Регулировка стула
- •Другие виды мебели
- •Оборудование
- •Освещение
- •Использование компьютера
- •Займитесь наведением порядка на вашем рабочем месте
- •Наведение порядка в посудных, платяных и книжных шкафах
- •Наведение порядка на рабочем столе
- •Как справиться с кипами документов
- •Как сохранить наведенный порядок
- •Заключение
- •7. Организация системы регистрации и хранения
- •Правильно размещайте информацию
- •Текущие проекты и виды деятельности
- •Основные справочные файлы
- •Организация вашей системы регистрации и хранения документов
- •Регистрация и хранение документов
- •Сортировка папок и удаление из них ненужных документов
- •Создание электронной картотеки бумажных документов
- •Организация компьютерных файлов
- •Выбор имен файлов
- •Резервное копирование
- •Что обычно должно подвергаться резервному копированию?
- •Куда осуществлять резервное копирование
- •Заключение
- •8. Извлекайте пользу для себя из применения технологий
- •Когда не стоит пользоваться технологическими достижениями
- •Выбор соответствующего программного обеспечения
- •Если вы новичок в компьютерном деле
- •Если вы опытный пользователь компьютера
- •Решение о модернизации программного обеспечения
- •Периодические проверки компьютерных привычек
- •Полезные инструменты
- •Текстовые редакторы
- •Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь?
- •Электронные таблицы
- •Программное обеспечение для управления проектами
- •Программное обеспечение распознавания речи
- •Программное обеспечение презентаций
- •Программное обеспечение настольной редакцианно‑издательской системы
- •Базы данных
- •Пакеты обучения работе на клавиатуре
- •Использование голосовой почты
- •Запись ваших сообщений
- •Оставление сообщений для других лиц
- •Заключение
- •9. Правильная организация пользования интернетом
- •Электронная почта
- •Десять советов по эффективному использованию электронной почты
- •Как избавиться от «мусорной» электронной почты
- •Поиск информации в Интернете
- •Тематические каталоги Интернета
- •Поисковые системы
- •Инструменты метапоиска
- •Советы по поиску
- •Повторные посещения полезных сайтов
- •Оценка качества информации
- •Повышение скорости работы с Интернетом
- •Если за соединение с Интернетом отвечаете вы
- •Заключение
- •10. Организуйте себя, находясь вне офиса
- •Планирование
- •Поддержание заведенного порядка
- •Заключение
- •11. Совершенствуйте свое мастерство
- •Установите некоторые цели
- •Проведение обзора достигнутых результатов
- •Как остаться на правильном пути при смене места работы?
- •Унаследование чьих‑либо систем и приоритетов
- •Работа с новыми людьми
Другие способы
Повышение скорости чтения, конечно же, потребует некоторого времени, и, возможно, вы захотите поступить на курсы скорочтения, чтобы заняться этим делом досконально. Независимо от того, как вы поступите, вот еще несколько методов, которыми вы можете воспользоваться чуть ли не в самом начале обучения скорочтению с тем, чтобы добиться повышения скорости и понимания изучаемых документов.
Предварительный просмотр для повышения понимания
Мы можем добиться гораздо большей скорости чтения, если мысленно разместим информацию в известных нам рамках. Небольшой период времени, потраченный на установление этих рамок, может принести большую пользу. Данный подход предполагает, что вы намереваетесь приступить к чтению таких пространных документов, как книга, периодическое издание или доклад. Но эта техника может быть применена и при чтении гораздо меньших по объему документов:
1. Перед тем как приступить к основному тексту, бегло просмотрите содержание, вступление и заключение (если оно существует).
2. Затем пролистайте документ, стараясь понять его структуру и основную идею. Особое внимание уделите заключениям разделов и глав. Они служат хорошим подспорьем в определении сути документа. Если вам это не удастся, прочитайте первый и последний параграфы каждого раздела или главы. В них, как правило, представлены основные идеи, читаемого вами документа.
3. Теперь, когда вы собираетесь приступить к чтению документа по‑настоящему, вам просто следует заполнить пропуски, а не читать документ с чистой страницы. Теперь вы знаете, на каких частях документа вам надо сосредоточиться, а какие можно мельком просмотреть или вообще пропустить.
Варьируйте ваш темп
Само собой разумеется, что тексты различаются по уровню их сложности, но многие люди при чтении сохраняют постоянную скорость, независимо от того, что они читают. Даже в одном и том же документе встречаются разделы, которые являются более трудными для восприятия, чем другие. Если того требует текст, не колеблясь, замедляйте темп чтения, и наоборот, увеличивайте его, когда читаете легкие для понимания отрезки.
Сосредоточьтесь на том, что важно
В некоторых местах документа вы можете встретиться с отклонениями от основной темы, например, — это могут быть уже известные вам моменты; совершенно ненужная вам информация и откровенная «вода». Наилучшим подходом к любой задаче по чтению является вопрос: «Что мне из этого документа действительно необходимо?». Он постоянно должен вертеться у вас в мозгу. Вы сможете читать быстрее и понимать больше, если сосредоточите свое внимание на тех элементах, которые вам действительно необходимы для того задания, которое вам предстоит осуществить. Не переоценивайте значения печатного слова. Автор не обязательно знает больше вас по тому предмету, которому он посвятил свой труд.
Добейтесь создания благоприятной атмосферы
На эффективность чтения будут влиять как ваше окружение, так и ваши ощущения. Добейтесь, чтобы освещение было соответствующим образом отрегулировано, а факторы, отвлекающие ваше внимание, сведены к минимуму. Особенно утомительны длинные промежутки времени чтения с экрана компьютера, поэтому постарайтесь отрегулировать контраст и яркость таким образом, чтобы вам было удобно читать, при этом делайте более длительные перерывы по сравнению с теми, которые вы обычно делаете при чтении печатного текста. Отдавайте предпочтение большим мониторам, а также пользуйтесь полноэкранным режимом, чтобы получить на экране больше текста за один раз. Например, в Microsoft Word при выборе полноэкранного режима из меню вид, вы получите на одну треть больше информации. При работе с документами большого объема это особенно полезно.