Автор Глухов Борис Николаевич

uniSPAС

СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ, АНАЛИЗА, КОНТРОЛЯ

ПРАКТИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО ПО ПЛАНИРОВАНИЮ РАБОТ

ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА: 

Для оперативного планирования и выполнения работ предлагается применять планинг, выполненный в форме блокнота или тетради со следующими основными разделами:

 Ежедневник

 Еженедельник

 Сделать

 Память

 Финансы

• Финансы. Учет

• финансы. Сделать

 Проекты

• Темы

• Предложения

 Встречи

 Расписания

• Расписание дня

• Расписание занятий

• Меню

 Маршруты

 Памятные даты

 Информация

 Адреса

 Телефоны

ШАГ 1 Составьте банк работ

• Начните прямо с этой минуты вспоминать свои дела и обязательства и записывать на бланк «сделать». В левой колонке поставьте символику работ.

• Определите важность работ.

Работам установите важность:

- срочные (выполнять без промедления)

Р - плановые, независимые (возможно смещение сроков)

+ - по возможности

• Работы, обязательства, которые нужно выполнить в срок и от вас не зависит перенос срока их исполнения, запишите на бланк «еженедельник».

По завершению недели добавьте лист еженедельника и скопируйте работы со сроками выполнения в еженедельник, так чтобы у вас был план по обязательствам выполнения работ на ближайший месяц.

• Делегированные задания не стоит специально контролировать. Не выполненные задания сразу себя покажут. Установите только предупреждения, штрафы за невыполнение.

• Укажите № недели исполнения работы, пометьте день недели исполнения работы

• Исполнители работ ориентировочно (по справочникам, прошлым проектам, по своему опыту) должны определить трудоемкость выполнения работ. Трудоемкость в часах указать справа в колонке.

Составьте план на день

Планирование рабочего дня это завершающая и самая ответственная часть ведения планинга. От этого в значительной мере зависит ваш успех.

На бланке посередине строки написать день недели, число и номер месяца и подчеркнуть или пометить маркером. Пример: " 3.06 Пятница"

• Просмотрите бланк «сделать» и «еженедельник» и запишите работы на следующий день на бланке «ежедневник».

• Перенесите загрузку рабочего дня из распорядка дня в первую строку. и пометьте время выполнения всех работ желтым текстовыделителем.

Рабочий день планируйте на 80 %, а 20 % оставьте на

срочные, прочие дела.

• Выполненные работы помечайте вертикальной жирной линией на границе первого и второго столбца.

• Дописывайте работы, выполненные не плану.

2 Шаг Отметка выполненных работ

Важное значение имеет оценка выполнения своих действий в течение дня. За счет оригинального построения формы записей в планинге можно отметить фактическое выполнение работ по времени исполнения и длительности, для последующего анализа или отчета.

Выполненные работы по плану и вне плана, подчеркните черным маркером (ручкой), указывая время выполнения:

3 Шаг Составьте банк предложений.

Информация

Рис.1

• Запишите все идеи, предложения, информацию на бланк «Память»

Образец заполнения (на бланке «Память»):

• Выпишите из бланка «Память» хорошие предложения, идеи, сформулируйте их и запишите на бланк «Предложения» в разделе проекты.

Должны быть не только идеи, но и что особенно важно: способ их реализации.

• Определите приоритет предложений.

Добавляя новое предложение, сразу определите ему приоритет.

Регулярно, при большом количестве предложений, удалите неприоритетные и которые перенесены в проект или тему, а листы перепишите.

Определите для себя круг экспертов (круг лиц, которые имеют для Вас авторитет) по вашим предложениям и получите от них оценку.

Оцените свои лучшие предложения на НТС. ( На предприятии создается научно-технический совет НТС)

4 Шаг Откройте проекты

«Проект- это временная работа, предназначенная для создания уникальной продукции или услуг».

Проекты – это ваши цели и задачи, реализуя которые вы что-то меняете в своей жизни, или создаете новое.

«Тема - это постоянное (повторяющееся) направление работы» (функциональные обязанности).

Темы открываются по различным работам, затратам, периодически выполняемым в течение года.

Открывая проект, тему вы определяете ключевые области, над которыми необходимо работать, чтобы достичь результатов.

При достаточно длительном выполнении проекта, по постоянным работам в проекте открываются темы.

Открытие проектов, тем необходимо также для того, что суммировать все финансовые и трудовые и материальные затраты по определённым ключевым областям.

• Выберете приоритетные предложения из бланка «Предложения» и сформулируйте их в проекты, темы

• Проектам присваивается номер:

Б	13ГБ	4.	5.	Т	4	:	ГН
Категория работ ( для тем с символом * )	№ Проекта, темы	№ этапа	№ работы / задания	Символ отчета	№ отчета	Двоеточие	Табельный номер или Ф.И.О.

• Определите категории проектов.

Категории нужны для того, чтобы регулировать объемы работ по категориям.

Рис.2 Категория работ, предложений

Описание категорий:

Х – Не определенные ( 5 %)

Если вы не определились, к какой категории отнести работу, то запишите ее временно в банк работ (Х).

Р – Работа ( 35 % )

Это все работы, за которые Вы получаете деньги или за

невыполнение которых, Вас могут их лишить.

П – Перспектива ( 25 % )

Это ваше инвестирование (вклад материальный, творческий, духовный) в будущие работы, проекты, благотворительная, политическая и прочая деятельность. А также учеба в средних, технических, высших учебных заведениях.

С - Семья ( 20 % )

Уютный дом, машина, дача и т.п. Это покупки в магазинах, ремонты в квартире. Приготовление пищи, уход за одеждой, уборки в квартире, транспорт и миллионы других хозяйственных дел.

Я – личные ( 10 % )

Это лично ваше. Это ваша забота о себе.

Б – Близкие ( 5 % )

Отношения - с родственниками, с детьми, со всеми кого мы любим или кто любит нас. В худшем случае это те, перед кем мы имеем супружеские, родительские или сыновние обязанности.

( Типовые темы по категориям прилагаются в приложении 2)

• Пометьте проекты, темы текстовыделителем в соответствующих категориях.