Максим Шиян

Использование «Дневника» в Outlook

Долгое время слежу за публикациями на сайте www.improvement.ru с целью почерпнуть что-либо полезное для себя и применить на практике. Много интересного узнал, попробовал различные системы, остановился в итоге на Microsoft Outlook. Да, возможно он не настолько гибок, чтобы на 100% подстроиться под владельца, но воспользовавшись рядом настроек можно сделать его удобным «орудием» борьбы с растраченным временем, планирования будущего и коммуникации с окружающим миром.

Обо всем по порядку. Сегодня о «борьбе с растраченным временем». Есть замечательная функция – дневники, которые мало кто использует, а зря. К ним необходимо только подступиться, а затем идеи сами начнут рождаться в голове менеджера, пытающегося оптимизировать свою работу.

Удобство в том, что «Дневник» сам отслеживает документы Microsoft Office, с которыми производилась работа и продолжительность времени, потраченного учитывает сам. Немного улучшив существующие категории, можно создать эффективный анализатор расхода времени в течение рабочего дня. Для этого достаточно при первом открытии дневника указать параметры отслеживания, необходимые пользователю.

В результате получаем следующее отображение в «Дневнике»:

Прокрутив колесо мышки, одновременно удерживая клавишу Shift нажатой, можно «свернуть» календарь и окинуть взором проделанную работу, либо быстро найти необходимую запись.

Для тех, кому много приходится общаться по телефону с клиентами, может показаться удобным фиксировать тему разговора и исход, а при необходимости и его продолжительность.

Множество настроек, предусмотренных в Outlook, дают огромный простор для фантазии, позволяя адаптировать под себя практически любой элемент. Для любителей особенно скрупулезно фиксировать всю информацию, возможно даже записывать переговоры при условии, что телефон соединен с компьютером. Для них же доступен быстрый набор номера, возможность говорить, не занимая руки трубкой (при наличии гарнитуры).

Использование данных инструментов весьма удобно при обучении и анализе работы нового персонала, в компаниях, в которых решающую роль играют телефонные переговоры и продажи по телефону. Не вдаваясь в подробности настроек, хочу обратить внимание на то, что можно создавать подпапки в папке «Дневник», которые могут содержать сведения о времени по проектам, по задачам, по должностям. Для этого достаточно нажатия правой кнопки мыши и выбора соответствующего пункта в выпадающем меню.

Кроме того, записи Дневника без проблем копируются и перемещаются, а также открываются в новом окне, что удобно при необходимости сравнить, перетащить, провести анализ.. Плюс к вышесказанному легко пересылаются по почте и интегрируются с другими папками.

© Максим Шиян, август 2006 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru

Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/shiyan/

Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

4