Перенос данных в Excel

Наиболее комфортная для восприятия и анализа закономерностей форма – это график. Outlook не дает возможности строить графики, поэтому для реализации этой возможности мы используем MSExcel.

Чтобы можно было перенести данные, нужно в меню «Текущее представление» выбрать пункт «По категориям», если ваши «встречи в прошлом» не «окатегорены». Если «окатегорены», то настроить пользовательское представление, в котором задать отображение встреч просто таблицей, без группировки. В столбцах обязательно должны присутствовать начало и конец встречи. Если для анализа нужны еще какие-либо поля встречи (например, поле «Метка» тоже можно экспортировать), задайте присутствие в представлении соответствующих столбцов.

Для корректности обработки временных параметров встреч в контекстном меню для столбцов «Начало» и «Конец» нужно задать следующий формат даты:

Использование шаблонов для обработки данных в Excel

Для упрощения и автоматизации обработки данных при разработке личной Outlook-системызадействуются специальныеExcel-шаблоны. Приведем в качестве примера шаблоны, которые использует автор.

Исходный файл обработки данныхимеет вид:

Последовательность действий для переноса данных в этот шаблон:

1. В Outlook настраиваем и включаем представление, описанное выше.

2. Нажимаем сочетание клавиш «Ctrl+A». При этом произойдет выделение всех хронометражных записей.

3. Нажимаем сочетание клавиш «Ctrl+C». При этом все выделенных хронометражные данные попадут в буфер обмена.

4. В Excel в аналитическом файле открываем страницу «Данные-и-расчеты-месяц-дни», приведенную на рисунке выше.

5. Устанавливаем указатель на клетку B3 и нажимаем на сочетание «Ctrl+V», при этом данные из буфера обмена попадут в таблицу. Получим картину, изображенную на рисунке.

Анализ данных хронометража

Можно выделить три основных направления анализа данных:

• структура расходов времени;

• динамика изменения показателя;

• значение показателя в среднем за период.

Примером структурного анализа может явиться общий анализ расходов времени – какая доля на сон, какая на личную работу, какая на работу в фирме. При этом суммарный вклад всех показателей будет давать 100%. Пример динамического показателя – это динамика изменения ежедневных расходов времени на сон в течение периода. Пример среднего – соответственно, среднестатистическое время на сон, например, за прошедший месяц.

При этом структурный анализ помогает влиять на структуру расходов времени. Динамический помогает самомотивации, стремлению удерживать показатель на заданном уровне. А средний позволяет понять, сколько времени занимает тот или иной вид активности (например, написание статьи и т.п.) для планирования на будущее или для установления нормативных показателей. Многие типы расходов времени (тот же сон, расходы на определенные направления деятельности, физическую нагрузку, и т.п.) удобно планировать именно через средненормативные значения на период.

Предположим, что нам интересно выяснить общую структуру расходов времени. Сколько времени тратится на сон, сколько времени личного и сколько уходит на фирму. И при этом нам хотелось бы знать, как эти значения соотносятся, например, в процентах. По принятой системе показателей нам нужно узнать суммы таких показателей как Ф, Со , и Л. Они обозначают время на фирму, время на сон и личное время соответственно.

Для чего может возникнуть такая необходимость. Например, нехватка времени на общение с семьей – типичная проблема для многих менеджеров. Если мы сможем видеть, сколько времени в сравнении с другими направлениями, уходит на семью, то мы сможем удерживать этот показатель на необходимом нам уровне.

Для начала «скажем» Excel, что нужно отслеживать показатели Ф, Со и Л, отыскивая их в названиях хронометражных записей. Для этого в клетки, выделенные жирным (см. рисунок) – ввести соответствующие показатели. На рисунке показана самая первая и сразу заметная клетка для ввода данных к анализу. Остальные клетки находятся правее на листе, и найти их можно прокручивая лист по горизонтали.

Мы ввели три показателя в три клетки:

Теперь переходим на лист «Сводная…». Он имеет вид:

Теперь для выполнения поставленной в примере задачи нужно построить график по суммарным значениям показателей за месяц. График этот может иметь следующий вид:

Такой график дает возможность, например, поставить себе цель уравнять личное время и время на работе, что в данном примере почти достигнуто

Аналогично с помощью таблицы можно отследить, например, динамику изменения расходов времени на сон (см. рис.).

Используя предложенный инструмент, можно вести как очень подробный анализ по детальным показателям, так и общий обзор по основным направлениям деятельности.

Для анализа динамики показателей внутри года по месяцам (или неделям при более тонком анализе), либо общей структуры расходов времени за год, используется шаблон «месяц-год».Анализ при этом можно строить вне зависимости от того, сколько дней в году прошло, либо сколько дней в месяце. Не прожитые, либо просто не зафиксированные дни просто дадут нулевой вклад в картину.