Цели хронометража
Учет и анализ расходов времени дает несколько основных возможностей:
Самомотивация с помощью учета.Как только мы начали что-то считать, мы начали этим управлять, а соответствующий показатель начинает управлять нами. Ставим желаемый уровень какого-либо показателя и начинаем отслеживать его фактическое значение. Факт очень скоро начнет стремиться к плановому значению, если постоянно обращать внимание на плановое и фактическое значение показателя. Например, хотим тратить на поглотитель «посторонний треп» не более 30 минут каждый день. Просто ставим в таблице желаемое значение, а рядом постоянно видим фактическое.
Получение объективных данных о структуре расходов времени, и ее изменение в желаемую сторону.Например, чувствуем, что мало времени уделяем семье – начинаем отслеживать и повышать показатель «время, проведенное с семьей».
Более адекватное планирование и бюджетирование времени. Например, для того, чтобы забюджетировать время на написание отчета, посмотрим, сколько времени потребовал аналогичный отчет в прошлом квартале. Планирование на основе точных данных будет более достоверным, чем на основе «голой интуиции».
Правила именования встреч
Чтобы собранные при хронометраже данные были информативны, нужно определиться с тем, как мы будем называть хронометражные «встречи в прошлом». В наименованиях должна присутствовать определенная закономерность для того, чтобы можно было системно подходить к анализу полученных данных.
В начало каждого названия хронометражной встречи (поле «Тема») будем ставить определенную приставку, которая содержит несколько уровней – от общих направлений деятельности (например, личное время, время фирмы, сон), к более узким (определенные проекты, время проведенное с семьей, с друзьями) и до самых простых дел (общение с Ивановым, время на телефон, время на электронную почту, разное).
Пример подобной многоуровневой классификации хронометражных записей:
Такой подход позволяет легко анализировать как самые общие моменты (сколько времени мы тратим на сон, сколько на работу, и сколько личного времени у нас остается), так и более конкретные – сколько личного времени мы проводим с семьей, сколько тратим на телевизор и т.п.
Примеры тем для хронометражных записей –
«Л Се Прогулка» – личное время, проведенное с семьей
«Ф П Новости: ПроектА: Иванов: не дотягивает» – рабочее время, потраченное на обработку почты
«Ф Пр ПроектБ: отчет» – время связанное с работой над текущими проектами
В данном примере отметим еще один принцип. Помимо «функциональных» классификаторов, иерархическая система которых была введена выше, можно использовать еще и «проектные» классификаторы, снабжая их каким-нибудь служебным символом, например «:», в конце. Такой подход поможет не только изучить структуру расходов времени по направлениям, но и на конкретные проекты. А если вспомнить, что «встречи в прошлом» могут содержать рабочие пометки и даже прицепленные документы, то вот вам и полноценная тематическая выборка из личного архива. При этом, слова с символом «:» в конце – это формальные признаки поиска, а все, что без двоеточия – вольные замечания, которые могут нести эмоциональную нагрузку. Естественно, в «формальной» части для обеспечения полноты поиска про грамматику русского языка следует забыть. Например, «ПроектА: совещание», но никоим образом не «Совещание по ПроектуА».
Для того, чтобы не возникало путаницы, можно составить для себя регламент использования различных видов классификаторов. В документе привести перечни классификаторов и описать их назначения. Если в личной работе это желательно, то при корпоративном хронометраже – совершенно необходимо.
Обратим внимание также на то, что некоторые показатели эффективности деятельности (а следовательно и буквенные классификаторы) – создаются временно. Чем ближе к концу приставки находится признак данного показателя, тем «более временный» характер носит этот показатель. Тем более ситуативно его использование. Тогда как признаки, находящиеся в начале, интересны для отслеживания практически постоянно – время на сон, на работу и т.п.
Конечно, для каждого человека будет актуален свой набор показателей, которые можно включать в начало названия хронометражных встреч. И можно использовать несколько подходов формирования системы классификаторов. Помимо уже приведенной можно использовать более плоскую систему, когда никакой иерархической структуры нет, а есть просто короткий перечень классификаторов, связанных с показателями, которые нам интересно было бы отслеживать.