Глеб Архангельский, Александр Мискарян Хронометраж на msOutlook

«Не хватает времени!», «Не успеваю заниматься приоритетными проектами!», «Не удается уделять внимание общению с семьей!» -- такие фразы довольно часто можно услышать от современного человека. Будь то менеджер транснациональной корпорации или журналист, частный предприниматель или домохозяйка – проблема нехватки времени может беспокоить всех.

К сожалению, жизненное время ограничено определенным количеством часов, которое ни убавить, ни прибавить. Все что в наших силах – это только научиться эффективно это время тратить. А для этого необходимо получать объективную информацию о расходах времени с помощью хронометража.

В этой статье мы предлагаем вашему вниманию методику ведения хронометража на MS Outlook с последующим анализом в Excel. Ведение записей в Outlookпроизводится в достаточно удобной, интуитивно понятной форме. При этом автоматизированный экспорт данных вExcelпредоставляет широчайшие возможности для их анализа.

«Встречи в прошлом»

«Штатным» средством хронометража вOutlookявляется «Дневник», однако мы пойдем другим путем. Хронометраж мы построим на основе раздела «Календарь». Для фиксации определенного события здесь мы просто создаем встречу, состоявшуюся в прошлом, длительность которой равна израсходованному времени.

В этих «встречах», помимо заголовков с классификаторами расходов времени, могут быть любые тексты в поле примечаний, а также прикрепленные файлы. В разделе «Календарь» можно проводить поиск по названию или любым элементам содержимого встреч. Таким образом, кроме хронометража, «Календарь» позволяет создать личный дневник, хранящий о каждом моменте вашей жизни интересующую вас информацию – фрагменты переписки, рабочие заметки в ходе встреч, и т.п. При этом отображение «Рабочая неделя» (по горизонтали дни, по вертикали часы) дает очень удобный обзор затрат времени.

Точно учета в «Календаре» можно регулировать. Если максимальная стандартная точность учета (5 минут одно деление шкалы рабочего дня) вас не устраивает, в параметрах встречи можно вручную вводить точное время. При этом встречи в отображении «Рабочая неделя» будут накладываться друг на друга, как показано на рисунке, что несколько затруднит обзор, но зато позволит сохранить высокую точность, которая достаточно полезна на начальных этапах ведения хронометража. Точность учета можно установить, нажав правую кнопку «мыши» на временной шкале в разделе «Календарь» и выбрав точность в появившемся контекстном меню.

«Раскраска» встреч

Итак, хронометраж будет вести в календаре, регистрируя расходы времени в форме «встречи в прошлом». Для улучшения обзора стоит воспользоваться стандартной возможностью MS Outlook, которая называется «Цвета календаря» (квадратик с разноцветными клеточками на панели инструментов). Заметим, что в Outlook2000 и младше, в которых эта функция недоступна, можно пользоваться для «раскраски» параметрами занятости («Занят» - «Свободен» - «Нет на работе»).

ВOutlook существует определенный фиксированный набор цветовых меток, которые можно присваивать встречам, показанный на рисунке. Мы можем изменить название каждой пометки, но не можем добавить новые метки, т.е. новые цвета. Практика показывает, что существующих цветов более чем достаточно для того, чтобы создать эффективную систему обзора. Принцип создания собственного перечня цветовых меток достаточно прост – цвета присваиваются различным типам встреч в зависимости от того, насколько сильно эта встреча должна обращать на себя внимание. Теперь, создавая любую встречу, мы можем выбрать для нее цветовую метку в правом нижнем углу окна создания встречи.

Однако всякий раз выбирать цвет, например, для хронометражной «встречи в прошлом», или для встречи с категорией «важное!!!» -- неудобно и долго. Для некоторых типов встреч можно сделать так, чтобы цвета присваивались встречам автоматически. Для этого существует такая возможность, как «Автоформат». В появляющемся меню легко настраиваются условия автоматической окраски встреч. Правила автоформатирования могут формулироваться в зависимости от параметров встреч, таких как имя организатора, участники встречи и время ее проведения. Например, встречи, содержащие в поле «Тема» классификаторы определенных направлений вашей деятельности, могут окрашиваться в присвоенные этим направлениям цвета.

Если в разделе «Календарь» кроме «факта» вы хотели бы сохранять и «план», необходимо как-то отличить «хронометражные» встречи, фиксирующие факт, от встреч, которые задавали план ваших дел. Это можно сделать, например, присваивая «фактическим» встречам категорию «Хронометраж» и перенося в Excelдля анализа встречи только из этой категории.