ftd

Неверное слово подчеркивается красной волнистой линией, а неудачное или неправильное словосочетание – зеленой линией.

Щелчок на помеченном тексте правой кнопкой мыши, открывается контекстное меню с возможными вариантами исправления ошибки. Можно выбрать любой из них.

Пункт Добавить используют, если слово правильное, но отсутствует в словаре. Оно будет считаться правильным для всех последующих документов. Когда словосочетание подчеркнуто зеленой линией, программе трудно

самой предложить правильный способ исправления ошибки. Тогда в контекстном меню приводится только правило, которое, по мнению программы, оказалось нарушенным.

Проверка правописания после создания документа - меню СервисПравописание или клавиша F7.

Значок книги в строке состояния указывает на состояние режима проверки правописания.

Литературное редактирование.

Качество текста нередко можно улучшить, заменив слово более подходящим по смыслу. Например, вместо слова «иной» Word может посоветовать слово «другой», а вместо «работает» – «трудится» и т.д.

Обычно для этой цели используют словарь синонимов (меню СервисЯзык

–Тезаурус) или Shift+F7.

Вдиалоговом окне Тезаурус слово, на которое указывал курсор, помещается в список Синонимы для. Поле «Значения» содержит варианты значений слова. Поле со списком «Замена синонимом» содержит найденные синонимы.

Выбрав подходящий синоним и щелкнув на кнопке «Заменить», можно заменить слово, входящее в исходный текст. Кнопка «Поиск» позволяет проводить поиск синонимов к синонимам, что расширяет круг доступных слов.

Программа может указывать на предложения, безупречные с грамматической точки зрения, но неудачные литературно, например, содержащие слишком много существительных или глаголов. Разумеется, предложить надежный автоматический способ устранения подобных недостатков программа не может.

Средства поиска и замены

При работе с длинными документами иногда приходится вносить в них повторяющиеся изменения. Программа имеет специальные средства для поиска и замены. Эти средства позволяют найти в тексте фрагмент, заданный в виде текстовой строки и заменить указанную строку новым текстом.

Меню Правка – Найти - Диалоговое окно Найти и заменить, (или нажимают сочетание клавиш Ctrl+F)

Вводят фрагмент разыскиваемого текста, затем используют поле Заменить. Если замену нужно произвести во всем документе, можно сразу щелкнуть по кнопке Заменить все.

Отмена действия ошибочных команд

Человеку, как известно, свойственно ошибаться, и работа в текстовом редакторе не является исключением. Ошибки, приводящие к потере больших фрагментов текста, могут потребовать значительного времени на их исправление, а если оригинал текста не сохранился, то трудности могут быть непреодолимыми.

Word обеспечивает своего рода страховку от подобных ошибок. Он позволяет отменять действие ошибочных команд и восстанавливать состояние документа, предшествующее неправильным операциям.

Отмена производится командой меню Правка – Отменить ввод или кнопкой на панели инструментов или сочетанием клавиш Сtrl +Z(я).

Серия отмен позволяет отменить действие нескольких предыдущих команд. Для отмены нескольких последних команд можно также щелкнуть на раскрывающей кнопке рядом с кнопкой Отменить.

Если операция отменена по ошибке, то можно ее вернуть с помощью меню Правка – Повторить ввод (тоже со списком).

Если кнопка не выделена цветом, то она неактивна.

Оформление страницы документа

А) разметка страницы

Предполагаем, что для печати используется стандартный лист бумаги, который называется А4 (210х297). Он может располагаться по вертикали (книжный) и по горизонтали (альбомный), выбирается в меню Файл – Параметры страницы – Размер бумаги. Внешний вид создаваемой страницы отображается в демонстрационном окне. Границы текста устанавливаются там же.

Кроме того, с помощью линейки. Если одновременно с перемещением треугольника нажать клавишу Alt, на горизонтальной линейке возникает цифровая отметка, с помощью которой можно контролировать изменение длины полей и строки страницы.

Б) вставка номеров страницы

Перед печатью документа его страницы надо пронумеровать. (меню Вставка – Номера страниц – на вкладке указать положение номера на странице (вверху или внизу), а в списке Выравнивание выбрать смещение (по центру, влево, вправо и т. д.). В демонстрационном окне выбранное положение номера отмечается маленьким черным квадратиком.

Если вы не хотите печатать номер на первой странице документа, выключите поле – Номер на первой странице, нажмите ОК.

Для номеров страницы предусмотрен стиль оформления (нажать кнопку Формат).

Например, многие авторы предпочитают включать в номер страницы обозначение главы: 2-139, 4-18 и т.д.

В) колонтитулы

Колонтитул – это поле, находящееся за границами печати. Колонтитул, который вы можете набрать на любой станице документа, будет воспроизведен на всех страницах или на части страниц.

Для вставки колонтитула выбрать меню Вид – Колонтитулы – появится панель Колонтитулы, а поля колонтитулов обрамляются штриховой рамкой.

Для переключения между нижним и верхним колонтитулом применяются кнопки Верхний и Нижний.

Вы имеете возможность набирать в колонтитуле обычный текст, а некоторые «стандартные» элементы (дату, время, номера страниц) – посылать в колонтитул с помощью панели инструментов.

Чтобы вернуться в основной режим, на панели инструментов нажать кнопку - Закрыть.

Колонтитулы можно форматировать как обычный текст.

Г) вставка сносок Сноска – структурный элемент документа, примечание к какому-либо термину

основного текста, которое можно поместить либо в нижней части текущей страницы, либо в конце документа.

Для вставки сноски установите курсор справа от поясняемого термина и выберите команду Вставка – Сноска.

Раскрывается диалоговое окно, в котором в группе полей выбора - Вставка - выбрать положение в низу страницы или в конце документа,

в группе полей выбора Нумерация – указать способ нумерации данной сноски – автоматический или по выбору пользователя.

При автоматической нумерации Word помечает сноски порядковыми номерами, начиная с 1; каждый номер будет напечатан в виде верхнего индекса справа от поясняемого термина.

Если вы хотите отметить сноску, скажем «*», щелкните на поле Формат номера и укажите на «*» (или другой символ).

Д) разрыв страницы

Часто при подготовке документов возникает необходимость начать печать того или иного раздела с новой страницы, независимо от степени заполнения предыдущей страницы. Word позволяет установить принудительный переход на другую страницу.

Установите курсор в строке, на которой печать текущей страницы должна быть завершена, выберите в меню Вставка – Разрыв.

Линия разрыва страницы будет отображаться на экране пунктирной чертой

Е) форматирование оглавления

Word предусматривает несколько способов автоматического составления оглавления документа. Предполагается, что заголовки форматируются в уже набранном тексте.

Порядок действий.

•Выполните команду меню Вид – Структура или на горизонтальной полосе прокрутки выберите Режим структуры. На экране появится панель инструментов:

•Перемещаясь по документу, проведите «разметку» документа: поместите курсор внутри абзаца, который вы хотите объявить заголовком. Щелкнув по левой кнопке ←, вы присвоите абзацу статус заголовка первого уровня. Щелкая по кнопке →, вы присваиваете заголовку статус второго,

третьего и т.д. уровней. Щелчок на кнопке с двойной стрелкой, направленной вправо, лишит абзац всех «титулов» и превратит его в простой текст.

Ж) буквица

Буквица – отдельно стоящая большая буква, она может быть расположена в тексте и на поле, отдельно от текста.

тобы напечатать буквицу, нужно выполнить команду Буквица в меню Формат.

образцу, а также применением наперед заданных стилей форматирования. Форматирование по образцу - установите курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования, и щелкните на кнопке Формат по образцу. (Форматная кисть). Далее щелкните на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть точно так же, как выбранный в качестве

образца.

Если требуется изменить формат нескольких абзацев, надо дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу. После внесения всех необходимых изменений, надо еще раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу или нажать клавишу Esc.

Стиль форматирования

Стиль форматирования – это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца.

Стили перечислены в раскрывающемся списке СтильФормат. Для форматирования абзаца:

•щелкните на поле Стиль в меню Формат;

•нажмите клавишу Создать и введите название нового стиля, например, Стиль1,

•щелкнуть в окошко Добавить в шаблон. Здесь - описание стиля абзаца. Изменение стиля:

•выберите команду Стиль в меню Формат;

•выберите стиль в поле Стили и нажмите кнопку Изменить, нажмите кнопку Формат, а затем выберите атрибут, например Шрифт или Нумерация, который требуется изменить.

Создание форм и бланков

Анкеты, опросные листы и многие другие документы представляют собой бланки, предназначенные для заполнения и последующей обработки. Часто бланк также называют формой.

Программа Word позволяет создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на компьютере.

Электронный бланк используется многократно. Поэтому он создается не как обычный документ, а как шаблон.

Шаблон является основой для других документов, а сам остается неизменным.

Работа с версиями документа

Если после редактирования документа сохранить его в том же файле, исходная информация утрачивается навсегда. Если сохранить документ в новом файле, возникает «параллельный» файл, у которого есть общее содержание с исходным файлом, но нет удобной связи с ним. Word предоставляет особую возможность сохранения документов. Ее суть в том, что несколько версий документа можно сохранить в одном файле.

Чтобы сохранить новую версию документа в том же файле, надо дать команду Файл-Сохранить, как и в диалоговом окне Сохранение документа щелкнуть на кнопке Сохранить версию. При этом открывается диалоговое окно Сохранение версии.

Просмотр имеющихся версий документа выполняют с помощью команды Файл-Версии. При этом открывается диалоговое окно Версии документа.

Сохранение нескольких версий документа не позволяет следить за изменениями, произведенными в документах, поодиночке. Для этого в программе есть специальный режим работы — режим исправлений. Его включают щелчком правой кнопкой мыши на индикаторе ИСПР в строке состояния и выбором в контекстном меню пункта Исправления.

В режиме исправлений измененный текст помечается ярким цветом. Дополнения изображаются подчеркнутыми, а удаленный текст выглядит зачеркнутым.

Регистрация изменений обычно нужна в тех случаях, когда кто-то должен «одобрить» внесение предлагаемых изменений в документ. Чтобы принять исправления или отказаться от них, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на индикаторе ИСПР в строке состояния и выбрать в контекстном меню пункт Принять/отклонить исправления.

Работу с исправлениями ведут в диалоговом окне Просмотр исправлений. Кнопки Найти позволяют перейти к очередному исправлению. Кнопки Принять и Отказаться служат для внесения или отмены выбранных исправлений.

Вставка гипертекста

Гипертекст – это технология, обеспечивающая хранение текстового и графического материала и возможность быстрого доступа к разным частям текста. Текст понимается широко, включает графические изображения.

Данная технология обеспечивается компьютером и специальными программами.

Для создания гиперссылки нужно выделить текст или графический объект, который предполагается использовать как гиперссылку, выполнить команду Вставка-Гиперссылка. В появившемся диалоговом окне указать адрес файла,

Web-страницы, электронной почты или фрагмента текста, куда должна указать гиперссылка.

7.2. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР. Назначение и основные возможности

Электронные таблицы

Часто обрабатываемую информацию нам приходится представлять в виде таблиц. Например, вам необходимы деньги на приобретение радиоаппаратуры или для других целей. Вы нашли спонсора, но он может вам предоставить не деньги, а товар, который вам нужно реализовать и заработать деньги. Что вы делаете? Берете большой лист бумаги, карандаш и начинаете составлять таблицу. (табл.7.2.)

При этом часть ячеек содержит исходную или первичную информацию, а часть производную. Производная информация является результатом различных арифметических и иных операций, совершаемых над первичными данными. Итак, подсчитав результат: 10040 руб., вы увидели, что до требуемых 15000 руб. не хватает 4460 руб. Вы берете ластик и начинаете стирать какие-то графы и заново считать. Таким образом, можно долго стирать считать, пересчитывать, потратив много сил и времени.

Большое количество первичных и производных данных приходится обрабатывать при различных учетных операциях, - при поступлении товаров в магазин, при проведении банковских операций с различными счетами и т.д. Поэтому автоматизация такого рода операций значительно повышает качество и эффективность расчетов.

Для решения задач, которые можно представить в виде таблицы, разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами (ЭТ) или табличными процессорами.

Любая программа обработки ЭТ позволяет мгновенно производить расчеты, как только в клетки таблицы будут занесены значения и заданы расчетные формулы. Иными словами, после корректировки значения в одной клетке немедленно пересчитываются значения во всех клетках, связанных с ней.

Одна из целей применения ЭТ состоит в том, чтобы видеть как та или иная операция влияет на конечный результат.

Области применения ЭТ весьма велики. ЭТ ориентированы в основном на решение экономических задач, при решении различных финансовых и бухгалтерских задач, при расчете заработной платы. Однако заложенные в них инструментальные средства позволяют успешно решать инженерные задачи (подсчет результатов соревнований, расчет средней температуры, в повседневной жизни для учета и расходования средств).

ЭТ используются в компьютерной технологии около 20 лет. В 80-х годах в нашей стране применялись ЭТ, работающие под ДОС (Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development и SuperCalc фирмы Computer Associates). На современных машинах чаще применяются ЭТ, работающие под управлением Windows, причем в нашей стране наиболее популярны Quattro Pro фирмы Novell, Microsoft Excel и ЭТ, входящие в состав Microsoft Wosks. Технологию работы с ЭТ будем рассматривать на примере табличного процессора Microsoft Excel.

7.2. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР. Ввод чисел, формул и текста

Программа Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и работает под управлением Windows. Запускается программа двойным щелчком мыши с рабочего стола или с помощью кнопки Пуск–Программы-MS Excel. После запуска программы появляется расчерченная таблица. Окно программы имеет внешний вид такой же, как и все приложения Windows, т.е. имеет строку заголовков, панель инструментов, строку состояния. Кроме того, здесь есть строка формул, в которой отображаются формулы для расчета данных.

Документом (т.е. объектом обработки) является файл с произвольным именем и расширением .XLS. В терминологии Excel такой файл называется Рабочей книгой. В каждом файле может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. (Лист 1, Лист 2, и т.д.)

ЭТ состоит из 65536 строк и 256 столбцов, размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы от 1 до 65536, (первый столбец называется заголовком строки), а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A,B,…., Z, AA, AB,…, IV.(Первая строка называется заголовком столбцов). На пересечении столбца и строки располагается Ячейка.

В любую ячейку можно ввести исходные данные: число, текст, а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.

Для указания на конкретную ячейку используется адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка (например, A1, F8, AB4 и т.д. или блок ячеек А7:Е7,

А7;Е7)

Для того чтобы ввести текст в одну из ячеек, необходимо ее выделить и сразу же, не дожидаясь курсора «писать». Адреса ячеек можно набирать на верхнем и нижнем регистре, но обязательно латинскими буквами.

При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода: Х – красный крестик (ввод

прекращается, и данные, поступившие в ячейку, удаляются), √ – зеленая галочка и значок «fx» (мастер функций).

После ввода данных в ячейку, их необходимо зафиксировать, т.е. дать понять программе, что ввод информации в эту ячейку закончен. Зафиксировать данные можно одним из следующих способов:

•нажать клавишу Enter,

•щелкнуть по кнопке с галочкой «√»,

•щелкнуть мышью по другой ячейке,

•воспользоваться кнопками управления курсором.

Для редактирования содержимого ячейки нужно щелкнуть по ячейке, в строке формул исправить надпись, а затем нажать Enter (или двойной щелчок по ячейке – попадаем в режим редактирования всей ячейки, текстовый курсор при этом находится внутри ячейки, или нажать F2). После редактирования – зафиксировать данные.

В любую ячейку ЭТ можно ввести:

•число (пример, 243 -564,2 +435,897 или в экспоненциальной форме 4,89+04), большое число отображается «# # # # #»;

•формулу (начинается со знака «=»);

•текстовую информацию (если вводимый текст превышает ширину столбца, то он занимает следующие ячейки, если они пусты. Если ячейки заняты, текст обрезается визуально, а в памяти ячейки хранится);

•графическую информацию;

•видео и т.д.

7.2. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР. Основные операции над объектами

Внимание!!! Преобразование данных осуществляется только над выделенными объектами.

Выделение

А) Выделение ячейки – переход в нее с помощью клавиатуры или мыши. Выделенная ячейка окаймлена рамкой, в правом нижнем углу которой есть маленький черный квадрат – маркер заполнения.

Содержимое ячейки отражается в строке формул.

Б) Выделение строки/столбца – щелчок на номере/букве строки/столбца. Вся строка/столбец закрашивается в темный цвет, кроме первой ячейки. У правого нижнего угла бордюра появляется маркер заполнения, выполняющий ту же роль по отношению ко всей строке, что маркер отдельной клетки таблицы.

В) Выделение всего листа – щелчок по заголовку таблицы. Весь лист, кроме клетки А1, закрашивается в темный цвет.

Г) Выделение блока – установить курсор в любом из 4-х углов блока, далее, удерживая нажатой кнопку мыши, отбуксировать в противоположный угол.

Можно это сделать с помощью клавиш управления курсором при нажатой клавише Shift.

Д) Выделение несмежных областей листа – аналогично предыдущему действию, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

Е) Выделение нескольких листов книги – щелчки на вкладках листов при нажатой клавише Shift, для несмежных листов – Ctrl.

Перемещение

Приблизить указатель мыши к любой границе выделенного блока (при этом указатель мыши – пустотелая стрелка) и, удерживая нажатой кнопку мыши, отбуксировать блок в нужное место.

Копирование.

Аналогично перемещению, но с удерживанием клавиши Ctrl (при этом рядом с указателем-стрелкой появляется маленький знак плюс+). Копирование/перемещение данных на другие листы – аналогично при нажатой клавише Alt/Ctrl.

Автозаполнение

Если в некоторой ячейке содержится числовая константа и при буксировке за маркер заполнения удерживать Ctrl, то копируемая числовая константа получит единичное приращение (если выделить две ячейки, не надо удерживать Ctrl). Этот механизм удобен, если необходимо пронумеровать элементы данных (строка 1) или в других случаях. Рассмотрим некоторые из них. (Табл.7.3).

Используя механизм автозаполнения, легко вводить даты (строка 2), для дат могут быть построены последовательности, отстоящие друг от друга на один месяц (строка 3).

Реализовать арифметическую прогрессию можно с любым шагом (строка 4) (выделяются две смежные ячейки).

Эффект заполнения наблюдается и с символьными данными, содержащими числа, находящимися в начале или в конце текста (строка 5).

Подобное копирование возможно и для текстов, находящихся в так называемых списках. (строки 6 и 7).

Для удобства пользователя возможно создание собственных списков, например, перечня студентов группы. Для этого нужно через меню Сервис-

Параметры-Списки внести элементы нового списка или импортировать их непосредственно из рабочего листа (строка 8).

Другой инструмент управления заполнением клеток доступен, если буксировать маркер при нажатой правой кнопке. После ее отпускания появится контекстное меню, где пользователь может выбрать способ и содержание заполнения выделенных клеток.

Очистка и удаление.

Эти термины имеют различный смысл.

Очистка освобождает блок от находящихся в нем данных (нажать Delete). При этом не происходит освобождения ячеек от занесенных в них форматов и элементов оформления (рамок, заливок, объединения и др.). Чтобы наряду с данными убрать все это, выбрать Правка-Очистить-Все.

Удаление означает физическое удаление самого объекта. Можно удалить блок, стоку, столбцы и т. п. При этом удаленные объекты замещаются соседними. Удаление выполняется нажатием клавиш Ctrl-Минус (или контекстное меню – Удалить). При этом появляется окно диалога Удаление ячеек, где можно выбрать способ удаления и замещения: со сдвигом влево, со сдвигом вверх.

Вставка элементов таблицы.

А) Пустой строки/столбца. Выделить сколько нужно и нажать Ctrl-Плюс. Б) Ячейки/Блока. Аналогично.

В) Самый простой способ вставки – отбуксировать в желаемом направлении маркер заполнения, удерживая Shift, при этом курсор приобретает вид .

Отмена неправильного действия.

Нажать клавиши Ctrl+Z, или кнопки Отменить ввод на панели инструментов.

Управление размером строк и столбцов.

Изменить ширину столбца или высоту строки - установить указатель мыши на правую границу заголовка столбца или нижнюю границу заголовка строки и мышью переместить методом "Drag-end-Drop". При этом в поле имени высвечивается текущая ширина столбца (высота строки) в соответствующих единицах. Ширина столбца измеряется в символах (например, ширина 8,5 означает, что в ячейку можно ввести ~8,5 символов стандартного шрифта). Ширина столбца - от 0 до 255 символов. Высота строки измеряется в пунктах от 0 до 409.(1 пункт ≈ 0,3 мм).

Для задания точного размера столбца или строки нужно выделить хотя бы одну ячейку и в меню Формат-Столбец-Ширина или Формат-Строка-Высота указать точный размер.

Подгонка ширины столбца.

Ручная и мышью: установить на границе столбца и сделать двойной щелчок.

Скрытие столбцов/строк. Выделить и мышкой стянуть.

Отобразить снова – выделить два соседние и Формат-Столбец-Отобразить.