ftd

Создать такие документы можно с помощью текстового процессора, где выполняются следующие действия:

ввести текст уведомления без конкретных данных. (Назовем этот документ-шаблон именем Уведомление.doc).

через меню Сервис-Слияние вызвать окно Слияние, где соединить текст уведомления с данными из таблицы.

Здесь мы имеем дело с тремя объектами: (рис. 7.53):

Рис. 7.52. Окно Слияние

−Основной документ – документ Word с текстом уведомления (у нас файл Уведомление.doc).

−Источник данных – таблица Excel с данными о фирмах-должниках (файл Клиенты.xls)

−Объединение – готовый документ, в котором соединяется текст уведомления с конкретными данными должников:

1 этап. Создание текстового документа (Щелчок по кнопке Создать).

Появляется список-меню - тип будущих серийных документов:

•документы на бланке (документы располагаются на разных листах),

•наклейки (формируются адресные наклейки на конверты),

•конверты (формируются надписи на конвертах),

•каталог (документы выводятся на листе непрерывно),

•преобразовать в обычный текст (шаблон преобразуется в обычный текст).

Мы выберем пункт Документы на бланке (или Письма), поскольку это

официальные письма, которые возможно будут печататься на бланке.

Далее выбираем Активное окно, поскольку документ Уведомление нами уже открыт.

2 этап. Задание источника данных

Щелчок на кнопке Получить данные откроет меню, в котором выберем пункт Открыть источник данных.

Вответ Excel предъявит окно Открытие источника данных, где нужно задать тип, соответствующий файлам Excel, после чего открыть файл Клиенты.xls.

Через специальное окно Excel запросит диапазон данных на рабочем листе, который будет принимать участие в формировании серийных документов. Выбираем область по имени DOLG.

Покидаем окно Слияние и возвращаемся в Основной документ. Обнаруживаем новую панель управления слиянием документов.

Кнопка-меню Добавить поле слияния используется для того, чтобы вставить

всоответствующие места текста основного документа необходимые данные – поля Фирма, Директор, Дата, Сумма и Срок.

С помощью кнопки Добавить поле Word можно осуществить некоторое «программирование» вывода.

Внашем случае нужно предусмотреть «Уважаемый» и «Уважаемая». Для этого воспользуемся конструкцией анализа условий вида IF…THEN…ELSE, которая выведет нас в специальное окно задания критерия выбора и реакций на него системы: ЕСЛИ пол=”М”, то “Уважаемый”, ИНАЧЕ “Уважаемая”.

Содержание основного документа со всеми подробностями можно увидеть, если отобразить все поля со всеми подробностями с помощью клавиш ALT+F9. Обратный переход аналогично.

Кнопка Поля/Данные позволяет перейти в режим просмотра основного документа с конкретными данными.

| 1 | эти кнопки дают возможность перемещаться внутри источника данных (в нашем случае внутри таблицы Клиенты)

В маленьком окошечке показывается номер предъявляемой строки внутри диапазона DOLG

3 этап. Завершение процесса. Вернемся в окно Слияние для завершения процесса генерации серийных документов.

Поскольку уведомление нужно посылать не всем клиентам, а только тем, у кого истек срок кредита и у кого долг больше 10 тыс. руб., нам нужно еще выполнить отбор записей для писем.

Заметим, что в разделе Объединение окна Слияние появилась кнопка Отбор записей, с помощью которой мы отфильтруем желаемое подмножество.

Щелчок по ней вызовет окно Отбор записей, где выберем одноименную вкладку и введем критерий отбора (в нашем случае «Срок»>0 И «Сумма» >10). Этот критерий в принципе может быть достаточно сложным (до 6-ти условий, связанных функциями И/ИЛИ). Одновременно здесь же (вкладка Сортировка записей) возможна и сортировка на глубину до трех уровней.

Если выбрать Новый документ, формируется файл с именем Формы1.doc, где на каждом листе будет представлено одно уведомление.

Далее их можно печатать, вложить в конверты и отправить адресатам. Графически процесс формирования серийных документов иллюстрирует

рис.7.54.

Рис. 7.54. Иллюстрация процесса создания серийных документов

7.3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. Общие сведения

В мире существует немало различных СУБД. Многие из них являются специализированными языками программирования, с помощью которых можно создавать различные структуры. К таким языкам относятся Clipper, Paradox, FoxPro и др.

Необходимость программировать всегда сдерживала широкое внедрение баз данных в малом бизнесе. Крупные предприятия могли позволить себе сделать заказ "под себя". Малым предприятиям это было не под силу.

С появлением программы Access, входящего в состав MS Office положение изменилось. Обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. Дополнительным достоинством ее является интегрированность с другими программами пакета Office. Данные, созданные в

разных приложениях, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

7.3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. Объекты Access

Шесть вкладок окна Access представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа:

Таблицы - основные объекты БД. В них хранятся данные

Запросы - специальные структуры, предназначенные для обработки БД. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

Формы - это объекты, с помощью которых в базы вводят новые данные или просматривают имеющиеся

Отчеты - это формы "наоборот". С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с БД производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic Если стандартных средств Access не хватает для удовлетворения требований заказчика, программист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули.

7.3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. Таблицы

Структура таблицы и типы данных.

Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки - записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе БД. Например, запись о студенте может содержать фио, № зачетной книжки и тд.

Поля.

Поля – основные элементы структуры базы данных При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить

названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры, т.е. свойства полей.

Основные свойства любого поля:

Длина. Она выражается в символах или, что то же самое, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Мы знаем, что символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что длина поля измеряется в байтах.

Имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем, поскольку компьютер запутается в их содержимом. Каждому полю присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов.

Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

Типы полей:

Текстовые (значение по умолчанию). Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, №телефона. Максимальный размер равен 256 символов.

Числовые. Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов. Для числового поля кроме размера может задаваться еще размер десятичной части числа.

Дата/время. Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год. включительно.

Денежные. Из названия понятно, какие данные в нем хранят. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. В этом случае компьютер отображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, фунты и пенсы, доллары и центы и т.д.

Логическое поле. Служит для ввода логических данных, имеющих только два значения (Tru/False, Да/Нет)

Поле объекта OLE. Предназначено для хранения картинок, музыкальных клипов и видеозаписи.

Поле MEMO. В нем можно хранить комментарии; до 65 535 символов. Особенность его состоит в том, что реально большие тексты (данные) хранятся не в поле, а в другом месте, в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.

Счетчик. Это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращивания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число на единицу больше, чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записи.

Гиперссылка. Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Чтобы вставить гиперссылку в поле – выполнить команду Вставка-Гиперссылка.

Мастер подстановок. Создает поле, в котором предлагается выбор значения из списка или поля со списком, содержащего набор постоянных значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля.

Поля уникальные и ключевые

Создание базы данных всегда начинается с разработки структуры ее таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, базу делают из нескольких таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно.

Для того чтобы связи между таблицами работали надежно и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля.

Уникальное поле - это поле, значения в котором не могут повторяться.

Если из таблицы ПРОКАТ известно, что клиент Новиков просрочил возврат взятого диска, то он должен уплатить штраф. Но в таблице КЛИЕНТ может оказаться несколько разных Новиковых, и компьютер не разберется, кто же из них должен платить штраф. Это означает, что поле Фамилия не является уникальным и поэтому его нельзя использовать для связи между таблицами. Поле номера телефона - более удачный кандидат на звание уникального поля, но, и одним телефоном могут пользоваться несколько разных людей.

Если ни одно поле таблицы не приемлемо в качестве уникального, его можно создать искусственно. Например, создать поле Шифр, которое образовано первыми тремя буквами фамилии и последними двумя цифрами телефона.

Скорее всего, поле Шифр окажется уникальным, и проблем со связями между таблицами не возникнет. Но было бы неплохо, если бы компьютер мог просигнализировать в том случае, если вдруг записи в этом поле повторятся. Для этого существует понятие ключевое поле.

При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями ПК работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таки полям. Ключевое слово - очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключом. Если при создании таблицы автор не задал ключевое поле, система управления базой данных вежливо напомнит о том, что поле первичного ключа не помешает. (! КЛЮЧЕВЫЕ ПОЛЯ НЕ ЗАДАНЫ). В качестве первичного ключа в таблицах используют поле, имеющее тип Счетчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически.

Создание таблицы

В Access существует 4 способа создания пустой таблицы:

1.использование мастера БД для создания всей БД, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер создает новую БД, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую БД,

2.мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты,

3.ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются, и каждому полю присваивается определенный тип данных и формат,

4.определение всех параметров макета таблицы в режиме Конструктора. Независимо от метода, примененного для создания таблиц, всегда имеется

возможность использовать режим Конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей и т.д. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать ту структуру, которая нам нужна, поэтому далее рассмотрим именно этот метод.

Особенности таблиц баз данных

Прежде чем приступить к изучению приемов работы с таблицами, надо обратить внимание на одну особенность всех баз данных, связанную с сохранением информации. Обычно с документом в программах можно делать все, что угодно, пока не настала пора его сохранять. Испортив неаккуратными действиями исходный документ, можно отказаться от его сохранения и вернуться к работе с прежней копией. В базах данных это не так.

Таблицы баз данных не являются самостоятельными документами. Сама база это документ. Ей соответствует файл на диске, и можем сделать его копию. Структура таблиц - тоже документ. В некоторых системах (например, в Access) такого файла нет, но структура таблиц входит в состав общего файла базы данных наряду с запросами, формами, отчетами и другими объектами. При изменении структуры таблицы система управления базой данных всегда выдает запрос на сохранение изменений.

Содержание таблиц - это совсем другое дело. Его нельзя сохранить принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени. Этот режим означает что, пока мы работаем с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немедленно записываются на жесткий диск. Поэтому, экспериментируя с таблицами, надо знать, что все изменения, которые вносятся в их содержание, имеют необратимый характер. Нельзя что-то изменить, удалить, а потом отказаться от сохранения и вернуться к исходному варианту. Эта особенность СУБД требует аккуратного отношения к таблицам и, для экспериментов надо создавать отдельные копии базы или таблицы и работать с ними.

Надежность баз данных имеет особую важность. Последствия утраты документа, созданного в текстовом или графическом редакторе, можно оценить затратами времени, необходимого для его восстановления. Утрата базы данных может привести к остановке целой отрасли промышленности и иметь глобальные последствия. Существуют базы данных, от которых зависит движение транспорта, работа банков и промышленных предприятий. Есть базы, содержащие жизненно важные сведения медицинского характера

Создатели СУБД не могут полагаться на то, что конкретный пользователь не забудет своевременно дать команду Сохранить. Они учитывают и то, что во время работы может произойти аварийное отключение электричества. Ни при

каких условиях информация не должна теряться, поэтому все изменения немедленно и автоматически сохраняются.

Ввод данных в ячейки таблицы

Ввод производится обычным способом – переводим курсор в нужную ячейку, т.е. делаем ее активной, и вводим в нее данные в соответствии с типом данных. Счетчик не требуется, т.к. значения в этом поле появляются автоматически. Для редактирования ячейки –F2 или двойной щелчок. Особенность – для некоторых типов данных Аccess автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если ввести букву в ячейку с числовым типом Ассess выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не исправите.

Можно использовать удобный инструмент при вводе – параметр Значение по умолчанию (находится на вкладке Общие). Здесь можно задавать данные, которые Ассess будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений одинаковы и лишь некоторые отличаются. Например, должность большинства преподавателей – доцент. Если ввести это слово в строку параметра по умолчанию, то все ячейки поля Должность примут значение Доцент, и надо лишь изменить некоторые.

Данные можно вводить и копировать их из одной ячейки в другую стандартными средствами.

Для каждого типа данных (кроме поля Счетчик) предусмотрено пустое (нулевое) значение. 2 типа: пустые (Null) значения и пустые строки. Если Null – данные для него существуют, но пока не известны. Если пустая строка (два знака прямых пустых кавычек “”), то данные не существуют вовсе. Ассess позволяет обрабатывать пустые значения.

Редактирование данных обычным способом. Найти нужную запись – меню Правка-Найти. Потом Заменить.

Связанные таблицы

Ранее приведенные примеры можно считать простейшими базами данных, но на самом деле это совсем не базы, а только таблицы. Если бы информация хранилась в таких простых структурах, то можно было бы обойтись без специальных систем управления базами данных. На практике приходится иметь дело с более сложными структурами, которые образованы из многих связанных таблиц.

Базы данных, имеющие связанные таблицы, называют также реляционными базами данных. Разделение на связанные таблицы не только удобно, но иногда необходимо.

7.3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. Обобщенная технология

работы с БД

Каждая СУБД имеет свои особенности, которые необходимо учитывать. Однако, имея представление о функциональных возможностях любой СУБД,

можно представить обобщенную технологию работы пользователя в этой среде. Основные этапы работы с СУБД можно представить в виде схемы: (рис. 7.55).

7.3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. Создание структуры таблицы БД

Создание любой базы данных начинается создания структуры таблицы. Для создания новой базы данных:

•загрузите Ассеss, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

•в окне «Файл новой базы данных» задайте имя вашей базы (пункт Имя файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Ассеss предлагает вам имя базы db1, а тип файла — Базы данных Ассеss. Имя задайте, например, Prepod, а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

•щелкните по кнопке Создать.

Создание структуры таблиц БД

↓

Ввод и редактирование данных в таблицах БД

↓

Обработка информации базы данных

На основе На основе запросов программы

↓

Вывод информации из БД

Рис. 7.51. Обобщенная технология работы БД

Для создания структуры таблицы:

•в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке Создать;

•в окне «Новая таблица» выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме Конструктора, в котором следует определить поля таблицы;

•для определения полей таблицы введите в строку столбца «Имя поля» имя первого поля (например, Код преподавателя);

• в строке столбца «Тип данных» щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Ассеss.

Тип поля Счетчик, как правило, используют в качестве ключевого поля для последующей связи между таблицами. Для однотабличной базы данных его можно не задавать.

Заполнение строки столбца «Описание» необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Все остальные поля таблицы базы данных заполняются аналогично. Необходимо обратить внимание на вкладку Общие в нижней части экрана, а

именно на пункт Размер поля. Ассеss предлагает по умолчанию длину 50 символов. Например, если вы вводите в следующем поле имя Фамилия, то вряд ли поле «Фамилия» будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. Не бойтесь ошибиться — в дальнейшем можно скорректировать длину поля.

Для числового типа Ассеss предлагает Длинное целое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) — тогда надо выбрать Целое, либо дробные числа — тогда надо выбрать С плавающей точкой. Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные. В результате таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится.

При формировании структуры можно сразу же ввести ограничения на данные. Например, если данные, вводимые в поле «Должность»; должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент, то:

•в верхней части окна щелкните по полю «Должность»;

•в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

•щелкните по кнопке «…» для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

•в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке «Or» (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент, щелкните по

кнопке «ОК» Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения.

Если мы захотим выдать сообщение об ошибке, которое будет появляться на экране при вводе неправильных данных (например, в поле «Должность»), в строке Сообщение об ошибке, нужно записать текст предложения, которое должно появляться. (например, «Вы неправильно ввели данные, попробуйте еще раз»).