Эффективные технологии менеджмента

Рис.7. Форма документа «Экзаменационный лист»

Рис.8. Информация о студентах и абитуриентах

Базы данных позволяют облегчить работу любого пользователя, любой организации. Стало доступным за короткий период времени осуществлять поиск, отбор, отображение интересующей вас информации с помощью разнообразных и доступных, в настоящий момент, приложений.

140

Использование баз данных сопровождается удобством, каждая операция понятна и доступна. Любой новичок сможет разобраться с данной работой и успешно выполнять свои функции.

Библиографический список

1.Официальный сайт 1С: Предприятие – [Электронный ресурс] –

Режим доступа: http://v8.1c.ru/

2.Сайт дистанционного обучения – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://information-systems.jimdo.com/

УДК 004.67

ПРИМЕНЕНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В УСЛОВИЯХ ДИНАМИЧНО

МЕНЯЮЩЕГОСЯ БИЗНЕС-ОКРУЖЕНИЯ

Я.И. Вепринцева, С.А. Курчатова, А.Г. Шепталин

В работе исследуется роль документов, как части информационных ресурсов предприятия, основные группы и подходы к решению проблемы их неэффективного использования. В частности, рассмотрено применение безбумажных технологий, концепции их использования и принципы построения. Определена роль СЭД на предприятии, ее возможности и используемые программные технологии.

Ключевые слова: электронный документ, информационные технологии, безбумажные технологии управления, системы управления документами, системы электронного документооборота, WorkFlow, DMS, Groupware.

С переходом к постиндустриальному этапу развития экономики и информационному обществу информация становится одним из важнейших производственных ресурсов. Ее объем постоянно растет, что приводит к усложнению информационных систем, необходимых для получения, хранения, обработки информации. В настоящее время условия, в которых работают предприятия и организации, характеризуется высокой степенью изменчивости внешней и внутренней среды. Это приводит к тому, что требования к функциональности и качеству информационных систем организаций подвержены постоянным изменениям, вызванным следующими факторами:

перемены во внутренней и внешней среде;

141

развитие технологий;

изменения законодательства;

социальные изменения.

Информационные ресурсы – это общий объѐм данных и знаний, циркулирующих на предприятии, входящих в него и исходящих из него, материализованных на каком-либо носителе. Для эффективного использования информационных ресурсов, необходимо их собирать, обрабатывать, передавать, накапливать, систематизировать, хранить, защищать и пр.

Одной из наиболее значимых для бизнеса и объемных частей информационных ресурсов предприятия являются документы. Они сопровождают все бизнес-процессы и обеспечивают поддержку принятия управленческих решений. Документы управления отражают производственные, хозяйственные, финансовые и прочие операции, которые выполняются в ходе функционирования предприятия. К таким документам относятся плановые, аналитические, бухгалтерские, статистические, маркетинговые, логистические, проектно-конструкторские и технологические (трудовые, материальные и технологические нормы) и др.

Организационно-распорядительные документы подразделяются на четыре основные группы:

организационные (задачи и цели предприятия, структура предприятия, штатное расписание, устав предприятия, положения и т.д.);

распорядительные (приказы, предписания, распоряжения, инструкции и пр.);

справочные (письма входящие и исходящие, акты, справки, договоры и др.);

прочие (патентная, юридическая и прочая документация).

Сегодня бизнес сталкивается с ростом количества и многообразия документов. Неточности, нарушения сроков в работе с документами, утечка информации в условиях рыночной экономики и усиливающейся конкурентной борьбы могут значительно повлиять на деятельность предприятии (вплоть до банкротства). Кроме того, бизнес должен успешно адаптироваться к динамично меняющемуся окружению для того, чтобы эффективно сдерживать натиск конкурентов и выполнять требования контролирующих органов. Поэтому руководство компании стремится, вопервых, реструктурировать системы управления и совершенствовать деловые процессы, а, во-вторых, уменьшить поток бумажной информации, снизить затраты на обработку данных, повысить эффективность управления информацией.

Для решения этих проблем информационные технологии предлагают:переход к безбумажной технологии управления;

142

реинжиниринг бизнес-процессов.

В данной статье будет раскрыто содержание первого подхода – применение безбумажной технологии управления, которая включает в себя следующие концепции:

I.Переход к электронным документам, которые помогут:

увеличить производительность множества приложений, используемых в конкретном бизнесе;

уменьшить требования к размерам накопителей;

сократить или полностью искоренить проблему неправильного размещения документов.

II. Создание Систем Управления Документами (СУД), которые основываются на сборе, хранении, поиске и распространении электронных документов.

Основные задачи, решаемые СУД:

перевод бумажных документов в электронный вид;

перехват создаваемых электронных документов из всех источников поступления:

o сообщения, пришедшие через факс;

o входящие и исходящие сообщения, поступающие из электронной почты;

o документы, отправляемые на печать или отправляемые по факсу.

III.Разработка Систем Электронного Документооборота (СЭДО), которая интегрирует все информационные приложения в единую информационную среду [1].

Современные системы электронного документооборота строятся на следующих принципах, позволяющих реализовать процессы работы с документами с минимальными финансовыми и временными затратами, а также осуществлять контроль на всех стадиях жизненного цикла документа:

регистрация документа происходит однократно, это помогает однозначно идентифицировать документ;

постоянство передвижения документа, позволяет в любое время найти ответственного за его исполнение;

возможность одновременного выполнения операций над документом;

единая база документов исключает возможность дублирования;

расширенная система отчетности.

Они затрагивают практически все области деятельности предприятия:

общее делопроизводство: обработка писем и документов, проверка исполнения поручений;

143

кадровое делопроизводство: сопровождение процессов приема на работу и увольнения, отправления сотрудников в командировку, предоставления отпуска и пр.;

архивное делопроизводство: отправка документов в архив, уничтожение документов и дел и т.д.;

коллегиальная работа – автоматизация совещаний и заседаний;

управление взаимоотношений с клиентами[2].

Данные области деятельности в условиях динамично меняющегося бизнес-окружения претерпевают постоянные изменения. Это касается форм документов, процедур их создания, утверждения, исполнения и утилизации и т.д. Кроме того, расширяются функциональные возможности СЭД. Теперь они используются не только для автоматизации документооборота, но и для автоматизации различных бизнес-процессов. Например, обслуживание совещаний, электронные конференции, обработка заявок и т.д.

Это в свою очередь приводит к необходимости тесного взаимодействия систем электронного документооборота с другими информационными системами на предприятии. Система электронного документооборота может:

являться связующим звеном между системами, установленными на предприятии;

объединить все филиалы и головной офис в единое управленческое пространство.

Поэтому одной из проблем, встающих перед предприятиями, внедряющими системы электронного документооборота, становится необходимость ее адаптации к изменениям и преобразованиям бизнеса. Возникает вопрос: «Можно ли внедрять СЭД в условиях быстрого развития компании или динамично изменяющейся внешней среды?»

Ответ на этот вопрос может разным, т.к. преобразования в организации могут быть разными:

разовыми и непродолжительными;

повторяющимися во времени.

В первой ситуации обычно организациям советуют отложить вопрос внедрения СЭД до стабилизации. А вот во второй, наоборот, предлагают внедрить систему, которая быстро адаптируется к изменениям. Например, появление нового филиала, его ликвидация изменение форм документов и маршрутов их согласования легко отражаются в системе с помощью настроек.

Такая легко адаптируемая система электронного документооборота должна включать в тебя три программные технологии:

I. WorkFlow включает в себя инструменты для оценки, модификации и улучшения качества бизнес-процессов, помогая непрерывно

144

модернизировать бизнес-процессы предприятия, содержит средства маршрутизации документов и хорошо интегрируется с другими программными продуктами компании.

II. Document Management System (DMS)позволяет описывать процесс обработки документа и его жизненного цикла, обслуживает базу документов, разрабатывает электронные формы и др.DMS-системы добавляют в СЭД незаменимые функции обработки слабоструктурированных данных.

III. GroupWare создает базы данных для многопользовательского доступа, способствует разработке визуальных представлений информации, интегрируется с электронной почтой и средствами группового планирования [3].

Информационная система, включающая функции Workflow, DMS и Groupware, позволяет приспособить систему электронного документооборота предприятия к различным изменениям бизнесокружения и внутренней среды.

Библиографический список

1.Майкл Дж. Д., Саттон, Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / Майкл Дж. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002.

2.Чернов, В.Н., Системы электронного документооборота / В.Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с.

3.Андреев, В., Приступая к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота – [Электронный ресурс] – Режим доступа: www.http://www.doc-online.ru/a_id/17/

УДК 004.78

ПРИМЕНЕНИЕ ТЕХНОЛОГИИ ЕСТЕСТВЕННОИНТУИТИВНОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С КОМПЬЮТЕРОМ

В РАЗНЫХ СФЕРАХ ЖИЗНИ

Р.И. Гисматуллина, С.А. Тимаева

Статья посвящена возможностям применения естественноинтуитивного взаимодействия с компьютером в разных сферах деятельности человека. Все, что вы делали с помощью компьютера, будет выполнено за счет распознавания лица человека, голоса, жестов. Такое взаимодействие подразумевает

145

использование различных технологий, которые превращают общение с компьютером в интересный процесс.

Ключевые слова: Естественно-интуитивное взаимодействие, компьютер, сенсоры, устройство kinect, умный дом, программное обеспечение, трекинг, медицина, диагностика, образование, служба спасения.

Компьютеры играют важную роль в жизни человека уже с середины двадцатого века, и их популярность возрастает с каждым годом. Если раньше общаться с электронно-вычислительными машинами могли только специалисты, то сейчас компьютеры становятся более дружественными и не требуют серьезной подготовки для работы. Разработчики стремятся сделать взаимодействие с компьютером более естественным для человека и не «забивать» голову техническими сведениями. Этого можно добиться с помощью возможности отслеживания жестов рук и пальцев, перемещений, распознавании голосов, анализа мимики. Например, приложение Siri для iPhone, это интеллектуальный голосовой помощник, собственный секретарь. Программа воспринимает речь, т.е человек сможет спросить о разных вещах, создавать и передавать сообщения, назначать встречи, попросить позвонить кому-либо из телефонного справочника телефона и Siri это выполнит.

Если объединить возможности сенсоров и функции распознавания голоса и эмоций, мы сможем получить совершенно новый инструмент для разработки интерактивных приложений. Такая технология используется в игровой платформе Xbox. Благодаря сенсорам Kinect, созданным корпорацией Майкрософт, можно управлять приставкой с помощью жестов и голосовых команд. Kinect – это горизонтально расположенная прямоугольная коробка, где находятся два сенсора глубины, цветная видеокамера и микрофонная решетка. Устройство следует помещать выше либо ниже экрана. Камера отслеживает до шести человек и распознает различные малозаметные движения. Теперь можно говорить уже о технологиях «умного дома»: не используя дополнительные инструменты, сидя за диваном в гостиной, вы можете голосом активировать телевизор, или другую систему, жестами выбирать нужный телеканал, программу, музыкальное произведение или игру.

Камера содержит (рис.1):

1.Color Sensor – Цветная камера, позволяющая захватывать видео с максимальным разрешением 1280х960 и углом обзора камеры: 57° по горизонтали и 43° по вертикали.

2.Color Sensor – Цветная камера, позволяющая захватывать видео с максимальным разрешением 1280х960 и углом обзора камеры: 57° по горизонтали и 43° по вертикали.

146

Рис.1. Содержание устройства Kinect

3.Color Sensor – Цветная камера, позволяющая захватывать видео с максимальным разрешением 1280х960 и углом обзора камеры: 57° по горизонтали и 43° по вертикали.

4.IR Emitter и IR Depth Sensor – соответственно инфракрасный излучатель и датчик глубины. Излучатель испускает инфракрасные лучи и накладывает в пространстве перед камерой невидимую сетку из множества точек, а датчик глубины, который нужен, чтобы отделять человека от мебели стоящей в комнате или домашних животных, собирает лучи уже отраженные от предметов. Когда человек двигается, сенсор моментально считывает информацию, которая потом обрабатывается программой.

5.Microphone Array – Набор из четырех микрофонов. Они позволяют нам общаться в видео-чате без микрофона и наушников, находясь от монитора или экрана в нескольких метрах. И в этом нам помогают сразу несколько технологий. Первая – это технологии направленных микрофонов, они и позволяют определять, местоположение источника звука и отсечь шумы. Вторая технология – это эхоподавление, позволяющий разделять звук голоса от звука динамиков, например, оно используется в телефонах с громкоговорящей связью.

6.Tilt Motor – Коррекция наклона, позволяет программно настраивать угол наклона камеры по вертикали [2].

Если сначала Kinect прежде всего разрабатывали для игровой приставки, то теперь его смело можно подключать к компьютерам через USB. Но техника не будет работать без специальной программы, а именно программа Kinect for Windows. Microsoft разделил комплект средств разработки (SDK) на два пакета: Kinect for Windows SDK включает стартовый набор инструментов, которые необходимы для начала работы и

147

взаимодействовать друг с другом. Программа рассчитана как программистам, так и обычным пользователям, заинтересованных в изучении возможностей данного устройства. Kinect for Windows Developer Toolkit – этот набор инструментов содержит множество примеров кодов, которые можно использовать в своих проектах, документацию, Kinect Studio – компоненты и инструменты, Face Tracking SDK – для отслеживания лица. Но как же программа и сенсоры взаимодействуют друг с другом, как передают данные? У Kinect три потока данных: видеопоток, аудиопоток и данные дальномера [2].

Рис.2. Потоки данных Kinect

Видеопоток от сенсора: при настройке программы пользователь должен выбрать уровень качества и формат картинки при процессе подготовки к работе видеопотока: RGB или YUV, где RGB – это интенсивности цветов красного, зеленого и синего, а YUV – яркостная и цветоразностные составляющие. Используется семь уровней качества, от которых напрямую зависит количество и скорость передаваемых от сенсора данных.

Аудиопоток от сенсора: звуковых возможностей у данного устройства множество, например, качественный захват, запись, определение местоположений звуков и распознавание речи.

Поток данных дальномера от сенсора: сначала система распознает пользователя, и на основе полученных кадров, где содержится координаты и вычислительная скорость найденного объекта, формируется облако точек. Каждое движение человека транслируется в управляющую команду [1].

Если говорить о функциональных возможностях, то программа выполняет три функции:

1. Трекинг (определение местоположения движущихся объектов во времени) человеческой фигуры – с помощью такой функции Kinect способен распознать фигуру человека и его движения. В поле зрения сенсора распознается до шести человек, но детальная информация собирается для двух. Для них создаются детальные скелеты из набора двадцати узлов, а для сидящего – десяти узловой скелет. Модель обновляется каждые тридцать раз за секунду.

148

2.Трекинг лица – это слежение за лицом человека в кадре с построением 87-ми узловой схемы лица. Реализуется полностью программно, на основании данных, которые получены из потока данных дальномера и видеопотока. Используется и в других приложениях распознавания лиц, а специальная программа Face Tracking SDK может построить может построить 3D маску лица.

3.Распознавание речи – с помощью дополнительной программы Microsoft Speech Platform позволяет распознавать разные языковые группы [1].

Рассмотрим возможности программы, в разных сферах жизни человека: Британские хирурги начали использовать Kinect в медицине: хирург во время операции основывается на изображениях, полученных при помощи магниторезонансного томографа. Но хирургу неудобно переключать изображения, из-за того, что мышь или клавиатура не стерильны, ему приходится выходить из помещения либо обращаться к медсестре, а при помощи системы GestSure он сможет листать снимки на экране при помощи жестов. Сейчас данная программа тестируется в больнице Святого Томаса для сосудисто больных. Разрабатываются программы и для более глубоких медицинских целей и даже для нейрохирургических операций, где хирург сможет увидеть на экране трехмерную модель человеческого мозга, при удалении опухолей возникших в глубине тканей. Также десятки компаний разрабатываю физиотерапевтические программы. Например, Reflexion – это видеоинструкции для пациентов, которые выполняют упражнения дома, а врачи только отслеживают правильность и качество выполнения. Есть также очень увлекательные программы, которые превращаются в мини-игры. Преимущества очевидны: больным не нужно выходить из дома, система сама собирает нужную информацию для врачей, что экономит их время, также это спасение для тех, кто

восстанавливается после тяжелых травм и болезней.

В диагностике: в 2012 году исследователи из Мичиганского университета поместили в школах сенсоры Kinect, чтобы находить детей, страдающих аутизмом. Система прослеживает движения и мимики детей, после чего отмечает тех, у кого встречаются признаки аутизма, и преподаватель отправляет их к специалисту, чтобы установить точный диагноз. Также многочисленные исследования показали, что с помощью устройства Kinect можно выявить и другие синдромы, такие как болезнь Альцгеймера, эпилепсия и рассеянный склероз. И для тех, кто беспокоится за своих близких, и не может проводить рядом с ними весь день, существует система Atlas5D, которая отслеживает и посылает уведомления родственникам, о самочувствии, состоянии здоровья и как человек ходит по дому, чем занимается.

149