Эффективные технологии менеджмента

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ В БИЗНЕСЕ

УДК 004.03

ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК ФАКТОР УЛУЧШЕНИЯ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

А.В. Андриященко, Н.В. Мелихова

В статье рассматриваются вопросы повышения качества работы с документами за счет внедрения автоматизированных систем электронного документооборота.

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, автоматизация

«ГЕОТЕК Сейсморазведка» обеспечивает нефтегазодобывающие компании качественными решениями в области получения данных сейсмической разведки, а также их дальнейшей обработки и интерпретации. Приоритетной задачей предприятия является предоставление интегрированных услуг и применение новейших технологий, а также гибкий подход к управлению проектами.

Автоматизация электронного документооборота – это важный шаг в повышении конкурентоспособности любой компании и основа успешного развития на рынке.

Внедрение СЭД решает проблему с поиском, доступом и хранением документов, в целом весь процесс ведение документооборота делает более систематизированным.

Можно привести несколько задач на предприятии, которые решаются внедрением электронного документооборота, это:

полный контроль всей документации на предприятии;

систематизация и усовершенствование процесса хранения документов;

возможность контролировать исполнение работ по документам;

увеличение продуктивности работы как конкретно каждого сотрудника, так и всей организации в целом;

информационная безопасность;

облегчение доступа к документам.

Автоматизируя документооборот, организация получает тактические и стратегические преимущества:

120

Тактические преимущества в основном связаны с сокращением затрат. Их можно измерить количественно. Например, сколько станет свободных площадей, свободных серверов, которые, как правило, хранят большое количество копий одних и тех же документов. Таким образом, можно привести несколько конкретных примеров тактических преимуществ внедрения ЭД:

освобождение физического места;

сокращение затрат на копирование;

сокращение затрат, связанных с доставкой информации на бумажных носителях;

экономия таких ресурсов, как люди и оборудование;

сокращение затрат на бумагу;

увеличение продуктивности рабочего процесса.

Журнал iBusiness опубликовал конкретные числа, которые наглядно показывают выгодность ЭД:

30% рабочего времени уходит на поиск и согласование документов;

6% документов теряются и потом уже не находятся вообще;

практически каждый внутренний документ в компании копируется до 20 раз;

автоматизация электронного документооборота на 20–25% увеличивает производительность труда сотрудников;

затраты на содержание архива электронных документов на 80% меньше, чем на бумажный архив.

Для того чтобы наглядно ощутить экономический эффект от внедрения СЭД, можно воспользоваться гипотетическими расчѐтами на основе оценки труда сотрудника в работе с бумажным документооборотом. Итак:

средний сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов;

поиск одного документа занимает примерно 2 минуты;

10% случаев, когда сотрудник не находит нужного документа;

в случае, когда нужный документ не находится сотрудником, тратится ещѐ 2 минуты;

в итоге если документ всѐ-таки не удаѐтся найти, сотрудник переключается на другую работу;

средняя годовая зарплата 396 000 р. в год (33 000 р. в месяц);

накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100% Теперь рассчитаем экономию после внедрения СЭД:

121

Получается, что предприятие экономит 18 150 р. в год в отношении одного сотрудника в случае внедрения ЭД. Соответственно, если в организации 100 сотрудников, и все они работают с документами, то экономия достигает 181 500 р. в год.

Стратегические преимущества внедрения СЭД называют преимущества, которые подразумевают совершенствование бизнеспроцессов. Это, например, рост оборота производимой продукции или увеличение прибыли в случаях с коммерческими предприятиями, или улучшения в процессе работы, принятий решений, если имеются в виду органы государственной власти. Стратегические преимущества сложнее измерить количественно. К стратегическим преимуществам можно отнести:

при внедрении СЭД работа над документами становится коллективной, такого невозможно достичь при бумажном документообороте;

поиск и выбор документов при электронном документообороте значительно ускоряется благодаря тому, что все документы систематизируются и классифицируются по различным атрибутам;

абсолютная безопасность информации, которая достигается благодаря тому, что работать в СЭД незарегистрированному пользователю невозможно и у каждого пользователя определѐнный доступ в зависимости от его должностных обязанностей и специфики работы.

удобство в хранении документов

возможность более эффективно контролировать исполнение документов.

Масштабность и значимость автоматизации документооборота заключается в том, что это является мощным инструментом управления, способствующим развитию и процветанию бизнеса. Такой результат достигается благодаря оптимизации бизнес процессов, возможности намного быстрее принимать управленческие решения и повышения продуктивности работы предприятия в целом [1].

При выборе СЭД для компании нужно учесть несколько важных моментов.

Первым важным моментом является платформа, на которой разработана система электронного документооборота. Иногда целесообразнее использовать ту платформу, которая уже имеется в организации. Плюсом такого решения будет то, что пользователи быстрее научаться работать в СЭД и персоналу, который должен поддерживать данную систему, также легче будет выполнять свои функции. В случае, когда в планах установка «с нуля» электронного документооборота или к системе электронного документооборота предъявляются повышенные

требования по надѐжности, количеству хранимых документов и

122

одновременно работающих пользователей, то в этом случае лучше выбрать платформы, которые способны обеспечить работу развитых систем автоматизации.

Другим важным моментом является, безусловно, выбор фирмыразработчика. В настоящее время на российском рынке СЭД представлены как западные, так и отечественные компании. Существует мнение, что лучше работать с системой, которая разработана отечественным производителем, так как в этом случае учитываются особенности работы с документами, которые характерны именно для нашей страны. Также будет полезно при выборе разработчика СЭД обратить внимание на такие моменты, как опыт работы в данной сфере, какую репутацию имеет данная компания, с какими организациями работает данный поставщик.

Огромным функционалом и масштабностью обладает система DiState – это уникальная система, которая идеально подойдѐт для организации любых сфер и разного масштаба бизнеса. Организация, ставшая участником системы DiState, может вести все бизнес-процессы между партнѐрами с минимальными временными и трудозатратами независимо от того, как территориально далеко они располагаются друг от друга в on-line режиме в едином web-пространстве. Важным является ещѐ и то, что все документы, проводимые в системе Distate, подписываются Электронной Цифровой Подписью, что является защитой от несанкционированного доступа и наделяют документы всей юридической силой. Таким образом, при возникновении спорных вопросов электронные документы, созданные в системе DiState и подписанные электронной цифровой подписью, могут предоставляться как доказательства [3].

В заключении несколько рекомендаций, которые помогут избежать некоторых ошибок при внедрении СЭД и выбора поставщика.

Совет №1: Чѐтко сформируйте для себя решения каких задач должна способствовать система электронного документооборота. Если в организации нет специалиста, компетентность которого бы позволила это сделать, то лучше обратиться к профессионалам за помощью. Посмотреть информацию в интернете и в других источниках.

Совет №2: Как можно лучше изучите рынок и выберите ту систему, которая с одной стороны, по своему функционалу подойдет именно вам и, с другой стороны, возможности которой в будущем можно расширять при необходимости.

Совет №3: В процессе внедрения СЭД также нужно уделить внимание всем техническим особенностям эксплуатации СЭД,

Совет №4: Обратите внимание на то, как легко системы настраиваются, расширяются, масштабируются, насколько удобно ими пользоваться.

Совет №5: Очень хороший вариант – это использовать демо-версию и проверить в действии систему до того, как еѐ приобретѐте [2].

123

Качества, которыми должна обладать современная система электронного документооборота:

гибкость, возможность работать как в локальной сети, так и иметь возможность подключения удалѐнных рабочих мест через интернет;

возможность быстрого изменения настроек, это бывает необходимым когда, например, произошли изменения в обработке документов;

система электронного документооборота должна быть как можно многофункциональнее;

возможность интеграции с другими системами и программноаппаратными платформами.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод: приобретать то, что подойдѐт именно вашей организации. Для этого необходимо изучить рынок предоставляемых услуг, определить класс необходимой вам системы, функциональные возможности при необходимости обратиться к профессионалу за консультацией.

Библиографический список

1.Денисов А. В., Хохлова О. А., Коноплева И. А. Информационные технологии управления: – М.: Проспект, 2013.

2.Эффективное использование информационных технологий в малом бизнесе – [Электронный ресурс] Режим доступа: http://journal.itmane.ru /node/617

3.Система электронного документооборота – [Электронный ресурс] –

Режим доступа: http://www.distate.ru.

УДК 65.01

АНАЛИЗ МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ ИТ-ИНФРАСТРУКТУРОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Я.С. Бартенева, Г.А. Шепталин

Проведен сравнительный анализ по четырем функциональным направлениям процессного и функционального подхода к управлению ИТ-инфраструктурой организации. Выявлены особенности функционального и COBIT-подходов, их преимущества и недостатки, сделаны выводы по применению данных подходов на предприятии.

124

Ключевые слова: структура управления; информационная система; функциональный подход; процессный подход; бизнеспроцесс; процессный подход; ИТ-инфраструктура

Вданный момент большинство организаций используют функциональный подход к управлению ИТ-инфраструктурой. В основе такого управления лежит принцип Тейлора, где операции производятся последовательной цепочкой. По принципу Тейлора задачи подразделяются на различные этапы, в которых работники выполняют одну операцию.

Внастоящий момент времени, бесперебойное функционирование информационных систем является необходимым условием успешного бизнеса. Главная цель информационных систем (ИС) – обеспечение информационными ресурсами корпоративных бизнес-процессов в соответствии с заданными технологиями [1].

Существуют различные подходы к управлению корпоративными информационными системами. Рассмотрим и сравним два подхода: функциональный и процессный (COBIT-подход) к управлению ИС (рис.1).

Рис.1. Подходы к управлению ИТ

Функциональный подход рассматривает любую задачу как совокупность функций, которые выполняют все работники предприятия. Наблюдается весомый недостаток этого подхода. Он заключается в том, что сотрудники не видят конечные результаты процесса в целом, так как они нацелены на решение только своих непосредственных узкоспециализированных задач. Соответственно, при функциональном подходе могут возникать определенные сбои. Также к недостаткам функционального подхода, помимо отсутствия стимулирования заинтересованности работников в конечном результате, можно отнести недостаточный информационный обмен между отдельными видами работ. Это, в конечном счете, приводит к дублированию конечной информации,

125

увеличению расходов, увеличению сроков принятия управленческих решений с возможной потерей клиентов [1].

Недостатки функционального подхода стали толчком для разработки процессного подхода. При процессном подходе каждый работник предприятия реализует определенный бизнес-процесс. Одним из преимуществ процессного подхода является то, что сотрудники отвечают за весь бизнес-процесс, а значит и несут ответственность за конечный результат, а не только за свои функции.

Процессный подход рассматривает деятельность компании как совокупность всех ее бизнес-процессов. Их выполнение должно быть регламентировано. Любой бизнес-процесс имеет своего внутреннего и внешнего потребителя, владельца, а также содержит ключевые показатели, управление на различных этапах реализации [2].

Процессный подход нацелен на готовый продукт как результат совокупной работы всех сотрудников организации. Для управления процессами предприятий в области информационных систем и технологий часто используется открытый стандарт COBIT (COBIT-подход).

С помощью стандарта COBIT осуществляется согласование целей бизнеса и ИТ-структуры предприятия для эффективного управление информационными системами предприятия.

COBIT позволяет:

управлять ИТ-ресурсами организации путем оптимизации ее информационно-аналитического уровня, ИТ-инфраструктуры и персонала;

управлять ИТ-рисками, что обеспечивает прозрачность деятельности организации;

оценивать эффективности информационной системы путем контроля результатов процессов, ресурсного обеспечения, проведения процедуры аудита.

Стандарт COBIT нацелен на определение целей, задач, элементов и принципов управления информационной системой, информационных процессов и требований к ним. Он позволяет осуществлять как стратегическое, так и оперативное управление корпоративной информационной системой, ее регулярный аудит[3].

Встандарте COBIT выделены четыре основных функциональных направления (домена), которые представлены на рис.2:

Планирование и организация.

Врамках функционального подхода, как правило, используется «реактивный» подход к управлению корпоративной информационной системой, исключающий выработку единой ИТ-стратегии и бюджета. Планирование ресурсов информационных систем ведется «от достигнутого».

Врамках домена «Планирование и организация» (10 процессов) COBIT

126

Рис.2. База для сравнительного анализа по функциональным направлениям

определяет стратегию эффективного использования информационных систем и технологий в достижении основных целей бизнеса.

Приобретение и внедрение.

Врамках функционального подхода обновление программного обеспечения и аппаратной части информационных систем происходит исходя из текущих потребностей организации.

Врамках домена «Приобретение и внедрение» (7 процессов) стандарта COBIT – приоритеты в автоматизации бизнес-процессов определяются степенью их влияния на стратегию развития компании. В результате, в соответствии с классификацией Макфарлона, можно выделить ключевые ИС, вспомогательные ИС, стратегические ИС, потенциальные ИС,

Предоставление и поддержка информационных технологий.

При функциональном подходе предоставление услуг ИТ-структуры организации обычно происходит «по факту» возникновения проблемы в какой-либо части ИТ-инфраструктуры (аппаратная или программная).

В соответствии со стандартом COBIT данный домен (13 процессов) должен обеспечить непрерывность и безопасность бизнеса путем преактивной реакции на возможные отклонения в работе информационной системы организации.

Мониторинг.

В рамках функционального подхода задача мониторинга обычно сводится к периодическому контролю работы наиболее ответственных компонентов ИС. Контроль, как правило, осуществляется в том случае, если появляются прямые или косвенные признаки неустойчивой работы данного компонента ИС. Такой подход снижает вероятность безотказной работы ИС, а, соответственно, не может гарантировать непрерывность и безопасность бизнеса.

127

Стандарт COBIT, домен «Мониторинг» (4 процесса), предполагает регулярное отслеживание и оценку производительности ИС с целью предупреждения возможных отклонений в ее работе. В этом случае контроль осуществляется не только со стороны руководства ИТструктурой, но и со стороны аудиторов, как внутренних, так и внешних.

Области рационального применения функционального и COBITподходов представлены на рис.3.

Рис.3. Области рационального применения функционального и COBIT-подходов

В заключение, можно сделать вывод о том, что функциональный подход к управлению ИТ-инфраструктурой обеспечивает текущую деятельность организации, не затрагивая стратегические вопросы соответствия ИТ-архитектуры и архитектуры бизнеса. С этими проблемами прекрасно справляется COBIT-подход посредством тридцати четырех высокоуровневых процессов. ИС развивается по запросам бизнеса исходя из условий оптимизации затрат предприятия на реализацию требований бизнеса. Важно отметить, что COBIT-подход устраняет разрыв между бизнесом и его информационной системой, что позволяет слаженно, качественно и быстро достигать глобальных целей организации в целом.

Следует учитывать, что функциональный подход к управлению ИТинфрастуктурой может иметь преимущество перед процессным подходом на этапе развития организации (1 и 2 уровни зрелости бизнеса, модель CMMI), когда происходит формирование ее бизнес-процессов, как правило, в условиях лоскутной архитектуры информационной системы. По

128

мере стабилизации корпоративных бизнес-процессов начинают проявляться преимущества процессного COBIT-подхода к управлению корпоративной информационной системой.

Библиографический список

1.Чеботарев В.Г. Анализ и моделирование бизнес-процессов/

В.Г.Чеботарев. – М.: Логика бизнеса IDS Scheer Group 2005. – 245 с.

2.Стерлигова А.Н. Операционный (производственный) менеджмент: учебное пособие/ А.Н.Стерлигова, А.В.Фель. – М.: ИНФРА – М, 2009. – 187 с.

3.Обзор стандарта COBIT [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.itexpert.ru/rus/biblio/cobit/.

УДК 65.01

АНАЛИЗ ПОДХОДОВ К УПРАВЛЕНИЮ РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИТ-УСЛУГ В ОРГАНИЗАЦИИ

К.И. Билялутдинова, Г.А. Шепталин

Проведѐн анализ методов управления ИТ-инфраструктурой организации, более подробно рассмотрены: функциональный подход и рекомендации ITIL. Выделены особенности рассматриваемых систем и их внедрения в бизнес.

Ключевые слова: информационные системы и технологии, ИТ-инфраструктура, функция, процесс, ИТ-услуга.

Вусловиях всеобщей глобализации, гиперконкуренции, высокой динамичности окружающей среды необходимой предпосылкой успешного развития бизнеса становится эффективное управление использованием корпоративных информационных ресурсов в рамках реализации функций получения, обработки, хранения и представления информации. Для осуществления этих функций в организациях широко применяют информационные системы (ИС) и технологии (ИТ). Таким образом, в современных условиях выбор метода управления ИТ-инфрастуктурой организации является актуальным вопросом эффективного управления бизнесом.

Вуправлении ИТ-инфраструктурой организации можно выделить два альтернативных направления (рис.1):

– управление корпоративной информационной системой;

– управление ИТ-услугами организации.

129