Некоторые особенности проведения инвентаризации основных средств

До начала инвентаризации необходимо проверить:

- при ручном варианте ведения учета -наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета; при машинном варианте ведения учета – что заложено в программу по аналитическому учету;

- наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации

- наличие актов приемки-передачи и других первичных документов

- наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо их получить или оформить.

При обнаружении расхождений или неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в них должны быть внесены исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств в описи заносится полное их наименование, назначение, инвентарные номера, основные технические или эксплуатационные характеристики.

При инвентаризации недвижимости необходимо проверить наличие документов, подтверждающих нахождение этих объектов в собственности организации (то же и по объектам природных ресурсов).

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению составляется отдельная опись, в которой указывается год ввода и причины, приведшие в негодность.

Инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию где составляются сличительные ведомости (Формы ИНВ-18, ИНВ-19). Они составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Порядок регулирования инвентаризационных разниц и оформление результатов инвентаризации.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации.

В соответствии с законом РФ «О бухгалтерском учете», выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации.

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм на счет виновных лиц.

При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списывают на финансовые результаты организации.

Суммы недостач и потерь, выявленные в ходе инвентаризации, но в соответствии с установленным порядком не подлежащие отнесению на издержки производства и обращения или для взыскания с виновных лиц, относятся на финансовые результаты деятельности организации, но не учитываются для целей налогообложения:

- если виновные лица не установлены и организация не принимает мер к их розыску;

- если виновные лица установлены, но организация не принимает мер к взысканию с них убытков в административном или судебном порядке;

- если решение суда об отказе взыскания с виновных лиц вынесено вследствие необоснованности иска;

- если организация не располагает необходимыми документами, подтверждающими возможность отнесения убытков на издержки производства и обращения или на финансовые результаты в общеустановленном порядке, либо представленные документы ненадлежащим образом оформлены и не могут быть приняты к рассмотрению.

Основанием для отнесения на финансовые результаты обнаруженных недостач имущества и порчи сверх норм естественной убыли могут служить следующие документы:

- решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц.

- заключение о порче ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекция по качеству)

Отнесение только на основании приказа руководителя является неправомерным.

Излишки выявленного в результате инвентаризации имущества отражаются по К99 счета «Прибыль и убытки» по рыночной стоимости.

При обнаружении в ходе инвентаризации недостач товарно-материальных ценностей в результате хищения, утери, порчи и других причин, когда установлены виновные лица, размер ущерба, предъявляемого к взысканию с этих лиц, определяется с учетом рыночной стоимости недостающих ценностей.

В соответствии со статьей 40 НК РФ рыночную цену материальных ценностей можно определить следующими способами:

- на основе информации, полученной из официальных источников

- методом цены последующей реализации

- затратным методом

Порядок применения каждого из методов изложен в ст. 40 НК РФ.

Возвращаясь к первому пункту отметим, что согласно разъяснениям управления МНС по г. Москве, изложенным в письме от 20.04.2000 г №0-08/16182, источниками информации о рыночных ценах могут быть признаны:

- официальная информация о биржевых котировках на ближайшей к месту нахождения продавца (покупателя) бирже. Если на ней не было сделок - то на другой, или информация о международных биржевых котировках, а также котировках Минфина РФ по государственным ценным бумагам и обязательствам;

- информация государственных органов по статистике и органов, регулирующих ценообразование;

- информация о рыночных ценах, опубликованная в печатных изданиях или доведенная до сведения общественности органами массовой информации;

- заключение эксперта, имеющего лицензию на осуществление оценочной деятельности.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете следующим образом:

Оприходование излишков имущества. Дебет счетов учета активов, по которым обнаружены излишки, К 99 «Прибыли и убытки».

Отражение недостач. Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счетов учета активов, по которым обнаружены недостачи.

Отнесение недостачи на виновных лиц. Д 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» К 94.

Отнесение на виновных лиц разницы между рыночной и балансовой стоимостью недостающих активов. Д 73-2 К 98 «Доходы будущих периодов».

Удержание ущерба из зарплаты виновных лиц Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К 73-2.

Внесение виновным лицом сумм возмещения ущерба в кассу организации. Д 50 К 73-2

Списание на финансовые результаты разницы между балансовой и рыночной стоимостью недостающих активов по мере возмещения ущерба виновным лицом. Д 98 «Доходы будущих периодов» К 99 «Прибыль и убытки».