информатика 3

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ В ТЕКСТОВОМ ДОКУМЕНТЕ

Методические указания

кпрактическим занятиям по курсу

“Информатика”

1

Цель: Овладение приемами и методами создания таблиц в текстовых документах.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1.Изучить методические указания.

2.Ответить на контрольные вопросы.

3.Ознакомиться с заданиями согласно варианту (см. Приложение 1,2).

4.Выполнить задание на ЭВМ, результаты занести в личную папку.

5.Произвести распечатку полученных результатов.

6.Защитить работу.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Основа любого документа – текстовый компонент. Пригодность его для представления информации в структурированной форме достаточно мала. Компенсация этого недостатка - использование специальных компонентов. Один из них – табличное оформление данных.

Таблица – форма представления информации, структурированной (сгруппированной) по конкретным признакам (свойствам).

Типичные примеры структурированной информации – фреймы, массивы.

Таблицы текстовых документов, как правило, плоские - прямоугольные, т.е. пригодные для хранения последовательности фрейма в или двухмерных массивов. Направления построения - вертикальное и горизонтальное.

Образующие элементы таблицы - столбцы и строки.

Столбец – любая вертикальная составляющая таблицы, группирующая данные по одному из основных признаков.

Строка – любая горизонтальная составляющая

таблицы, формирующая одну из записей с различными признаками.

2

По размерам (расположению) – столбцы (строки) делятся на полные и неполные.

Полные - столбцы (строки) с максимальным для таблицы вертикальным (горизонтальным) размером.

Неполные – столбцы (строки) длиною меньше максимального размера.

Таблица в целом – фиксированная совокупность требуемого количества столбцов и строк.

Основной элемент хранения информации в таблице – ячейка.

Ячейка - поле пересечения конкретной строки и столбца таблицы для хранения единичного компонента информации с двумя конкретными признаками.

Типичный пример содержимого ячейки – слот фрейма, элемент массива.

Сфера использования таблиц многообразна: фрагменты экономических и статистических документов; формы представления экспериментальных данных; компоненты оформления конструкторской документации и т.п.

В соответствии со сферой использования (значениями элементов) таблицы делятся на:

-вертикальные;

-двусторонние.

Вертикальная – таблица, создаваемая сверху вниз.

Фиксированные элементы такой таблицы столбцы. Текущие элементы – строки.

Сфера использования: экономическая и статистическая документация. Типичный пример – журнал посещаемости занятий студентами группы.

Двусторонняя – таблица с фиксированным количеством столбцов и строк. Основные элементы – ячейки.

Сфера использования - универсальна.

Типичный примеррасписание занятий факультета. Структурно, таблица есть последовательность

компонентов:

-головка (шапка);

-рабочего поля.

3

Головка (шапка) – фрагмент, именующий формируемые столбцы рабочего поля таблицы по группам (при необходимости) и детализировано.

Головка начинает формирование любой таблицы. Она располагается сверху (над рабочим полем) определяя вертикальность создания (построения) таблицы.

Ввертикальной таблице первый (левый) столбец определяет ключевой элемент (уникальное обозначение, время создания) строки, блокируя повторение данных в таблице. Рекомендуемое обозначение в головке столбца – « № п/п».

Вдвусторонних таблицах содержимое рабочего поля определяется головкой и боковиком. Поясняющие надписи головки таблицы дополняются поясняющими надписями боковика.

Боковик – фрагмент именующий строки рабочего поля по группам (при необходимости) и детализировано.

Особенность использования в конструкторской документации – запрещение в боковике графы «№ п/п». Нумерация допускается внутри конкретной ячейки рабочего поля, если она содержит блок записей.

Структура головки (боковика) делит таблицы на:

-простые;

-сложные.

Простая – таблица с однострочной головкой (одностолбцовым боковиком).

Сложная - таблица с многострочной группирующей и детализирующей головкой (многостолбцовым боковиком).

Пример головки (шапки) простой вертикальной таблицы:

Р а б о ч е е п о л е

Пример головки (шапки) сложной вертикальной таблицы:

4

Р а б о ч е е п о л е

Пример головки (шапки) и боковика двусторонней таблицы:

Боковик

Рабочее поле – основная совокупность строк (ячеек) таблицы для размещения структурированной информации (данных).

В качестве данных могут использоваться числовые (элементы массива), символьные (слоты фреймов), графические (диаграммы, рисунки).

Число строк рабочего поля таблицы определяется количеством предполагаемых записей в ней. Количество ячеек - структурой шапки (с боковиком) и числом строк таблицы.

Примеры рабочих полей:

Для простой вертикальной таблицы (см. шапку):

Анализ примеров показывает схожесть рабочих полей в целом (размещение информации) при индивидуальности количества ячеек и их содержимого.

Объем таблицы определяется числом ячеек рабочего поля - произведением количества его строк и столбцов.

Для рассмотренного примера простой таблицы это количество определяется умножением числа столбцов шапки (4) на число записей - строк (15), т. е. равно шестидесяти (60). Для сложной – умножением числа столбцов с учетом подстолбцов

(6) на число записей - строк (15), т.е. равно девяноста (90). Текстовый процессор Microsoft Word предлагает обширный

набор инструментов по созданию таблиц различной степени сложности и возможность их заполнения различными объектами - текстом, математическими зависимостями, графическими изображениями и т.д.

2. Общая методика создания таблиц

Цель создания назначение и общие правила построения определяются методикой создания таблицы.

Универсальная, методика создания таблиц:

1.Определить общую структуру таблицы;

2.Установить место ее расположения в документе;

3.Выбрать средства создания;

4.Создать общую структуру таблицы;

5.Сформировать содержимое заголовка;

6.Откорректировать (при необходимости) созданное;

7.Заполнить ячейки рабочего поля данными;

8.Проконтролировать созданное;

9.Прекратить работу с таблицей.

Определение структуры таблицы

Структура таблицы – графическая реализация конкретных количеств и взаимосвязей ее типовых компонентов.

6

Структура таблицы обусловлена задачей (подзадачей) документа. Она реализует модель данных, подлежащих группировке.

На этом этапе определяются:

-цель таблицы;

-форма представления данных;

-структура головки (с боковиком) для вертикальных (двусторонних) таблиц;

-количество строк (элементов) таблицы.

Типичный пример - табличные данные в материалах деканата по

рейтингу студентов факультета.

Цель таблицы – отранжировать студентов группы согласно их рейтингу. Поставленная цель однозначно не определяет структуру таблицы. Требуется уточнение структуры рейтинга – однопредметной или общей (суммарной) с детализацией по каждому предмету.

Тип таблицы определяется стандартом ее представления, либо требованиями пользователя. Так, таблицы содержащие списки студентов традиционно вертикальны.

Форма представляемых данных обусловлена целью и назначением таблицы. Рассматриваемый пример предполагает построчное заполнение таблицы аналогичными по структуре – строками, фреймами: «№ п/п», «ФИО», «Рейтинговая оценка» (общая или по конкретным предметам).

Первый столбец обуславливает хранение данного «№ п/п» – целого числа, второй столбец – текстовой константы, третий и четвертый – дробных чисел с фиксированным разделителем.

Цель и форма данных определяют структуру заголовка таблицы. Так, таблица представления рейтинговых оценок по двум предметам предполагает следующий двустрочный заголовок с перечислением четырех полей – слотов:

Выбор места размещения таблицы

Расположение таблицы определяется логикой документа. Оптимальное размещение таблицы – непосредственно под

ссылкой на нее в тексте. Если площади недостаточно в тексте

7

выполняется ссылка следующей структуры – ( см. табл. nn), а сама таблица переносится на следующую страницу.

Каждая таблица документа имеет название.

Название таблицы (уникальное обозначение) - обязательный текстовый элемент любой таблицы. Оно располагается над таблицей и имеет одну из структур:

Таблица nn. Наименование

Где Таблица – ключевое слово;

nn – номер таблицы в ряду других в документе. Наименование – символьное обозначение таблицы. Ключевое слово – полное либо сокращенное

обозначение (Таблица или Табл.). Номер таблицы (в простейшем случае) - целое число. Наличие разделов в документе добавляет их номера в обозначение таблицы. Номер раздела и таблицы в нем разделяются точкой. Наименование – развернутое или сокращенное обозначение таблицы, ее назначения и цели.

Однострочная структура названия располагается над шапкой таблицы. В двустрочной верхняя строка – справа над таблицей, а наименование - по ее центру. Ключевое слово может формироваться с использованием межбуквенных пробелов (Т а б л и ц а или Т а б л.).

Так таблица рейтинга студентов (пятая в третьем разделе документа) может обозначатся:

Таблица 3.5. Рейтинг студентов

Узкие таблицы больших вертикальных размеров можно располагать фрагментарно (в несколько колонок) слева направо на странице.

Пример:

Широкие таблицы большого вертикального размера (более страницы) размещаются на нескольких листах. При этом каждое продолжение начинается головкой, либо дополнительной строкой с номерами переносимых столбцов. Эта строка дополнительно формируется на основной (первой) странице между головкой и рабочим полем таблицы. Каждое из текущих продолжений оглавляется аналогом дополнительной строки и именуется названием откорректированной структуры:

Продолжение таблицы nn. Название

или

Продолжение табл. nn. Название

Пример:

Продолжение таблицы 3.5. Рейтинг студентов.

2.3 Выбор средств создания структуры таблиц

Microsoft Word не решает за пользователя что и как нужно сделать при создании таблиц любой сложности, но предоставляет ему достаточный набор средств для этого. Полностью они сгруппированы в пункте «Таблица» основного меню. Фрагментарно - предоставляются соответствующими

9

кнопками панели инструментов «Стандартная» и «Таблицы и границы».

Сложность структуры таблицы и навыки пользователя определяют выбор средств ее создания.

Пункт «Таблица» предоставляет два способа выполнения таблиц:

-вставка типового объекта;

-рисование.

Вставка предполагает размещение таблицы простой структуры и дальнейшую ее доработку. Рисование - дает квалифицированному пользователю возможность создавать все компоненты таблицы, начиная с нуля.

Начинающему пользователю для создания традиционных (типовых) таблиц рекомендуется способ «Вставить таблицу».

2.4. Создание общей структуры таблицы

Выбрав средства, приступают к созданию структуры таблицы.

Методика создания:

-определить курсором точку вставки таблицы;

-активизировать выбранные средства создания;

-задать требуемое количество столбцов и строк;

-вставить заготовку таблицы;

-проконтролировать результат.

Точку вставки таблицы желательно располагать в пустой строке документа (имеющейся или созданной специально).

В качестве универсального варианта доступа рекомендуется использование пункта «Таблица» основного меню. Активизация пункта выполняется по типовой методике:

–указать и однократно щелкнуть левой клавишей мыши;

–проконтролировать открытие ниспадающего подменю;

–проанализировать предоставляемые средства создания начальной структуры (остальные пункты -

неактивны);

–активизировать подпункт «Вставка таблицы»;

–проконтролировать открытие окна «Вставка таблицы»

10