Сортировка по нескольким столбцам с помощью вкладки Данные

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам (строкам) одновременно для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце (строке) и последующей сортировке данных другого столбца (строки) в пределах этих группах с одинаковыми значениями.

Упражнение: выполните сортировку данных таблицы в алфавитном порядке по наименованию поставщика, затем по возрастанию даты поставки, затем по возрастанию суммы заказа. Для этого:

• Скопируйте содержимое листа Исходный список на новый лист. Назовите лист Сортировка1.

• Установите курсор в ячейку с данными таблицы.

• На вкладке Данные нажмите кнопку Сортировка

• В окне сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите Наименование поставщика.

• В группе Сортировка выберите Значения.

• В группе Порядок выберите От А до Я.

• Нажмите кнопку Добавить Уровень. Появится строка Затем по.

• В группе Столбец в поле Сортировать по выберите Дата поставки.

• В группе Сортировка в поле выберите Значения.

• В группе Порядок выберите От старых к новым.

• Нажмите кнопку Добавить Уровень. Появится строка Затем по.

• В группе Столбец в поле Сортировать по выберите Сумма заказа.

• В группе Сортировка в поле выберите Значения.

• В группе Порядок выберите По возрастанию.

• Нажмите ОК.

Сортировка по настраиваемым спискам

Для сортировки в определенном пользовательском порядке можно использовать списки, которые созданы только на основе значений (текстовых, числовых или значений дат и времени). Создать пользовательский список на основе данных форматирования (цвета ячейки, шрифта или значков) невозможно.

Примечание: максимальная длина пользовательского списка составляет 255 символов, и первый символ не может начинаться с цифры.

Для выполнения подобного вида сортировки необходимо активировать ячейку с данными таблицы (списка). На вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Сортировка и фильтр выбрать команду Настраиваемая сортировка. В открывшемся окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по указать столбец для сортировки по настраиваемому списку, а в списке Порядок выбрать значение Настраиваемый список.

Упражнение: выполните сортировку данных таблицы по столбцу Наименование товара в соответствии со следующим списком товаров – шкаф, стол, тумба, стул. Для этого:

• Скопируйте содержимое листа Исходный список на новый лист. Назовите лист Сортировка2.

• Установите курсор в ячейку с данными столбца Наименование товара.

• На вкладке Главная в группе Редактирование раскройте кнопку Сортировка и фильтр.

• В открывшемся окне выберите команду Настраиваемая сортировка.

• В окне сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите Наименование товара.

• В группе Сортировка выберите Значения.

• В группе Порядок выберите Настраиваемый список.

• В окне Списки в группе Списки выберите Новый список.

• В группе Элементы списка введите список шкаф, стол, тумба, стул.

• Нажмите ОК в окне Списки.

• Нажмите ОК в окне Сортировка.

Промежуточные итоги

Довольно часто на практике приходится анализировать данные части таблицы или списка по определенным критериям. Для решения этой проблемы Excel предлагает операцию подведения промежуточных итогов. Только после выполнения сортировки данных таблицы можно использовать команду Итоги из меню Данные, чтобы представить различную итоговую информацию. Эта команда добавляет строки промежуточных итогов для каждой группы элементов списка, при этом можно использовать различные функции для вычисления итогов на уровне группы. Кроме того, команда Итоги создает общие итоги.

Команда Итоги создает на листе структуру, где каждый уровень содержит одну из групп, для которых подсчитывается промежуточный итог. Вместо того чтобы рассматривать сотни строк данных, можно закрыть любой из уровней и опустить тем самым ненужные детали.

Для подведения промежуточных итогов необходимо активизировать ячейку с данными исходного списка и нажать на вкладке Данные кнопку Промежуточные итоги.

Упражнение: в качестве промежуточных итогов выведите общую сумму заказа по каждому наименованию поставщика. Для этого:

• Скопируйте содержимое листа Исходный список на новый лист. Назовите лист Итоги.

• Установите курсор в любую ячейку с данными списка.

• На вкладке Данные нажмите кнопку Промежуточные итоги.

• В открывшемся окне в группе При каждом изменении в, нажав стрелку вниз, выберите Наименование поставщика.

• В группе Операция выберите Сумма.

• В группе Добавит итоги по: установите флажок в опцию Сумма заказа, а другие флажки удалите.

• Нажмите ОК.

Упражнение: в дополнение к существующим промежуточным итогам выведите среднюю сумму поставки по каждой дате. Для этого:

• Установите курсор в любую ячейку с данными таблицы.

• На вкладке Данные нажмите кнопку Промежуточные итоги.

• В открывшемся окне в группе При каждом изменении в:, нажав стрелку вниз, выберите Дата поставки.

• В группе Операция выберите Среднее.

• В группе Добавит итоги по: установите флажок в опцию Сумма поставки, не удаляя другие флажки.

• Удалите флажок в опции Заменить текущие итоги.

• Нажмите ОК.

Для удаления промежуточных итогов необходимо активизировать ячейку с данными списка, раскрыть кнопку Промежуточные итоги на вкладке Данные и в открывшемся окне нажать кнопку Убрать все.