Филин С.А. Информационная безопасность, 2006

к) иметь внутреннюю опись материалов с грифом «КТ», в кото­ рую вносить все полученные для исполнения документы, хранить их только в рабочей папке, а при выходе в рабочее время из помещения рабочую папку с документами запирать в сейф;

л) по окончании работы с документами с грифом «КТ» своевре­ менно возвращать их в службу безопасности;

м) об утрате или недостаче документов с грифом «КТ» ключей от сейфов, личных печатей немедленно сообщать в службу безопас­ ности;

н) при увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в команди­ ровку своевременно сдать или отчитаться перед службой безопаснос­ ти за все числящиеся за собой документы;

о) знакомить представителей других учреждений (организа­ ций) с документами с грифом «КТ» с ведома службы безопасности и с письменного разрешения руководителя подразделения; лично знакомиться с разрешениями руководителей над предписании, в ко­ тором должны быть определены вопросы и объем сведений, подле­ жащих рассмотрению; требовать от командированных лиц расписки на документах, с которыми они ознакомились, или в учетных кар­ точках этих документов;

п) документы с грифом «КТ» во время работы располагать так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, в том числе допущенных к подобным работам и документам, но не имеющих к ним прямого отношения;

р) по первому требованию службы безопасности предъявлять для проверки все числящиеся и имеющиеся документы с грифом «КТ»; представлять по требованию руководителя службы безопас­ ности устные или письменные объяснения о нарушениях установ­ ленных правил выполнения работ с грифом «КТ», учета и хранению документов с грифом «КТ», а также о фактах разглашения сведений с грифом «КТ», утраты документов, содержащих такие сведения.

373

Приложение 5

Утверждаю

Руководитель организации

200 г.

ИНСТРУКЦИЯ по оформлению, учету, хранению идоступу

кматериалам с грифом «КТ» [2]

1.Общие положения

1.1.Настоящая инструкция разработана с учетом требований Закона Российской Федерации «О предприятиях и предпринима­ тельской деятельности», Инструкции о порядке учета, обращения

ихранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные све­ дения ограниченного распространения, Устава предприятия, фирмы

ипредусматривает основы защиты коммерческой тайны предприя­ тия, фирмы с целью предотвращения нанесения возможного эко­ номического и морального ущерба предприятию, фирме со стороны юридических или физических лиц, вызванного их неправомерными или неосторожными действиями путем безвозмездного присвоения чужой информации, неквалифицированного обращения или разгла­ шения коммерческой тайны.

1.2.Организация и контроль за осуществлением учета, размно­ жения, хранения и использования документов, дел и изданий с гри­ фом «Коммерческая тайна», а также контроль за неразглашением сведений, содержащихся в документах, делах и изданиях с грифом «Коммерческая тайна», осуществляется службой безопасности.

2.Порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия

2.1.Определение необходимости проставления грифа «Ком­ мерческая тайна» («КТ») производится на основании Перечня (или дополнений к Перечню) и проставляется: на документе — исполни­ телем и лицом, подписывающим документ, а на издании — автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.

2.2.Срок действия коммерческой тайны, содержащейся в доку­ менте, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или

374

Гриф «КТ» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе из­ дания и на первой странице сопроводительного письма к этим ма­ териалам.

На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра доку­ мента, содержащего коммерческую тайну, печатается разметка, в ко­ торой указывается: количество отпечатанных экземпляров, номер, фамилия исполнителя и его телефон, дата, срок действия коммерче­ ской тайны, содержащейся в документе (конкретная дата или «до за­ ключения контракта», или «бессрочно»), фамилия исполнителя.

2.4. Решение вопроса о снятии грифа «КТ» возлагается на созда­ ваемую в установленном порядке экспертную группу, в состав кото­ рой включаются представители службы безопасности и соответству­ ющих структурных подразделений.

Решение комиссии оформляется актом, который утверждается руководителем предприятия, фирмы. В акте перечисляются дела, с которых гриф «КТ» снимается. Один экземпляр акта вместе с дела­ ми передается в архив предприятия, фирмы, а на дела постоянного хранения — в государственный архив.

2.5. На обложке дел гриф «КТ» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенкла­ туры дел.

3.Система допуска сотрудников предприятия, фирмы, командированных и частных лиц к сведениям,

составляющим коммерческую тайну предприятия, фирмы

3.1. Допуск сотрудников к сведениям, составляющим коммер­ ческую тайну, осуществляется руководителем предприятия, фирмы и руководителями структурных подразделений.

Руководители подразделений и службы безопасности ответствен­ ны за подбор лиц, допускаемых к сведениям с грифом «КТ», и обя­ заны обеспечить систематический контроль за тем, чтобы к этим сведениям получали доступ только те лица, которым такие сведения необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.

3.2. К сведениям, составляющим коммерческую тайну, допуска­ ются лица, которым эти сведения необходимы по работе, способные

375

хранить коммерческую тайну, и только после оформления в службе безопасности индивидуального письменного обязательства по со­ хранению коммерческой тайны.

3.3.Допуск сотрудников предприятия, фирмы к работе с делами «КТ», имеющими к ним непосредственное отношение, производит­ ся в соответствии с оформленным на внутренней стороне обложки списком за подписью руководителя структурного подразделения,

ак документам — согласно указаниям, содержащимся в резолюци­ ях, — руководителей предприятия, фирмы и подразделений.

3.4.Командированные и частные лица допускаются к ознаком­ лению и работе с документами и изданиями с грифом «КТ» с пись­ менного разрешения ректора, руководителя предприятия, фирмы или руководителей структурных подразделений, в ведении которых находятся эти материалы, как правило, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы

иобъема выполняемого задания, а также предписания на выполне­ ние задания.

Выписки из документов и изданий, содержащих сведения с гри­ фом «КТ», производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф, после окончания работы ознакомленного лица проверяются представите­ лем организации и выполняются в адрес организации.

3.5.Дела и издания с грифом «КТ» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел

иизданий (форма 4).

4.Порядок работы с документами с грифом «КТ»

4.1.Документы, содержащие сведения, составляющие коммерче­ скую тайну, подлежат обязательной регистрации в службе безопас­ ности организации. Они должны иметь предусмотренные реквизиты

игриф «КТ» (или полностью «Коммерческая тайна»). На докумен­ тах, передаваемых иностранным гражданам, гриф «КТ» не простав­ ляется. Полученные от иностранных граждан документы маркиру­ ются грифом «КТ» графитным карандашом.

В тексте документа и его реквизитах дополнительно могут ого­ вариваться права на информацию, порядок пользования ею, сро­ ки ограничения на публикацию и другие. Отсутствие грифа «КТ»

ипредупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает сво­ бодную рассылку и предполагает, что автор информации и должност­ ное лицо, санкционирующее (подписавшее, утвердившее документ)

376

4.2.Вся поступающая в организацию, фирму корреспонденция

сгрифом «КТ» принимается и вскрывается сотрудниками служ­ бы безопасности, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов

иизданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «КТ» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из ко­ торых посылается отправителю.

4.3.Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутрен­ ние документы, а также издания с грифом «КТ». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, бро­ шюры) — поэкземплярно.

4.4.Учет документов и изданий с грифом «КТ» ведется в журналах (форма 1) или на карточках (форма 2) отдельно от учета другой не­ секретной документации.

Листы журналов нумеруются, прошиваются и отпечатываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в журна­

ле инвентарного учета (форма 5). Движение документов и изданий с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.

4.5. На каждом зарегистрированном документе, а также на со* проводительном письме к изданиям с грифом «КТ» проставляется штамп, в котором указывается наименование организации, фирмы, регистрационный номер документа и дата его поступления.

4.6.Тираж издания с грифом «КТ», полученный для рассылки, ре­ гистрируется под одним входящим номером в Журнале учета и рас­ пределения изданий (форма 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания) и в учетных фор­ мах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров произ­ водится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

4.7.Печатание материалов с грифом «КТ» производится в бюро оформления технической документации или в структурных подраз­ делениях под ответственность руководителей.

4.8.Отпечатанные и подписанные варианты с грифом «КТ» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистра­ ции сотруднику (или уполномоченному) службы безопасности, осу­ ществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на ко­ пии исходящего документа: «Черновик и варианты уничтожены.

Дата. Подпись».

377

4.9.Размножение документов и изданий с грифом «КТ» в ти­ пографиях и с помощью множительных аппаратов производится

сразрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утверж­ денным должностным лицом по направлению. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно в специаль­ ном журнале.

4.10.Рассылка документов и изданий с грифом «КТ» осуществля­ ется на основании подписанных руководителем структурного под­ разделения и службой безопасности разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

4.11.Документы с грифом «КТ» после исполнения группируются

вотдельные дела. Порядок их группировки предусматривается но­ менклатурами дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки

ижурналы на документы и издания с грифом «КТ».

4.12.Сведения, имеющие гриф «КТ», могут передаваться только по закрытым техническим средствам связи, или по открытой провод­ ной связи «Искра», или в телеграммах-со штампом «серия П».

При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов и отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.

4.13.Снятие копий (рукописных, машинописных, микрофото­ копий, электрографических и др.), а также производство выписок из документов и изданий с грифом «КТ» сотрудниками института производится по разрешению руководителя предприятия, фирмы, руководителей подразделений.

Снятие копий для сторонних организаций с документов и изда­ ний с грифом «КТ» производится на основании письменных запро­ сов по разрешению руководителей подразделений, подготовивших эти документы и издания. Отметки о снятии копий вносятся в описи

иноменклатуры дел.

4.14.Обработка информации с грифом «КТ» производится на уч­ тенных ЭВМ, имеющих категорию не ниже 3.

5.Обеспечение сохранности документов, дел и изданий

5.1.Документы, дела и издания с грифом «КТ» должны храниться

вслужебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

5.2.Выданные для работы дела с грифом «КТ» подлежат возвраще­ нию в службу безопасности в тот же день. Отдельные дела с грифом

378

«КТ» с разрешения руководителя службы безопасности или лица, им уполномоченного, могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обес­ печения их сохранности и соблюдения правил хранения.

5.3.Передача документов, дел и изданий с грифом «КТ» другим сотрудникам, допущенным к этим документам, производится толь­ ко через службу безопасности предприятия, фирмы.

5.4.Запрещается изъятие или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без санкции руководства службы без­ опасности. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях дела­ ются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

5.5.Запрещается выносить документы, дела и издания с грифом «КТ» из служебных помещений для работы с ними вне организации.

В необходимых случаях руководители структурных подразде­ лений могут разрешить исполнителям вынос документов с грифом «КТ» для их согласования, подписи и т. п. в организациях, находя­ щихся в пределах Москвы.

5.6.Лицам, командированным в другие города, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания

сгрифом «КТ». Эти материалы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки сотрудника заказными или ценными почтовыми отправлениями или специально назначен­ ным курьером.

5.7.При смене сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом «КТ», составляется акт приемапередачи этих материалов, утверждаемый руководителем структур­ ного подразделения.

6.Обязанности лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, фирмы

6.1.Лица, допущенные к работам, документам и сведениям, со­ ставляющим коммерческую тайну, несут личную ответственность за соблюдение ими установленного в предприятии, фирме режима. Прежде чем получить доступ к коммерческой информации, они должны изучить требования настоящей инструкции и других нор­ мативных документов по защите коммерческой тайны в части, их касающейся, и дать в службе безопасности индивидуальное обяза­ тельство по сохранению коммерческой тайны.

6.2.Лица, допущенные к работам, документам и сведениям, со­ ставляющим коммерческую тайну, обязаны:

а) строго хранить коммерческую тайну, ставшую им извест­ ной по службе, работе или иным путем, пресекать действия других

379

лиц, которые могут привести к разглашению коммерческой тайны. О фактах, причинах или условиях возможной утечки коммерческой тайны немедленно информировать непосредственного начальника и службу безопасности;

б) в течение договорного периода не использовать известную им коммерческую тайну в свою личную пользу, а также без соответ­ ствующего разрешения руководства не заниматься любой деятель­ ностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию-владельцу этой коммерческой тайны;

в) выполнять только те работы и знакомиться только с теми до­ кументами, к которым получили доступ в силу своих служебных обя­ занностей; знать степень важности выполняемых работ, правильно определять ограничительный гриф документов, строго соблюдать правила пользования ими, порядок их учета и хранения;

г) при составлении документов со сведениями, составляющи­ ми коммерческую тайну, ограничиваться минимальными, действи­ тельно необходимыми в документе этими сведениями; определять количество экземпляров документов в строгом соответствии с дей­ ствительной служебной необходимостью и не допускать рассылки их адресатам, к которым они не имеют отношения;

д) на черновиках документов проставлять соответствующий огра­ ничительный гриф и другие необходимые реквизиты; передавать их для печатания только с письменного разрешения руководителя под­ разделения;

е) после получения из машбюро отпечатанных документов прове­ рять их наличие, сличать эти данные с записями в журнале и распи­ сываться (с указанием даты) за получение отпечатанных документов

ичерновиков, после чего учесть их в соответствующем подразделе­ нии службы безопасности;

ж) получать документы с грифом «КТ» лично в службе безопаснос­ ти; своевременно знакомиться с полученными документами и раз­ борчиво расписываться в них с указанием даты ознакомления;

з) поступившие документы с грифом «КТ» своевременно направ­ лять для приобщения к делу с соответствующими отметками об ис­ полнении (номер дела, что сделано по документам, дата, подпись)

ис резолюцией руководителя подразделения;

и) сдавать в службу безопасности исполненные входящие доку­ менты, а также предназначенные для рассылки, подшивки в дело, уничтожения и взятия на инвентарный учет, под расписку в журнале учета;

к) иметь внутреннюю опись документов с грифом «КТ» (форма 5) и немедленно вносить в нее все полученные для исполнения мате­

380

риалы, хранить их только в рабочей папке, а при выходе в рабочее время из помещения рабочую папку с документами запирать в сейф или надежный шкаф (стол);

л) по окончании работы с документами с грифом «КТ» своевре­ менно возвращать их в службу безопасности;

м) об утрате или недостаче документов с грифом «КТ», ключей от сейфов, личных печатей немедленно сообщать в службу безопас­ ности;

н) при увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в команди­ ровку своевременно сдать или отчитаться перед службой безопасно­ сти за все числящиеся за ними документы;

о) знакомить представителей других учреждений (организа­ ций) с документами с грифом «КТ» с ведома службы безопасности и письменного разрешения руководителя подразделения; лично знакомиться с разрешениями этих руководителей на предписании, в котором должны быть определены вопросы и объем сведений, под­ лежащих рассмотрениями; требовать от командированных лиц рас­ писки на документах, с которыми они ознакомились, или в учетных карточках этих документов;

п) документы с грифом «КТ» во время работы располагать так, что­ бы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, в том числе допущенных к подобным работам и документам, но не имею­ щих к ним прямого отношения;

р) по первому требованию службы безопасности предъявлять для проверки все числящиеся и имеющиеся документы с грифом «КТ»; представлять по требованию руководителя службы безопасно­ сти устные и письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения работ с грифом «КТ», учета и хранения докумен­ тов с грифом «КТ», а также о фактах разглашения сведений с грифом «КТ», утраты документов, содержащих такие сведения.

7. Принципы организации и проведения контроля за обеспечением режима при работе со сведениями, содержащими коммерческую тайну

7.1.Контроль за обеспечением режима при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну, осуществляется в целях изу­ чения и оценки фактического состояния сохранности коммерческой тайны, выявления недостатков и нарушений и выработки предложе­ ний, направленных на их устранение и предотвращение.

7.2.Контроль за обеспечением режима при работе с материала­ ми с грифом «КТ» осуществляет служба безопасности предприятия,

фирмы.

381

7.3.Для проверки обеспечения режима работы с материалами

сгрифом «КТ» руководителем службы безопасности и защиты ин­ формации создается комиссия из опытных и квалифицированных работников в составе не менее двух человек, имеющих доступ к этой работе. Участие в работе не должно приводить к необоснованному увеличению осведомленности проверяющих.

7.4.Проверки обеспечения режима при работе с материалами

сгрифом «КТ» проводятся не реже одного раза в год комиссиями на основании предписания, подписанного руководителем предприя­ тия, фирмы или ответственным лицом по вопросам безопасности

изащиты информации.

7.5.Проверки проводятся в присутствии руководителя структур­ ного подразделения или его заместителя.

7.6.Проверяющие имеют право знакомиться со всеми докумен­ тами, журналами (карточками) учета и другими материалами, име­ ющими отношения к проверяемым вопросам, а также проводить бе­ седы и консультации со специалистами и исполнителями, требовать представления письменных объяснений, справок, отчетов по всем вопросам, входящим в компетенцию комиссий.

7.7.По результатам проверок составляется акт (справка) с отра­ жением в нем состояния режима при работе с материалами с грифом «КТ», выявленных недостатков и нарушений, предложений по их устранению.

С актом после утверждения его руководителем организации или

его заместителем знакомится руководитель структурного подразде­ ления и расписывается в этом.

7.8.Об устранении выявленных в результате проверки недостат­ ков и нарушений в режиме при работе с материалами с грифом «КТ»

иреализации предложений руководитель структурного подразделе­ ния в установленные комиссией сроки должен сообщать ответствен­ ному за вопросы безопасности и защиты информации.

7.9.В случае установления факта утраты документов, дел и из­ даний с грифом «КТ» либо разглашения содержащихся в них сведе­ ний немедленно ставятся в известность руководитель организации, фирмы, руководители по направлению и руководитель службы без­ опасности.

Для расследования факта утраты документов, дел и изданий с грифом «КТ» при установлении факта разглашения сведений, со­ держащихся в этих материалах, приказом руководителя предприятия назначается комиссия, заключение которой о результатах расследо­ вания утверждается также руководителем организации, фирмы.

382