4. Механізація й автоматизація управлінської праці

Дедалі зростаючі масштаби суспільного виробництва, наявність підприємств різноманітних форм власності, поглиблення спеціалізації та розширення кооперації виробництва різко збільшують обсяг управлінської інформації, ускладнюють функції управління та збільшують обсяги управлінських робіт. Для виконання дедалі зростаючих обсягів цих робіт без збільшення чисельності працівників апарату управління необхідне значне підвищення ефективності праці цієї категорії працівників. Вирішити проблему можна лише впровадженням методів наукової організації праці, широкою механізацією і автоматизацією робіт, виконуваних управлінським персоналом. Причому останній фактор відіграє вирішальну роль у підвищенні ефективності праці управлінських працівників.

Механізація і автоматизація управлінської праці здійснюється у двох напрямках. Перший, - впровадження сучасної обчислювальної техніки, другий - впровадження засобів оргтехніки та оперативної поліграфії. Найбільший ефект досягається при спільному застосуванні засобів обчислювальної техніки та оргтехніки. Потреба в механізації виконання різноманітних робіт, процесів, операцій управлінської праці, зумовила створення різноманітних засобів оргтехніки. Класифікація дає змогу систематизувати за певними ознаками всі засоби оргтехніки на групи, підгрупи, види, сприяє формуванню єдиної термінології та кращій орієнтації споживачів при виборі засобів оргтехніки для конкретних умов.

Новим напрямом автоматизації підготовки документів є використання сучасних комп’ютерів, обладнаних відео термінальними пристроями, призначеними для показу на екрані текстів, що вводяться з клавіатури або спеціальних магнітних носіїв інформації. Спеціальні програми дають змогу здійснювати редагування тексту: виправити помилку, замінити те чи інше слово, виключити непотрібні частини тексту, змінити розміщення речень, абзаців, графічно вирівняти текст. Впровадження диктофонної техніки дає змогу уникнути непродуктивних витрат часу управлінських працівників на підготовку документів, оскільки запис здійснюється з голосу.

Є дві основні форми використання засобів оргтехніки: децентралізована та централізована. У деяких випадках використовується мішана форма з різним ступенем переважання тієї чи іншої форм. При децентралізованому методі засоби оргтехніки можуть використовуватись індивідуально кожним працівником на своєму робочому місці, якщо вони потрібні для постійного застосування, колективною групою співробітників однієї робочої кімнати, дільниці, підрозділу, якщо ці засоби необхідні для виконання епізодичних операцій. Централізований метод застосовується для механізації виконання деяких видів робіт у масштабі всієї установи. Цей метод використовується насамперед у централізованих спеціалізованих підрозділах: друкарських та диктофонно-друкарських бюро, копіювально-розмножувальних службах, експедиціях, архівах. Як засвідчує сучасна практика, менеджеру доцільно матитаку техніку:

- диктофони - для диктування і відтворення доповідей, виступів, ділових листів,телефоннихпереговорів, усних вказівок, розпоряджень та інших видів вербальної інформації з подальшою їїобробкою. Ефективність використаннядиктофонноїтехніки прямо пропорційна вмінню менеджера швидко формулювати свої думки. Оптимальна швидкість диктування — 50 слів на хвили ну, але для цього потрібно попередньо готувати тези документів незалежно від їх обсягу;

- переговорні пристрої та засоби оперативного зв'язку (мобільні телефони,автоматичніномеронабирачі, автовідповідачі, селекторні пристрої,телефоннівідповідачірізного призначення, телефонні підсилювачі, радіозв'язок тощо);

- електронні обчислювальні машини (обчислювальні машини, комплекси і процесориз оперативною пам’яттю різних типів). Вони забезпечують можливість прив'язання широкого кола задач різного типу з дуже швидкою швидкістю і дають можливість у 1,5—2 рази порівняно з ручною працею знизити трудомісткість лічильних та інших операцій;

- засоби копіювання і множення документів (ксерокси, апаратура для світлокопіювання, фотокопіювання, термокопіювання, електрографії, мікрофільмування. та ін.);засоби обробки інформації (різні пристрої для розпечатування і заклеювання конвертів, фальцювальні машини і пристрої, адресувальні та штемпелювальні засоби, засоби скріплювання і склеюваннядокументів).

Використовуючи оргтехніку, менеджерможе досягти суттєвого підвищення ефективності власної праці за мінімальних витрат зусиль. Конкретний перелік оргтехніки кожнийменеджервстановлює, виходячи зі специфіки своєїроботий індивідуальних особливостей. Найбільша ефективність досягається комплексним використанням оргтехніки. Якщо окремі технічні засоби знижуютьвитратичасу на виконання управлінських робіт на 10—15%, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2—3 рази. Отже, автоматизація управлінської праці — цепроцесосвоєнняуправлінцями, зокремаменеджерами, методів техніки автоматизованого опрацювання інформації та вироблення на цій основі оптимальних управлінських завтоматизацієюна всіх рівняхменеджментуі зростуть вимоги до відповідальності і компетенції менеджера. У більшій мірі будуть потрібні його вміння і оптимальнийвибірв умовах альтернативних ринків,економічнізнаннята кваліфікація, його здібність управляти працівниками і його здатність прийняття рішення .