Просмотр информации в удобном для пользователя виде. Подготовка к выдаче информации на печать. Отчеты в Access.

1. Методические указания

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access для этих целей предназначены отчеты и формы. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть или напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например, итоговые суммы.

Отчеты и формы имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Разделы отчета включают заголовок и примечания отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы.

Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

С помощью Мастера отчетов можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов.

Access предоставляет целый ряд возможностей преобразования отчетов в другие форматы. Это формат документов RTF, формат электронных таблиц Excel, страницы HTML и др.

Работа с отчетами Access может происходить в трех режимах: в режиме Просмотра образца, в режиме Предварительного просмотра и в режиме Конструктора. Переключиться из одного режима в другой можно с помощью команды Образец, Предварительный просмотр или Конструктор в меню Вид в любом режиме работы с отчетом.

Режим Предварительного просмотра предназначен для просмотра отчета в Access в том виде, как он будет выведен на печать. Отчет, открытый в режиме Предварительного просмотра, можно просмотреть в увеличенном или уменьшенном масштабе, отобразить на экране одновременно одну или несколько страниц, а также напечатать, предварительно определив параметры страницы.

Режим Просмотра образца является удобным средством проверки внешнего вида и структуры (макета) создаваемого отчета. В этом режиме в окне просмотра выводятся только те данные, которые необходимы для заполнения каждого из элементов макета отчета. Для просмотра всех данных, выводящихся в отчете, следует использовать режим Предварительного просмотра.

В режиме Конструктора можно разрабатывать отчеты, модифицировать их структуру, изменять внешний вид, добавлять и удалять поля. Этим режимом обычно пользуются разработчики отчетов Access.

2. Задания

1. Проанализировать созданную по индивидуальному заданию базу данных на предмет создания отчетов.

2. Изучив соответствующие разделы справки Access, создать простой отчет, отображающий результаты обработки информации для прикладной области, выбранной в соответствии с вариантом задания. Создать сложный отчет на основе ранее созданного запроса.

3. Распечатать отчеты.

4. Преобразовать отчеты в формат .rtfиExcel.

5. В соответствии с вариантом ответить на контрольные вопросы (список вопросов указан в приложении Б);

1 в.	2 в.	3 в.	4 в.	5 в.	6 в.	7 в.	8 в.	9 в.	10 в.
99, 100	101, 102	103, 104	100, 103	99, 101	102, 104	100, 101	101, 103	99, 104	102, 103
11 в.	12 в.	13 в.	14 в.	15 в.	16 в.	17 в.	18 в.	19 в.	20 в.
99, 102	100, 104	99, 103	100, 102	101, 104	102, 104	99, 100	101, 102	102, 103	103, 104
21 в.	22 в.	23 в.	24 в.	25 в.	26 в.	27 в.	28 в.	29 в.	30 в.
100, 101	99, 104	100, 102	101, 103	99, 102	102, 104	103, 104	99, 103	101, 102	102, 103