Создание баз данных в ms Access. Основы работы с таблицами. Связывание таблиц базы данных. Оптимизация ввода данных. Использование форм.

1. Методические указания

База данных(БД) – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление это совокупности как в целом, так и любой ее части. Для работы с данными используютсясистемы управления базами данных(СУБД). Основные функции СУБД – это определение данных, обработка данных и управление данными.

Перед созданием БДна компьютере нужно ее спроектировать вручную. При этом очень тщательно следует продумать, как распределить информацию по таблицам и какие связи между таблицами установить. При создании полей в таблицах информацию нужно разбивать на наименьшие логические части.

MicrosoftAccessявляется настольной СУБД реляционного типа.Реляционная БДпредставляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа.

Так как MicrosoftAccessявляется приложениемWindows, то запуск осуществляется стандартным образом (например,ПускПрограммыMicrosoftAccess).Базой данных Accessявляется файл, который имеет расширениеmdb. Этот файл может содержать не только таблицы, но и другиеобъектыприложенийAccess– запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Для создания новой БД необходимо воспользоваться областью задач Созданиефайлаокна приложенияAccess.Область задач(новый элемент интерфейса, появившийся в Microsoft Office XP), которая выводится на экран при запуске Microsoft Access, предоставляет возможность создания или открытия базы данных Microsoft Access или проекта Microsoft Access. Эта область появляется справа при запуске (если ее нет, то вызвать можно либо выполнив командуФайлСоздать, либо нажав кнопкуСоздатьна панели инструментов).

При открытии базы данных Accessотображается два окна: главное окно и окно базы данных.Главное окноимеет вид, аналогичный окнам других приложениеMicrosoftOffice. Наиболее важным элементом интерфейса в средеAccessявляетсяокно базы данных. Это контейнер, содержащий все объекты БД. Доступ к объектам возможен только через окно БД. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектовAccess:Таблицы,Запросы,Формы,Отчеты,Страницы,Макросы,Модули. Щелкнув на ярлыке мышью, в правой части вы откроете список соответствующих объектов.

С каждым объектом БД можно работать в двух режимах. Первый режим – режим выполнения объекта ирежим Конструктора. Выбрать нужный режим можно с помощью кнопки, которая находится в левой части панели инструментов окна базы данных, с помощью команд менюВидили с помощью кнопок на панели инструментовAccess.

В каждый момент времени на экране обычно присутствуют строка менюи несколькопанелей инструментов(ПИ). Эти элементы интерфейса могут быть расположены не только в верхней части окнаAccess, но и в его нижней, левой или правой частях. Кроме того, они могут принимать вид плавающих окон. Таким образом, строки меню и ПИ могут быть прикрепленными и свободными. При не­обходимости ПИ можно перемещать обыч­ным перетаскиванием при нажатой левой клавише мыши.

Accessсодержит обширную справочную систему и предлагает несколько способов получения справки:

• с помощью специального поля для ввода вопроса в строке главного меню;

• вызвав окно Справка Microsoft Access;

• задав вопрос Помощнику;

• обратившись за справкой на web-серверMicrosoft.

Следующим шагом в процессе создания БД является создание таблиц для хранения данных, а затем ввод данных.

Access предоставляет три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц.

Путем ввода данных

Открыть окно новой или существующей БД и в нем открыть список таблиц. В списке таблиц дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлыку Создание таблиц путем ввода данных Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1, Поле2. Тип вводимых данных в одно поле (столбец) во всех записях должен быть одинаковым. Если в столбец ввести данные разных типов, то тип будет определен как Текстовый. Переименовать заголовок столбца можно выбрав в контекстном меню команду Переименовать столбец. По окончанию ввода данных нажать кнопку Закрыть, подтвердить сохранение, ввести имя таблицы и нажать кнопку ОК. Отреагировать на сообщение «Ключевые поля не заданы. Создать ключевое поле сейчас?» В списке таблиц появится новая таблица, которая будет содержать введенные данные. Ввод данных в таблицу мало чем отличается от ввода в таблицу Excel. Данный способ создания таблицы имеет ряд существенных недостатков, главные из которых следующие: невозможность управлять свойствами полей; при сохранении таблица Access не всегда корректно определяет тип полей

Режим Конструктора таблиц

Открыть окно новой или существующей БД и в нем открыть список таблиц. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблиц с помощью Конструктора и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно). В нижней части окна на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию. Выполнить пп.5-6, описанные в способе создания таблиц путем ввода данных. Данный способ является наиболее правильным способом создания таблицы. При этом создается только ее структура (т.е., определяются поля таблицы и задаются их свойства). В данном режиме желательно сразу создавать ключевое поле (первичный ключ).Последующий ввод данных в таблицу необходимо осуществлять только в режиме таблицы

В Access имеются следующие типы данных: текстовый, MEMO, числовой, денежный, счетчик, дата/время, логический, OLE, гиперссылка.

В поле типа можно также выбирать значение Мастерподстановок.Полеподстановокпозволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

После выбора типа данных, в нижней панели окна отображается список свойств этого поля. Он зависит от типа поля. Чтобы просмотреть свойства или изменить их, нужно выделить поле таблицы и раскрыть вкладку Общиедля просмотра общих свойств поля или вкладкуПодстановкадля просмотра параметров подстановки.

Переименование, добавление и удаление полей возможны как в режиме Конструктора, так и в режиме Таблицы.

Если для таблицы определены ключевые поля, то Accessпредотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для связи таблиц. Есть два типа ключевых полей:простой ключ (часто используют поле типаСчетчик) исоставной. Для создания первичного ключа В режимеКонструктора таблицвыполните следующее:

Счетчик	Включить в таблицу поле счетчика. Задать для него автоматическое увеличение на 1. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц. Если до сохранения созданной таблицы не был задан первичный ключ, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Дабудет создано ключевое поле счетчика с именемКоди типом данныхСчетчик.
Простой ключ	Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.
Составной ключ	Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо: открыть таблицу в режиме Конструктора, выделить поля, которые необходимо определить как ключевые, нажать кнопку Ключевоеполе.

С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД используются индексы. Индексявляется средством, которое обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Индекс представляет собой упорядоченный список значений и ссылок на те записи, в которых хранятся эти значения. Следует отметить, что ключевые поля индексируются автоматически. Создание индексов можно при необходимости разобрать самостоятельно

После создания в базе данных Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым Access будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полемпервой таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается поле другой таблицы, в котором повторяются значения поля первичного ключа первой таблицы.Такое поле называетсявнешним ключом.Внешний ключ– одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Поле внешнего ключа определяет способ связи таблиц (тип отношения).

Существуют три основных типа отношений (связей) – «один-ко-многим», «многие-ко-многим» и «один-к-одному»

Отношение «один-ко-многим»	Является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но любая запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A. Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из связанных полей является полем первичного ключаилиуникального индекса.
Отношение «многие-ко-многим»	При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B и наоборот. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключадвух других таблиц.
Отношение «один-к-одному»	При отношении «один-к-одному» каждая запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются редко, т.к. большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Тип отношения в создаваемой Access связи зависит от способа определения связываемых полей. Имеется возможность связать таблицу саму с собой. Это полезно, когда нужно создать поле подстановок со значениями из этой же таблицы.

Для того чтобы было удобно создавать, просматривать, модифицировать и удалять связи между таблицами, в Accessиспользуетсясхема данных. Чтобы ее открыть, необходимо выполнить командуСервисСхемаданных. (или нажать кнопкуна панели инструментов). Если связи между таблицами БД еще не устанавливались, то сразу после открытия окнаСхема данныхоткроется диалоговое окноДобавление таблицы, с помощью которого осуществляется добавление необходимых таблиц и/или запросов. Если связи уже были установлены, то для добавления в окноСхема данныхдругих таблиц/запросов, между которыми нужно установить связь, следует нажать кнопкуДобавить таблицуи выбрать нужные таблицы, запросы или таблицы и запросы (также можно воспользоваться командой «Добавить таблицу»контекстного меню, вызываемого в любой части окнаСхема данныхили выполнитьСвязиДобавить таблицу). Таблицы (и/или запросы) выведутся в окнеСхема данных в виде списков полей.

По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями. Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями.

Графический	Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменениесвязей, в котором отображаются связываемые поля таблиц, тип связи и происходит управление параметрами целостности данных.
Командный	Выбрать команду СвязиИзменить связи из меню Access (это команда появляется там, когда открыто окно Схема данных). В диалоговом окне Изменение связей можно выбрать из списков название связанных таблиц и полей связывания, определить правила ссылочной целостности, изменить параметры объединения (кнопка Объединение…) После установки всех параметров необходимо нажать кнопку ОК.

О том, что таблицы связаны между собой, будет свидетельствовать линия между ними, соединяющая поля, по которым связаны таблицы.

Целостность данных – это правила, обеспечивающие поддержание установленных межтабличных связей при вводе или удалении записей. Пользователь имеет возможность указать, следует ли автоматически выполнять для связанных записей операции каскадного обновления и каскадного удаления.

Если при определении отношения в диалоге «Изменение связей» установить флажок Каскадное обновление связанных полей, любое изменение значения первичного ключа главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. Access выполнит каскадное обновление без ввода предупреждающих сообщений.

Если при определении отношения установить флажок Каскадное удаление связанных записей, любое удаление записи в главной таблице приведет к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице. Если записи удаляются из формы или таблицы при установленном флажкеКаскадное удаление связанных записей, Access выводит предупреждение о возможности удаления связанных записей. Если же записи удаляются с помощьюзапроса на удаление, то Access удаляет записи автоматически без вывода предупреждения.

Для того чтобы изменить уже существующую связь, необходимо выделить ее (линию, связывающую две таблицы) и в контекстном меню выбрать «Изменить связь», после чего в диалоге Изменение связейпроизвести необходимые действия.

После создания всех таблиц (и продумывания структуры запросов), которые будут в входить в БД необходимо внести информацию в таблицы. Часто для людей, не привыкших работать с БД в чистом в виде, это может оказаться неудобным. Для максимального упрощения ввода информации в таблицы БД в Access создают формы. Самаформапредставляет собойэлектронный бланк, в котором есть ряд поименованных (подписанных) полей для ввода информации. Пользователь или наборщик заполняет эти поля информацией, и она автоматически заносится в соответствующие таблицы базы данных.Формы – отличное средство для ввода и изменения информации в БД.

Формы содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Создание форм, содержащих необходимые элементы управления, существенно упрощает процесс ввод данных и позволяет предотвратить ошибки.

Access предлагает несколько способов создания форм. Самым простым из них является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.

Автоформа, организованная «в столбец»	В такой форме поля каждой записи отображаются в виде набора элементов управления, расположенных в один или несколько столбцов. Это компактное и удачное представление для быстрого создания формы.
Табличная	Форма будет выглядеть так же, как обычная таблица Access.
Ленточная	В такой форме поля каждой записи располагаются в отдельной строке. Это очень удобно для работы с большими массивами данных, поскольку данные располагаются в таком же порядке, как в простой таблице. Преимуществом этого представления формы является то, что каждое поле представлено в виде отдельного элемента управления, которое можно оформить в любом стиле по вашему вкусу и для которого можно определить функции обработки событий.

Другим простым и быстрым способом создания формы является использование Мастера форм. С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Намного проще и быстрее создавать формы с помощью мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора.

Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Если на каком-нибудь шаге была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо установленных параметров, для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад. Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена для отказа от создания формы и возвращения к окну базы данных.

Работа с формами может происходить в пяти режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Конструктора, в режиме Сводной таблицы и в режиме Сводной диаграммы. Выбрать режим можно с помощью кнопки Вид на панели инструментов текущего режима работы с формой.

Разработку структуры формы, того, как она будет выглядеть в режиме Таблицы и режиме Формы, можно производить только в режиме Конструктора. В этом режиме можно изменить источник данных для формы, количество отображаемых полей, внешний вид формы и элементов управления, добавить или удалить элементы управления, настроить их свойства.

Для сохранения только что созданной или отредактированной формы, открытой в режиме Конструктора, следует выполнить команду ФайлСохранить. Если форма была создана и сохраняется в первый раз, появится диалоговое окно Сохранение с полем для ввода имени новой формы Имя формы. При работе в режиме Конструктора для сохранения ранее созданной формы под тем же именем достаточно просто нажать кнопку Сохранить на панели инструментов Конструктор формы. Форма Access может быть сохранена в трех форматах: в формате формы, в формате отчета и в формате страницы доступа к данным.

Основной целью простых форм является добавление новых записей, удаление записи или редактирование данных в одной или более таблицах, являющихся источниками данных для формы. Добавление, удаление и редактирование записей с помощью формы происходит при работе с ней в режиме Формы или в режиме Таблицы. Работа с формой в режиме Таблицы ничем не отличается от работы с обычными таблицами Access. В режиме Формы представления и автоматическая обработка данных отличаются более широкими возможностями.

Многотабличные формы – формы, построенные на основе запроса, объединяющего несколько таблиц, а также формы с внедренными в них другими формами. Подчиненной формой называется форма, которая встраивается в другую форму. При этом форма, которая включает подчиненную форму, называется основной (или главной) формой. Обычно такие формы применяются для отображения данных из связанных таблиц, например, категории товаров и товары. Создавать такие формы можно с помощью несколькими способами. Один из них создание с помощью Мастера автоформ.

Второй способ создания. Подчиненная форма является элементом управления, поэтому она может быть добавлена в главную форму с помощью Мастера подчиненных форм. При этом ее можно создать заранее, и тогда мастеру нужно будет только указать имя добавляемой формы. Если подчиненная форма еще не создана, мастер поможет ее создать.

Третий способ. Составную форму с подчиненными формами можно создать с помощью Мастера форм. Это более сложный способ, но за то он дает возможность поместить в формы не все поля, а только те, что требуются.

2. Задания

1. Запустить Microsoft Access. Создать БД на основе одного из шаблонов (на области задачСозданиефайла в группеСоздание с помощью шаблонащелкнуть на ссылкеОбщие шаблоны, после чего в открывшемся диалогеШаблоныперейти на вкладкуБазы данныхи выбрать нужный шаблон). Изучить объекты созданной БД.

2. Создать структуры таблиц, ключевые и (при необходимости) индексные поля. Предусмотреть использование списков значений, масок ввода. Заполнить таблицы данными (не менее 10 записей), установить связи. Предметная область БД выбирается в соответствии с вариантом индивидуального задания (список вопросов указан в приложении А).

3. Изучив методические указания и соответствующие разделы справки Access, создать форму для ввода информации в таблицы в удобном для пользователя формате. Создать сложную форму, объединив формы, созданные для разных таблиц. Создать многотабличную форм, содержащую подчиненную.

4. В соответствии с вариантом ответить на контрольные вопросы (список вопросов указан в приложении Б);

1 в.	2 в.	3 в.	4 в.	5 в.	6 в.	7 в.	8 в.	9 в.	10 в.
1, 18, 38, 69	2, 19, 29, 65	3, 20, 39, 66	4, 21, 37, 67	5, 22, 40, 68	6, 23, 41, 70	7, 24, 30, 55	8, 25, 35, 59	9, 26, 42, 60	10, 27, 43, 71
11 в.	12 в.	13 в.	14 в.	15 в.	16 в.	17 в.	18 в.	19 в.	20 в.
11, 28, 44, 72	12, 29, 46, 65	13, 30, 45, 66	14, 31, 47, 69	15, 21, 48, 70	16, 27, 49, 71	17, 28, 50, 72	1, 32, 51, 65	2, 33, 52, 72	3, 34, 53, 67
21 в.	22 в.	23 в.	24 в.	25 в.	26 в.	27 в.	28 в.	29 в.	30 в.
8, 21, 54, 71	12, 27, 56, 65	15, 25, 57, 70	17, 29, 58, 67	5, 20, 61, 66	7, 23, 62, 72	13, 28 63, 68	3, 22, 54, 67	6, 18, 64, 71	16, 24, 59, 66

Выполнение задания 2 начинается с разработки структуры БД. На этом этапе должны быть детально проанализированы условия задания и, на их основе, определено количество таблиц, необходимых для описания всех характеристик анализируемой предметной области. Кроме того, необходимо определить какие поля в таблицах будут использованы в качестве ключевых, а также определить каким образом будет осуществляться связь между таблицами. Если невозможно установить связи посредством использования ключевых полей, определить таблицы, которые будут использоваться только для связи между другими таблицами.

Для каждого поля конкретной таблицы необходимо определить его тип и размер и тщательно проверить, удовлетворяет ли диапазон значений выбранного типа тем значениям, которые может реально принимать данное поле. При необходимости, для некоторых полей установить Условие на значениеи задать сообщение, выдаваемое на экран в случае несоответствия введенного значения заданному условию или присвоить значения, принимаемые по умолчанию. Заполнить соответствующей информацией каждый из разделов создаваемойструктурытаблицы (в режимеКонструктора): Имя поля, Тип данных и Описание. Раздел описаний необязателен для заполнения, но информация, введенная в данный раздел отображается в строке состояния при вводе данных для конкретного поля, облегчая процесс ввода.