Получение навыков работы по выборке из таблиц бд необходимой информации с помощью запросов и фильтров.

1. Методические указания

Практически всегда пользователю БД приходится работать не со всем множеством информации, находящейся в БД, а только с какой-либо ее частью, которая отвечает тем или иным условиям (например, отобрать заказчиков, заказавших определенный вид товара, произвести отбор книг одного автора, отобрать людей, моложе определенного возраста и т.д.).

Для отбора (и просмотра) данных по какому-либо критерию в Access используется два инструмента: фильтры и запросы.

Запросы– это объекты БД, которые используются для сортировки, фильтрации, добавления, удаления или изменения информации в базе данных. Большинство разработчиков БД Access создают и просматривают запросы в режиме конструктора, однако Access не работает с запросами, представленными в таком виде. Он преобразует их в запросы на языке Jet SQL (StructuredQueryLanguage– структурированный язык запросов).

Существуют различные типы запросов: запрос на выборку, запрос на изменение, запрос с параметром, перекрестный запрос, – однако чаще всего используют запросы на выборкуизапросы на изменение. Особым типом запросов являются запросы SQL, создаваемые, как следует из названия, на структурированном языке запросов.Среди SQL-запросов можно выделитьзапросы к серверу,запросы управленияи некоторые другие

Фильтры– набор условий, применяемых для отбора подмножества данных или для сортировки данных. В Microsoft Access для отбора данных применяютсяобычный фильтр,фильтр по выделенному,поле «Фильтр для» ирасширенный фильтр.

Основное сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в следующем:

• они извлекают подмножество записей из базовой таблицы или запроса;

• создают результирующие наборы записей, которые используются как источник данных для формы или отчета;

• позволяют сортировать записи;

• в общем, позволяют вносить изменения в данные, если эта операция не запрещена за счет других условий. (Массовые изменения обычно выполняются с помощью запроса на обновление записей.)

Выбор применения фильтра или запроса зависит от того, как предполагается использовать отобранные записи.

Фильтр обычно используют при работе в режиме формы или в режиме таблицы для просмотра подмножества записей.

Запрос следует использовать для выполнения следующих действий:

• просмотр подмножества записей без предварительного открытия конкретной таблицы или формы;

• выбор таблиц, содержащих нужные записи, с возможностью последующего добавления других таблиц;

• отбор полей, выводящихся на экран при отображении результирующего набора записей;

• выполнение вычислений над значениями полей.

Даже если определена потребность в запросе, не следует пренебрегать преимуществами создания фильтра с помощью обычного фильтра,фильтра по выделенномуилиполя «Фильтр для»и последующего сохранения фильтра в виде запроса. Это позволяет избежать работы сбланком запроса(кроме случаев, когда требуется внести дополнительные изменения в запрос).

Способы использования фильтров фильтров.

фильтр по выделенному	В поле таблицы, формы или запроса в режиме таблицы найти значение, которое должны содержать записи, которые должны быть отобраны с помощью фильтра. Выбрать это значение (перевести курсор в поле с этим значением) и вызвать команду контекстного меню Фильтр по выделенному или нажать на панели инструментов кнопкуФильтр по выделенному(илиЗаписи→Фильтр→Фильтр по выделенному). Это шаг в случае необходимости нужно повторять, пока не буду заданы все условия отбора записей.
обычный фильтр	Откройте таблицу, форму или запрос в режиме таблицы. Нажмите на кнопку Изменить фильтрна панели инструментов, чтобы переключиться в окно обычного фильтра (Записи→Фильтр→Изменить фильтр). Выберите поле для задания условия отбора, которому должны удовлетворять записи, включаемые в результирующий набор записей. Введите требуемое условие отбора, выбрав искомое значение в раскрывающемся списке значений поля (если список содержит значения полей) или введите в поле значение с клавиатуры. Если задать значения в нескольких полях, фильтр будет возвращать только те записи, в которых каждое из полей содержит указанное значение. Для того чтобы указать несколько значений, которые запись, включаемая в результирующий набор, может содержать в одном поле, необходимо воспользоваться вкладкой Или, ярлычок которой находится в левом нижнем углу окна. Фильтр будет возвращать все записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладкеНайтии/или все значения, указанные на первой вкладке «Или», и/или значения, указанные на второй вкладкеИлии т.д. Нажмите на кнопку Применить фильтрна панели инструментов
поле «Фильтр для»	Откройте таблицу, форму или запрос в режиме таблицы: В поле, для которого указывается условие отбора, вызовите контекстное меню; Введите значение (или математическое выражение), которое будет использоваться как условие отбора в поле «Фильтр для:» в контекстном меню (или Записи→Фильтр→Фильтр для:); Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нажмите ввод (enter); Чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым (чтобы иметь возможность указать дополнительное условие для поля), нажмите Tab.
расширенного фильтр	Откройте форму в режиме формы или таблицу, запрос или форму в режиме таблицы. Выберите форму, подчиненную форму, таблицу или подтаблицу, к которой нужно применить фильтр. Выполните Записи→Фильтр→Расширенный фильтр. Добавьте в бланк поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей. Чтобы указать порядок сортировки, выберите ячейку Сортировканужного поля, щелкните стрелку и выберите порядок сортировки. В Microsoft Access записи сортируются сначала по самому левому полю, затем по полю, расположенному в следующем столбце справа и т.д. В ячейке Условие отбораполей, включенных в бланк, укажите искомое значение или введите выражение. Чтобы применить фильтр, нажмите кнопку Применение фильтрана панели инструментов.

Теперь рассмотрим работу с запросами. Как уже упоминалось, наиболее часто применяемыми являются запросы на выборку. Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Для создания запросов советуют использовать Мастер запросов, а потом уже в режиме Конструктора изменять и усложнять их (хотя, получив определенные навыки работы с конструктором запросов, работать в режиме конструктора становится гораздо удобнее). В верхнюю часть окна Конструктора запросов необходимо добавить таблицу¹ или несколько таблиц, на основании которых будет строиться запрос, т.е. из которых нужно отобрать требуемую информацию (Добавление таблиц осуществляется с помощью диалогового окнаДобавление таблицыаналогично добавлению таблиц в окноСхема данных). Базовые таблицы запроса – источники данных для запроса. В нижней части окна находится бланк запроса – таблица, ячейки которой используются для определения запроса. В бланке отображаются все столбцы, включенные в результирующее множество запроса.

Запуск запроса на выполнение из окна Конструктора осуществляется щелчком по кнопке Запуск на панели инструментов.

Создание запросов интересно еще и тем, что можно создавать столбцы в запросе, которые являются результатом вычислений над значениями других столбцов. Такие столбцы называются вычисляемыми. Чтобы создать вычисляемое поле, нужно ввести выражение, которое вычисляет требуемое значение, в строку Поле свободного столбца бланка запроса, для этого можно воспользоваться Построителем выражений, вызвав его щелчком по кнопке Построить на панели инструментов либо ввести выражение вручную.

Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файл базы данных и может многократно повторяться. Если требуется повторять запрос каждый раз с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами. При выполнении такого запроса выдается диалоговое окно Введите значение параметра, в котором пользователь может ввести конкретное значение и затем получить нужный результат.

2. Задания

   1. Проанализировать созданную по индивидуальному заданию базу данных на предмет возможного применения фильтров и запросов.

   2. Продемонстрировать виды фильтрации.

   3. Изучив методические указания и соответствующие разделы справки Access, создать запрос на выборку информации из основной таблицы, из связанных таблиц, создать параметрический запрос, а также создать запрос с вычисляемым полем (полями): предусмотреть как нахождение какого-либо итогового показателя(max,minavgи др.), так и показателя, рассчитываемого по введенной Вами формуле².

   4. В соответствии с вариантом ответить на контрольные вопросы (список вопросов указан в приложении Б);

1 в.	2 в.	3 в.	4 в.	5 в.	6 в.	7 в.	8 в.	9 в.	10 в.
73, 80	74, 81	75, 82,	76, 83,	77, 84	78, 85	79, 86	73, 87	74, 88,	75, 89
11 в.	12 в.	13 в.	14 в.	15 в.	16 в.	17 в.	18 в.	19 в.	20 в.
76, 90	77, 91	78, 92	73, 93	74, 95	75, 96	76, 97	77, 98	78, 80	79, 81
21 в.	22 в.	23 в.	24 в.	25 в.	26 в.	27 в.	28 в.	29 в.	30 в.
73, 82	74, 83	75, 84	76, 85	77, 86	78, 87	79, 88	73, 89	74, 90	75, 91