3.2 Документальное оформление кассовых операций на примере выплат заработной платы

Отследим документальное оформление кассовых операций ОАО «Жабинковская сельхозтехника» на примере выплат заработной платы за декабрь 2011 года.

Для выплаты заработной платы ОАО «Жабинковская сельхозтехника» был получен чек 429831. Прием наличных денег произвёлся по приходным кассовым ордерам (КО-1). В приходном кассовом ордере указывается: от кого поступили деньги (чек 429831), на какие цели (выплата заработной платы) или за что их вносят, сумма (12.599.000) и дата хозяйственной операции (2о января 2012 года), учетный номер налогоплательщика, НДС [приложение 1].

Приходный кассовый ордер и квитанция к нему были составлены главным бухгалтером, который подписывает оба документа, ставит на квитанции печать предприятия. Затем ордер был зарегистрирован в журнале регистрации. Главный бухгалтер передал приходный кассовый ордер кассиру. Кассир после проверки соответствия сумм наличных средств по приходному ордеру и квитанции к нему внёс наличные средства в кассу. При совпадении всех сумм кассир подписывает приходный ордер, квитанцию к нему и выдает квитанцию на руки лицу, вносящему наличные.

Кассир оприходовал наличные деньги, зарегистрировал операцию в кассовой книге [приложение 10], погасил приходный кассовый ордер и приложенные к нему документы штампом.

Главный бухгалтер отметил погашенный приходный кассовый ордер в журнале регистрации [приложение 9].

Оформляются операции по расходу наличных денег следующим образом. Главный бухгалтер составил и проверил расходный кассовый ордер [приложение 3]. Затем ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером. Главный бухгалтер регистрирует его в журнале регистрации.

Кассир принимает расходный кассовый ордер к исполнению, выдает наличные, требуя при этом от стороннего физического лица обязательного предъявления документа удостоверяющего его личность (например, паспорт). Кассир гасит приходный кассовый ордер, регистрирует совершенную операцию в кассовой книге. Главный бухгалтер отмечает расходный кассовый ордер в журнале регистрации как погашенный [приложение 9].

Оплата труда произведена кассиром по платежной ведомости без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия [приложение 4]. Расписка в получении денег из кассы произведена собственноручно.

Заключение

Предприятия всех форм собственности, осуществляющих производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

Организации всех форм собственности обязаны хранить денежные средства в учреждениях банков. Все расчеты между субъектами хозяйствования, как правило, осуществляются в безналичном порядке через учреждения банков.

Денежные средства на предприятиях могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банке на расчетных счетах, на специальных счетах, а также, использоваться в виде аккредитивов, лимитированных и других чеков.

В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Для установления такого лимита предприятие представляет в обслуживающее учреждение банка заявление на установление лимита кассы.

В кассах организаций могут храниться различные денежные документы и бланки документов строгой отчетности (трудовые книжки, почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, переводы в пути и др.).

В большинстве случаев деньги в кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам. Они, как правило, сброшюрованы в чековые книжки. В кассу предприятия деньги поступают и из других источников, например от рабочих и служащих за возврат подотчетными лицами не использованных ими авансов. Основным приходным кассовым документом является приходный кассовый ордер с отрывной квитанцией.

Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам и других хозяйственных расходов, пособий по социальному страхованию и т. д. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер.

Не реже одного раза в квартал и в сроки установленные субъектом хозяйствования производится инвентаризация кассы.

Кассовые операции являются важнейшей составной частью деятельности любой организации или предприятия.

Приумножение денежных средств, их правильное использование и контроль за сохранностью является одной из важнейших задач бухгалтерии предприятия и бухгалтерского учета.

В ходе написания курсовой работы были изучены первичные документы по учету денежных средств и порядок их оформления. К используемым первичным документам по кассе в ОАО «Жабинковская сельхозтехника» относятся приходные и расходные кассовые ордера по форме КО-1, КО-1в и КО-2, КО-2в., платежная ведомость. На основании этих документов кассир ежедневно заполняет кассовую книгу формы КО-4, КО-4в по мере совершения операций, второй экземпляр которой является отчетом кассира и одновременно регистром аналитического учета по счету 50 «Касса» прикладывается к отчету по кассе за день.

Из данной курсовой работы следует что:

1. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3-х рабочих дней включая день получения денег в банке. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

2. Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

3. Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

4. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

5. Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

6. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.