- •667000, Республика Тыва, г.Кызыл ул.Ленина д.19, офис 5, т.5-55-55
- •Примерная инструкция по делопроизводству психологической клиники «memory»
- •1. Общие положения
- •2. Документация клиники
- •3. Правила подготовки и оформления документов
- •3.1. Документирование управленческой деятельности
- •3.2. Бланки документов
- •05.08.2012
- •05.08.2012
- •Отправлено письмо
- •В дело 01-09
- •Подпись расшифровка подписи
- •3.4. Требования к тексту документа
- •3.5. Особенности подготовки и оформления
- •3.5.9. Справочно-информационные документы
- •3.6. Составление и оформление личных документов
- •Заявление
- •3.7. Печатание и тиражирование документов
- •4. Регистрация и индексирование документов,
- •4.1. Регистрация и индексирование документов
- •4.2. Поиск документов
- •5. Организация документооборота
- •5.1. Порядок обработки поступающих документов
- •5.2. Порядок прохождения и контроль исполнения документов
- •5.3. Порядок обработки отправляемых документов
- •5.4. Подсчет объема документооборота
- •6. Работа с обращениями граждан
- •7. Контроль исполнения документов
- •7.2. Сроки исполнения документов
- •8. Составление и ведение номенклатуры дел
- •9. Формирование дел
- •10. Экспертиза ценности документов
- •11. Оформление дел
- •12. Составление описей дел
- •13. Оперативное хранение документов и дел
- •14. Передача дел на архивное хранение
- •14.1. Передача дел в ведомственный архив, обеспечение их сохранности
- •14.2. Порядок передачи дел на государственное хранение
- •15. Учет и хранение бланков, печатей, штампов и пломбиров
- •16. Порядок приема-передачи документов при смене должностных лиц
- •667000, Республика Тыва, г.Кызыл ул.Ленина д.19, офис 5, т.5-55-55
- •Состав реквизитов документов
- •Приложение 4
- •667000, Республика Тыва, г.Кызыл ул.Ленина д.19, офис 5, т.5-55-55
- •Приложение 6
- •667000, Республика Тыва, г.Кызыл ул.Ленина д.19, офис 5, т.5-55-55
- •С п р а в к а
- •______________ № ______
12. Составление описей дел
12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, на прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи.
Описи составляются отдельно на дела: постоянного хранения;
по личному составу;
личные дела уволенных.
На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
12.2. Описи составляются не позднее, чем через год после завершения дел в делопроизводстве по установленной форме (приложение 23) в двух экземплярах. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Опись составляется ответственным за архив по хронологически-структурному или функциональному принципу, рассматривается ЭК учреждения, подлежит утверждению ЭПК Минкультуры РТ и руководителем ПК «MEMORY».
12.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;
графы описей заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом остальные сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе воспроизводится полный заголовок);
в конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
номер сводной описи присваивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением;
к описи дел постоянного хранения составляются необходимые элементы научно-справочного аппарата (титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, при необходимости – указатели).
12.4. Описи дел должны быть отпечатаны на качественной бумаге, на компьютере, не имеющей дефектов шрифта. Опись дел постоянного хранения печатается в 4 экземплярах, 2 экземпляра – на белой бумаге. Описи дел по личному составу, личных дел уволенных, акты на уничтожение печатаются в 3 экземплярах.
При печатании расстояние между заголовками дел в описи должно быть 2 интервала, расстояние между строчками в заголовке – 1-1,5 интервала.
12.5. В случае, если имеют место утраты или порчи документов, которые должны быть включены в описи, это оговаривается в предисловии к описи, а также составляется справка с объяснением причины отсутствия документов за подписью руководителя учреждения, который вместе с описями представляется в ЭПК Минкультуры РТ.
12.6. После утверждения описей первый экземпляр описи дел постоянного хранения остается на контроле в госархиве, а все остальные экземпляры возвращаются в клинику.