Укр. мова / профСПРЯМ / Способи викладення матеріалу у документі

русского», писав Карамзін М.М в «Истории государства Россий-ского». Вже в ті далекі часи існували процесуальні норми, які дійшли до наших часів... "Сии условия написаньї на двух хартиях: однабудету царей греческих; другую, йми написанную, доставят великому князю русекому Игорю...» (там же). Договори з Візантією 907. 911, 944, 971 років є першими міжнародними договорами Стародавньої Русі.

Таким чином, документ - основний вид ділової мовлення, це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людини. Документи дають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства, знайти в закінчених і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для поточної оперативної роботи і для історії.

Документи широко використовують як джерела та носії інформації і як засіб засвідчення, доведення певних фактів і тому мають велике правове значення. Складання документів - це мовна в більшості своїй писемна діяльність, що регулює ділові стосунки між членами суспільства і вимагає від кожного укладача документа певної мовної культури, знання вимог, що ставляться до документа.

2. Вимоги до складання і оформлення документів

Вимоги до документів, що мають бути повноцінним джерелом інформації:

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або осо­бою у відповідності до її компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів.

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки. Важливо, щоб інформація, яка міститься в документах, була повною і достовірною.

4. Документ повинен бути складений за встановленою формою, зразком, дотримання якого обов'язково для всіх.

5. Документ має бути бездоганно відредагований і написаний офіційно-діловою мовою.

Отже, зовнішній вигляд документа є незапереченим свідченням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників. Якщо документи оформлені неохайно, виконані недбало, - це означає,

НІН

млі

Автобіографія

Светличний Василь Йосипович, народився у 1972 році у моєму дному селі Ямниці. З 1979 по 1989 навчався у Ямницькій середній колі, де вчився непогано. Після школи навчався два роки у технікумі, потім пішов у армію. Зараз працюю на селі механіком у механічних ліістернях. Мої батьки (Галя та Йосип) усе життя пропрацювали олгоспниками у нашому селі, а тепер відпочивають на пенсії. Сестра Ііда ходить поки що до школи. Жінки немаю. Петличний Василь

> ; 3. Способи викладу матеріалу в документі

Загальні вимоги, які визначають специфічність викладу інформації удь-якому документі, полягають в наступному: 1) виклад належить ги за чітко продуманим планом; 2) ні в загальній системі викладу, ні

кремих формулюваннях не можна порушувати закони логіки. За особами викладу інформації, яка міститься в документах, прийнято іділяти: опис, розповідь, міркування.

Розглянемо кожний з цих способів викладу інформації окремо. У розповіді мова йде про події, явища, факти реальної дійсності в хронологічній послідовності. Розповідь як тип тексту широко ікористовується в таких службових документах, як автобіографія, іі ги, протоколи, інформаційні повідомлення, інструкції. У розповіді іжливо виділити головні події, найбільш суттєві факти. При цьому

під зауважити, що тривалість подій в часі і ступінь важливості їх не

жди прямо пов'язані між собою. Наприклад, виступ на зборах може

и багатослівним, але не змістовним і навпаки - лаконічним і ємним

істом.

Як відомо, послідовність викладу в розповіді підпорядковується

и-і-и-Ь 4$ б^оЬ ом ^^'^ ? %

II о

іести

н о

І ПОС

1111

І \ III

ІВІ1

па

іави

бути

і.І 1МІСТОМ.

32

найчастіше більш зовнішньому хронологічному принципу. Порушення цього принципу призводить до таких помилок, як: "Я, Коваленко Петро Іванович, народився 20 серпня 1972 року в с. Моринці Черкаського району Черкаської області. Неодружений. Маю батьків: Коваленка Івана Олександровича и Коваленко Марію Петрівну. У 1979 році пішов у перший клас середньої школи... . Для розповіді як способу викладу інформації характерна широка вживаність дієслів доконаного виду, минулого часу, числівників.

Опис характеризує явище (предмет, особу, подію) шляхом пере­рахування його ознак, особливостей, властивостей. Звичайно, опис включає загальну характеристику явища, яка конкретизується, обґрун­товується елементами опису. Опис як спосіб викладу інформації вжи­вається в звітах, актах, наказах, постановах, атестацій них характеристи­ках. Слід пам"ятати, що в тексті-описі елементи опису повинні розкривати дійсно важливі ознаки предмета. Тому елементи опису необхідно розташовувати в такій послідовності, яка б вказувала б на ступінь важливості перераховуваних ознак. Наприклад, в атестаційній характеристиці слід спочатку перерахувати особливості професійної діяльності особи, її ставлення до службових обов'язків. А такі ознаки, як особисті схильності, захоплення, необхідно розглядати в останню чергу або залишити без уваги. Розташування відомостей у порядку їх важливості дасть можливість сформувати загальне враження про об'єкт чи суб'єкт опису. У тексті-описі найчастіше вживаються прикметники, прислівники (Наприклад, Коваленко І.П. — чуйний товариш: до вико­нання службових обов'язків ставиться відповідально).

У тексті, який має назву міркування, логічно послідовний ряд визначень, суджень та висновків розкриває внутрішній зв'язок явищ і доводить певне положення. У міркуванні щось доводиться, обґрунто­вується. За допомогою міркування ми розкриваємо процес логічного виведення нового знання про будь-які об'єкти і повідомляємо це знання як результат цього процесу. Саме в міркуванні знаходить своє втілення така логічна форма думки як доказ. Але міркування не можна розглядати як різновид доказу. Тому що доказ - це процес перевірки істинності вже існуючого передбачуваного знання. Мірку­вання як спосіб викладу матеріалу використовується в листах, записках. Для цього способу характерним є вживання причинно-наслідкових речень, вставних слів. Звичайно, більшість документів має змішаний спосіб викладу, де всі способи поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.

1. Що означає слово "документ" ?

2. Які функції виконує документ ?

3. Які вимоги ставлять до документів ? Охарактеризуйте їх.

4. За якими ознаками розрізняють документи ?

5. Які види текстів виділяють за способом викладу інформації ?

Завдання

/. Проаналізуйте тексти документів. Назвіть, які з наведених у тексті лекції вимоги до документа порушені. Аргументуйте свою точку зору.

Доручення

Я. Гонтар Іван Данилович, знаходжусь в лікарні і дуже хворію: полить голова, суглоби. Тому доручаю своєму братові Ґонтарю Миколі Даниловичу одержати на Донецькому заводі холодильників належну мені зарплату за серпень 2001 р.

10.09.2001р. Гонтар

Заява

Ректорові ДонНТУ Під Петренка Власа Дмитровича

Прошу прийняти мене на роботу. До заяви додаю: паспорт,

диплом, довідку. 1 Іетренко 20.05.02

2. Прочитайте подані нижче документи. Поясніть їх при-шачення.

Дільниця ВТБ Директорові шахти

ім. В.М. Бажанова п. Нечипору М.В.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

12.02.01

35

34