Короткі теоретичні відомості
Виконання функцій автоматизованою інформаційною системою (АІС) можливо при наявності комплексу засобів, який називають забезпеченням АІС.
Зокрема, інформаційне забезпечення АІС характеризує стан об’єкту управління та є основою для прийняття управлінських рішень. Інформаційне забезпечення АІС включає сукупність показників та потоків інформації, системи класифікації і кодування економічної інформації, систему документації та сукупність інформаційних масивів (файлів), які зберігаються на машинних носіях. У складі інформаційного забезпечення виділяється позамашинне і внутрішньомашинне інформаційне забезпечення. Позамашинне інформаційне забезпечення – це позамашинна інформаційна база і засоби для її ведення. Позамашинну інформаційну базу утворюють дані, що містяться в документах. Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення складається з інформаційних масивів на комп’ютерних носіях. Структура інформаційного забезпечення АІС представлена на рис.1.1.
Основними носіями інформації, які використовуються в сфері управління, є документи – матеріальні носії, які містять інформацію, що оформлена в установленому порядку і має юридичну силу. В документах містяться показники, які відображають кількісні і якісні зміни господарської діяльності підприємств.
Розрізняють документи, що надходять на підприємство, документи, що виникають в підрозділах підприємства (відділах, службах), документи, що виходять із підприємства. Рух документів між підрозділами підприємства називається документообігом. Документація, яка створюється в сфері управління, поділяється на дві групи: організаційно-розпоряджувальна і спеціальна.
Документи, які містять початкові дані підприємств, називають первинними.
Проектування первинних документівповинно починатись з врахування особливостей їх форми, призначення, способу формування, кількості реквізитів, ступеня заповнення, місця виникнення тощо. Проектування первинних документів також залежить від системи зведених показників та вимог, які пред’являються в місцях їх заповнення і подальшого використання, від застосування засобів автоматизації збору, реєстрації, передачі та обробки початкових даних.
Етапи проектуванняпервинних документів:
визначення реквізитів документа;
побудова ескізної форми документа (розташування реквізитів на бланку документа за вибраною формою побудови).
Для побудови ескізної форми документа його розбивають на зони. Зони можуть мати лінійну, анкетну або табличну форми побудови. В лінійній та анкетній формах побудови кожному реквізиту виділяють по два поля: для його назви і значення. Лінійна форма побудови передбачає розташування назв та значень реквізитів горизонтально, а анкетна – вертикально, один під другим. В табличній формі побудови зона представляє собою таблицю, шапка якої складається з назв реквізитів, а рядки містять їх значення.
Більшість документів складається з декількох зон, які мають різні форми побудови (тобто, в одному документі часто застосовується сполучення різних форм побудови його зон). Для зменшення кількості документів і скорочення витрат на їх заповнення і підготовку машинних носіїв доцільно застосувати табличну форму побудови.
Проектування первинних документів пов’язано з розв’язанням таких задач:
пошук відповідних форм в єдиній уніфікованій системі документації;
побудова унікальних форм документів (згідно з вимогами Держстандарту України або експлуатаційними характеристиками використовуваних технічних засобів);
організація раціонального документообігу.
Проектування первинних документів повинно здійснюватись із дотриманням стандартів, згідно з якими виділяються три частини документа – заголовна, змістовна і оформлювальна. Кожна із них поділена на зони, а в зонах розташовуються реквізити. Так, на рис.1.2 зони 1-4 складають заголовну частину документа, зона 5 – змістовну, зона 6 – оформлювальну частину.
|
Зони документа |
Частини документа | |
|
Зона 1 |
Зона 2 |
Заголовна |
|
Зона 3 | ||
|
Зона 4 | ||
|
Зона 5 |
Змістовна | |
|
Зона 6 |
Оформлювальна | |
Рис.1.2. Схема розташування частин і зон первинного документа (приклад)
В зоні 1 вказуються реквізити підприємства (підрозділу) – назва, код, поштова адреса, телефони. В зоні 2 – код форми документа і дані про її затвердження. В зоні 3 – назви і значення постійних реквізитів документа (наприклад, одержувач товарів чи матеріально-відповідальна особа). В зоні 4 – назва, номер та дата виписки документа. В зоні 5 розташовуються змінні реквізити документа (наприклад, товари, їх одиниці виміру, споживчі характеристики, кількості, вартості тощо). Зона 6 призначена для розташування прізвищ, посад і підписів відповідальних осіб, печаток і дати відпуску матеріальних цінностей.
Зразок змістовної частина документа в табличній формі наведено в табл.1.1. В наведеній таблиці показано приклади значень початкових реквізитів; розрахункові ж реквізити позначено літерами Ф (формула) та П (підсумок). При побудові документа в середовищі MS Word розрахункові реквізити потрібно реалізувати формулами за допомогою команди Таблица → Формула.
Таблиця1.1–Зразок змістовної частини документа в табличній формі
|
№ з/п |
Назви і сорти товарів |
Одиниця виміру |
Кількість |
Ціна, грн./од. |
Вартість, грн. |
|
1 |
Ручка кулькова |
шт. |
10 |
1,50 |
Ф |
|
2 |
Дискета 3,5’’ |
шт. |
20 |
2,00 |
Ф |
|
3 |
Багатофункціональний офісний папір |
пачка |
2 |
28,00 |
Ф |
|
|
Всього: |
|
|
|
П |