Тема 2. Механизмы управления организационными системами

Самостоятельное изучение темы «Механизмы управления организационными системами» предполагает получение знаний по следующим учебным вопросам:

1. Формирование целей организационного управления

2. Механизмы информационного управления в организационных системах

3. Механизмы планирования в организационных системах

Каждый вид деятельности, каждая функция предприятия или учреждения должны поддерживаться и исполняться соответствующим организационным блоком, организационной подсистемой. Когда мы говорим об организационной подсистеме, мы делаем акцент на наличии более общей, комплексной организационной системы. В то же время, в целях упрощения, мы будем называть каждую подсистему предприятия просто системой.

В нашей практике мы выделяем три типа организационных систем: функциональная система (функциональный блок), производственная или сервисная система (сервис) и экономическая система (бизнес-процесс).

Функциональная система – специальным образом организованный комплекс ресурсов предприятия, обеспечивающий реализацию определенной функции или группы функций. Это может быть как конкретное подразделение с выделенными для него ресурсами, так и некоторые специально выделенные ресурсы нескольких подразделений.

Производственная/сервисная система – функциональная система, обеспечивающая производство определенной продукции: товаров или услуг.

В настоящее время наметилась очевидная тенденция к тому, чтобы производственные системы обрастали всевозможными услугами, связанными со стремлением максимального удовлетворения потребностей потребителей. В связи с этим нам представляется логичным называть любую производственную или сервисную систему более упрощенно: сервис.

Соответственно, можно говорить о:

производственном сервисе (формирование продукта для внешнего клиента),

вспомогательном сервисе (формирование продукта для внутреннего клиента),

управленческом сервисе (осуществление определенных управленческих воздействий для достижения комплексных целей организации).

Экономическая система – производственная/сервисная система, для которой производится объективная оценка ее экономической эффективности. Другими словами, экономическая система – это часть организации, работающая на принципах хозрасчета. Соответственно, для такой системы может быть проведена оценка экономической ценности как предоставляемых ею товаров или услуг, так и получаемых товаров и услуг.

В настоящее время существует множество определений понятия бизнес-процесс. На наш взгляд, это понятие избыточно, поскольку под ним обычно подразумевают либо совокупность взаимосвязанных видов деятельности, либо связанную с трансформацией некоторого объекта последовательность операций, либо функциональную систему. Таким образом, данное понятие, так или иначе, сводится, к одному из уже существующих других понятий.

Но, несмотря на очевидную избыточность, «бизнес-процесс» прочно вошел в управленческий обиход, и полностью избавиться от него в настоящее время не представляется возможным. Поэтому предлагается пойти на компромиссный вариант: отождествить понятие бизнес-процесса с экономической системой. 

Упрощенно можно сказать, что бизнес-процесс – это сервис, для которого осуществляется объективная оценка его экономическойэффективности.

Организация есть группа людей с осознанными общими целями. Организацию также можно рассматривать как средство достижения целей. Цели - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

Структура организации представляет собой логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Специализированное разделение труда в большинстве современных организаций вовсе не означает случайного распределения работ между имеющимися людьми.

Задачи. Одним из направлений разделения труда в организации является формулирование задач. Задачи - это определенная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом, в заранее определенные сроки.

Вид деятельности – совокупность различных форм организационной активности, которые могут быть объединены по какому-либо признаку. Как правило, эти активности могут быть связаны с формированием некоторого результата (продукта, товара или услуги).

Когда мы определяем какой-либо вид деятельности, основная задача состоит в таком его определении, которое бы позволило четко различать его с другими видами деятельности. Например, если мы выделим «Маркетинг» как вид деятельности, то в качестве смежного вида деятельности разумно выбрать «Продажи» или «Сбыт», а не «формирование отчетности» или «планирование» - потому что последние два вида деятельности могут быть (должны быть) включены в деятельность, связанную с маркетингом.

Деятельность, связанную с управлением, целесообразно связывать с теми объектами или областями деятельности, к которым она относится.

Функция - некоторая организационная зона ответственности, специфицированная по какому-либо признаку.

Наиболее распространенный способ определения функции заключается в связывании ее с определенной работой или с достижением конкретной цели (получением определенного результата). Также можно определить функцию, связав ее с  управлением конкретным показателем или конкретным объектом (подразумевается полная ответственность за состояние этого объекта в любой момент времени).

Функции в организации зачастую распределены довольно условно, что приводит к конфликтам из-за пересечения ответственности (за одну и ту же работу несёт ответственность более одной организационной единицы) или же отсутствия ответственности за достижение конкретных целей.

Процесс - трансформация объекта из некоторого начального  в  некоторое конечное состояние. Например, процессом является ремонт единицы оборудования: преобразование его из неисправного состояния в исправное.

Исходя из данного определения процесса, можно отметить, что:

Для каждого процесса могут быть идентифицированы объект преобразования, начало процесса (начальное состояние объекта) и завершение процесса (конечное состояние объекта). 

В некоторых случаях процесс может осуществляться без каких-либо специальных действий со стороны персонала предприятия. Так, например, оборудование может прийти в негодность вследствие отсутствия мероприятий по обеспечению его сохранности, или клиент может потерять лояльность к компании при отсутствии должного внимания к нему со стороны соответствующих служб.

Возложение ответственности за процесс (определение функции на основе процесса) на организационную единицу ориентирует последнюю преимущественно на достижение определённого результата, что подразумевает наличие свободы выбора в способах его достижения.

Выявление абсолютно всех процессов в рамках бизнес-системы крайне затруднительно и экономически не оправдано, есть смысл выделять и рассматривать только те из них, которые существенны с точки зрения решения имеющихся конкретных задач.

Операция – совокупность воздействий на некий объект для приведения его из имеющегося состояния в необходимое целевое состояние.

В отношении операций также необходимо отметить несколько важных моментов:

Операция должна иметь цель, которая может быть выражена посредством определения целевого процесса (фиксировано как конечное, так и начальное состояние ресурса) или целевого состояния ресурса (фиксировано только конечное состояние ресурса).

Одной и той же операции может соответствовать несколько процессов. Это напрямую вытекает из участия в ней не только собственно объекта преобразования, но и других объектов: средств производства, инструментов, персонала, заинтересованных лиц (в рамках системы в определенных, но далеко не во всех случаях, целесообразно рассматривать человека как объект возможного использования или воздействий на него). Например: в результате завершения исполнения заказа: используемый элемент оборудования пришёл в негодность, ценный сотрудник подал заявление об увольнении, клиент приобрёл лояльность по отношению к компании и т.п.

В результате некоторых операций целевой процесс может не состояться вовсе, например, в ситуации, когда после ремонта механизм сохранил своё неисправное состояние.

Возложение ответственности за операцию на организационную единицу ориентирует последнюю преимущественно на выполнение заданных действий. В этом случае ответственность за результат операции несёт другая организационная единица, предопределившая выполнение операции через распоряжение или инструкцию.

Стратегическое видение, по мнению А. А. Томпсона и А. Дж. Стрикленда, есть представление менеджеров о долгосрочном развитии компании, избранных технологиях, товарах, клиентах, направлениях развития бизнеса, т. е. это идеальное представление менеджеров об организации бизнеса, которое задает направление движения и указывает маршрут.

Среднесрочное планирование есть процесс, в котором детализированные, скоординированные планы создаются для выбранных сфер бизнеса, для использования ресурсов по достижению целей путем реализации стратегий, Все среднесрочные программы и планы должны охватывать один и тот же период.

Краткосрочные бюджеты и детализированные функциональные планы включают в себя краткосрочные плановые задания для продавцов, бюджеты для специалистов по материально-техническому обеспечению, планы рекламных кампаний и т. д

Процесс планирования включает ряд последовательных процедур. Первоначально формируются реальные задачи предприятия, устанавливаются соответствующие этим задачам целевые количественные показатели, оцениваются имеющиеся ресурсы, необходимые для реализации плана. Далее подтверждается реальность поставленных задач, происходит уточнение плановых показателей, определяются конкретные методы и способы реализации плана.

Каждое конкретное предприятие является элементом общей хозяйственной системы страны. Поэтому разрабатываемые и реализуемые предприятиями планы, в конечном счете, определяют состояние экономики страны. Чем более планы предприятий отвечают одновременно интересам предпринимателей и интересам общества в целом, тем более успешными являются бизнес-процессы и экономический рост страны. Индикативное государственное планирование экономики является более реальным, если оно максимально согласуется с целями предприятий, которые воплощены в их стратегических планах.

План как документ, содержащий комплексную модель будущей деятельности предприятия, должен обладать следующими свойствами:

– он представляет собой числовую модель будущего развития;

– планом предполагается ответственность за осуществление будущего;

– в плане учитываются условия внешней среды хозяйствования, в том числе конъюнктура рынка;

– учитываются возможности внутренней среды хозяйствования, в том числе имеющиеся ресурсы;

– план должен быть реальным, т.е. выполнимым;

– план отражает представление о рациональном соотношении внешней и внутренней среды хозяйствования;

– план устанавливает порядок поведения исполнителей при достижении целей предприятия;

– он является мотивированной схемой действий на будущее;

– положения плана являются первопричиной мотивации персонала и оценки его работы;

– в плане должны быть предусмотрены резервы на случай форс-мажорных обстоятельств;

– необходимо предусматривать меры ответственности для исполнителей;

– в плане должны отражаться интересы всех структурных подразделений предприятия;

– план должен быть стабильным по времени и, одновременно, допускать возможности корректировок и адаптации к новым условиям работы.

Прогноз, на основе которого разрабатывается план, является многовариантным. В процессе планирования принимаются решения на основе выбора одного из вариантов прогноза. Планирование как инструмент управления создает возможности для:

– достижения результата с меньшими затратами;

– использования будущих преимуществ среды хозяйствования;

– улучшения координации действий исполнителей;

– рационального использования имеющихся ресурсов;

– эффективного контроля за действиями исполнителей плана и т.д.

Слушателям следует знать содержание следующих терминов:

1. Цели организационного управления.

2. Элементы целей организационной системы.

3. Принципы формирования целей.

4. Типы целей.

5. Цель быстрого роста.

6. Цель стабильного роста.

7. Цель сокращения.

8. Требования, предъявляемые к целям.

9. Этапы выработки целей.

10. Построение дерева целей решения проблем.

11. Коммуникативные потоки.

Вопросы для самоконтроля:

1. Опишите процесс формирования целей организационного управления.

2. Перечислите принципы формирования целей.

3. Какие Вы знаете стратегии целеполагания?

4. Раскройте требования, предъявляемые к целям.

5. Перечислите этапы выработки целей.

6. Расскажите о порядке построения дерева целей решения проблем.

7. Какие Вы знаете механизмы информационного управления в организационных системах?

8. Какие предъявляются требования, к управленческой информации?

9. Перечислите виды управленческой информации.

10. Расскажите о принципах построения информационных систем.

11. Перечислите типы информационных систем.

12. Дайте описание схемы коммуникационного процесса.

13. Дайте описание механизмов планирования в организационных системах.

14. Какие Вы знаете методы управленческого планирования.

Рекомендуемая литература:

основная [1,2];

дополнительная: [1,4,5,6,8,9].