Тема 1. Методология управления организационными системами

Самостоятельное изучение темы «Методология управления организационными системами» предполагает получение знаний по следующим учебным вопросам:

1. Понятие и сущность организации.

2. Задачи управления организационными системами.

3. Система управления организацией

4. Классификация методов управления

5. Цикл управленческой деятельности

Под структурой организации следует понимать ее организационное строение, характер которого определяется в нескольких аспектах:

- иерархическое строение – число уровней, их содержание и функции;

- способ подчиненности – преобладание централизации или децентрализации функций по принятию решений, степень взаимонезависимости подразделений и служб организации в принятии решений;

- разграничение подразделений организации по их функциям;

- степень сложности внутренней структуры подразделений организации;

- степень упорядоченности и закрепленности статуса подразделений организации.

Организация - составная часть управленческой деятельности, представляющая собой процесс, комбинирующий труд, выполняемый индивидами или группами людей, наделенных качествами, необходимыми для его выполнения, так, что обеспечиваются наилучшие условия эффективного, систематического, позитивного и скоординированного приложения знаний работников.

Признаки организации:

наличие цели, которая сплачивает участников и придает смысл существования компании;

обособленность, выражающаяся в замкнутости внутренних процессов и наличии границ, отделяющих ее от внешнего окружения;

системность, наличие связей между ее отдельными элементами. Связи могут быть экономическими, техническими, административными, социальными, информационными;

саморегулирование, позволяющее компании в определенных рамках самостоятельно решать многие вопросы внутренней жизни;

наличие специфической культуры, считающейся фактором конкурентоспособности первого порядка. Культура управления представляет собой совокупность традиций, правил поведения и установленных в компании норм, регламентов, которые определяют отношения в коллективе и направленность поведения людей;

устойчивость, т.е. способность функционировать и развиваться в условиях внешних и внутренних помех и вопреки им, либо возвращаться в прежнее, либо переходить в качественно более высокое состояние. Устойчивость структуры достигается за счет: ее простоты, избыточности ресурсов, стабильности состава элементов и связей между ними, предприимчивости, и постоянной готовности к изменениям;

сложность, обусловленная масштабами компании, количеством и автономностью элементов, разнообразием функций и свойств организаций, связей между ними. Крупные фирмы включают в себя множество самостоятельных подразделений, сотни и тысячи партнеров.

Организации полностью зависимы от окружающего мира - от внешней среды - как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь.

Руководству организаций приходится учитывать все большее количество факторов внешней среды, которые с каждым годом принимают поистине глобальный характер. Чтобы добиться успеха, отечественным товаропроизводителям приходится не только конкурировать на иностранных рынках, но и противостоять жесткой конкуренции иностранных компаний у себя на родине. Это требует исследования и понимания целой новой области юриспруденции, осознания новых реалий.

Эффективность организации предполагает рациональную систему разделения труда. Разделение труда присутствует в любой организации. Разделение управленческого труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству - наглядный тому пример. Например, разделение работы по производству автомобиля на многочисленные малые операции также можно рассматривать как конкурентную специализацию труда.

Среду любой организации принято рассматривать как состоящую из двух сфер: внутреннюю и внешнюю.

Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации. К этим факторам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но, тем не менее, сказываются на них: политические и социокультурные факторы, состояние экономики, международные события, научно-технический прогресс.

К характеристикам внешней среды относятся: взаимосвязанность факторов, сложность, подвижность, неопределенность.

Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменения одного фактора воздействует на другие факторы. Так же как изменение одного фактора прямого воздействия (любой внутренней переменной) может сказываться на других, изменение одного фактора косвенного воздействия может обусловливать изменение других.

Взаимосвязанность различных факторов внешней среды превращает среду современных организаций в бурно изменяющуюся. Руководители больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно, они должны исходить из того, что все они взаимосвязаны и подвержены изменениям.

Внутренние переменные -это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. К основным переменным в самой организации, которые требуют внимания руководства, относятся: цели, структура, задачи, технология и люди, финансовая и информационные системы.

Метод — это систематизированная совокупность шагов, которые необходимо предпринять, чтобы выполнить определенную задачу или достичь поставленной цели.

Организационное моделирование призвано упростить задачу управления организацией и создать необходимые условия, как для ее успешного функционирования, так и для проведения любых внутренних организационных изменений.

Моделирование организации, как правило, вызывает определенные трудности, связанные с высокой сложностью моделируемого объекта. Адекватная задачам моделирования организационная модель должна позволять существенно снизить эту сложность. В то же время организационная модель в любом случае остается достаточно непростой для понимания и использования, поскольку должна содержать в себе информацию о самых разных деловых объектах и аспектах, касающихся деятельности и структуры организации: подразделениях, должностях, функциях, целях, процедурах, документах, ответственности, используемой информации и т.п.

Основной задачей организационного моделирования является нахождение разумного баланса между полнотой отражения внутреннего устройства организации и возможностями дальнейшего успешного применения полученных моделей для целей управления.

Под целью организации обычно понимается некий ожидаемый результат или же некоторое будущее желательное состояние какого-то объекта (организации в целом, показателей ее деятельности, направления бизнеса, функционального блока, производственного комплекса и т.п.).

В общем случае цель может быть охарактеризована через:

• качественное описание, выраженное на естественном языке;

• количественные показатели и их ожидаемые значения;

• временной горизонт – время, отведённое на её достижение.

Модель целей организации содержит в себе как описание собственно целей и их характеристик, так и взаимосвязей между ними. В рамках этой модели между ее элементами устанавливаются иерархические отношения «цель-средство», предполагающие, что достижение каждой нижестоящей цели становится одним из средств для достижения вышестоящей.

Основой для построения вершины дерева целей становится набор стратегических целей, определяемых в рамках стратегии организации. Здесь следует обратить внимание на то, что стратегически значимыми следует признать не только те цели, которые определяют направления стратегического развития, но и долгосрочные цели, связанные с поддержанием функционирования системы управления и посистем, связанных с производством и обеспечением.

Достижение стратегических целей обеспечивается достижением как операционных (регулярных, перманентно достигаемых) целей, так и проектных (уникальных по своему содержанию) целей.

Цели в рамках модели необходимо тщательно классифицировать и соответствующим образом структурировать в рамках диаграмм - таким образом, чтобы они становились презентабельными и максимально понятными для их читателя.

Выделение, описание и иерархическое упорядочивание каждой из целей выполняется посредством выполнения ряда соответствующих аналитических процедур и процедур согласования и утверждения.

К каждой из определяемых на нижнем уровне детализации целей, насколько это возможно, применяются требования SMART (Specific - конкретная; Measurable - измеримая; Achievable - достижимая; Realistik - реалистичная; Timed - ограниченная по времени).

Слушателям следует знать содержание следующих терминов:

1. Понятие моделирование

2. Понятие «система»

3. Понятие «система-конструкция»

4. Система открытого типа

5. Система закрытого типа

6. Организационная система

7. Бизнес-процесс

8. Бизнес-система

9. Система управления

10. Структура системы

11. Организация как процесс

12. Организация как объект управления

13. Строение организации

14. Информационное управление.

15. Управление составом.

16. Управление структурой.

17. Институциональное управление.

18. Мотивационное управление.

19. Проектное управление.

20. Процессное управление.

21. Формы управления.

22. Иерархическое управление.

23. Распределительное управление.

24. Сетевое управление.

25. Индивидуальное управление.

26. Коллективное управление.

27. Самоуправление.

28. Принципы самоуправления.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое система ?

2. Виды систем.

3. Сравните статические, динамические и устойчивые системы

4. Особенности организационной системы

5. Перечислите признаки бизнес-системы

6. Опишите процесс удовлетворения требований внешней среды

7. Дайте описание модели взаимодействия организационной системы и внешней среды

8. Система обеспечения качества

9. Мониторинг состояния системы

10. Опишите жизненный цикл существования бизнес-системы

11. Опишите процесс формулирования целей и задач организации (предприятия).

12. Приведите примеры операций и механизмов процесса организации.

13. Что такое организационная структура управления?

14. Дайте описание строения организации.

15. Перечислите принципы построения организационных структур управления.

Рекомендуемая литература:

основная [1,2];

дополнительная: [1,4,5,7,8].