ПрактИнф.Ломтадзе

При построении графиков воспользуйтесь вкладкой Нестандартные в диалоге Мастера

1.Постройте таблицу "Уровень цен производителей на отдельные виды энергоресурсов в первом полугодии 1995 г." и, добавив необходимые для расчетов строки и

столбцы, найдите:

1.1.Среднюю цену за первое полугодие для каждого вида энергоресурсов.

1.2.Абсолютное и относительное отклонения по ценам июня и января по каждому виду энергоресурсов.

2.Постройте графики изменения цен нефти газа и электроэнергии с января по июнь. В шкале цен используйте логарифмический масштаб (см. диаграмму для варианта 7).

Уровень цен производителей на отдельные виды энергоресурсов в первом полугодии 1995 г.

79

1.Постройте таблицу "Социальные показатели в 1992-1999 гг." и заполните с помощью вычислений ячейки, выделенные заливкой.

2.Постройте графики, выбрав в качестве категорий годы, а в качестве рядов данных отношения размеров средней зарплаты и средней пенсии к величине прожиточного минимума.

Социальные показатели в 1992-1999 гг.

80

Размер начисленных 1.6 19.9 78.5 88.1 302.2 328.1 399 520

пенсий

Отношение размера

средней зарплаты к величине прожиточного минимума

Отношение размера

средней пенсии к величине прожиточного минимума

Miсrosoft Excel Контрольная работа Вариант №10

1. Постройте таблицу "Динамика развития малых предприятий в 1991-1994 гг." и, добавив необходимые для расчетов строки и столбцы, найдите:

1.1.Общее (суммарное) и среднее количество малых предприятий по каждому году. 1.2.Уровень показателей 1994 года по отношению к 1991 году (в %).

1.3.Удельный вес каждой отрасли в 1994 году (в процентах к итогу).

2. Постройте для отраслей графики изменения числа малых предприятий по годам.

Динамика развития малых предприятий в 1991-1994 гг. (тыс. ед.)

5. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ. СУБД ACCESS

81

5.1. Основные понятия

База данных – это совокупность структурированных данных, относящихся к некоторой предметной области.

Предметная область – это область конкретной практической деятельности. В зависимости от круга рассматриваемых во взаимосвязи объектов и, соответственно, круга решаемых задач предметная область может быть узкой или очень широкой. Она может охватывать объекты и задачи производственной технологии в отдельном цехе или отделе, некоторые сферы деятельности предприятия, например, экономику и финансы, а, возможно, и все предприятие. В крупных организациях обычно выделяют ряд предметных областей в рамках основных служб, в каждой из которых создаются свои базы данных для решения своих задач. Но обобщенные в той или иной мере данные поступают в интегрированную базу предприятия, концентрирующую информацию, требуемую для контроля служб и отделов, для подготовки общей отчетности организации и для управления ею. В учебном пособии мы, конечно, не будем рассматривать крупное предприятие, а ограничимся компактными примерами, поясняющими роль баз данных.

Структурирование – это введение соглашений о способах представления данных. Это понятие близко к понятиям модель данных и формализация данных, т.е. формализованное описание существенных свойств объекта ограниченным набором параметров. Структуры данных - тоже объекты. Так, в реляционных базах данных, рассматриваемых далее, используются три структуры данных: таблица, запись, поле. И каждая из этих структур имеет свои свойства, описываемые параметрами. Таблица имеет имя и состоит из записей. Запись имеет номер в таблице и состоит из полей. У каждого поля есть имя, тип (текстовый, числовой и т.п.), длина в байтах. Поясним эти структуры на примере построения информационной модели конкретной предметной области.

Пусть нас интересует проблема учета всех затрат предприятия, например, строящего фабрику. Затраты должны учитываться по объектам, по видам работ и по организаци- ям-подрядчикам. В соответствии с нашими интересами построим таблицы

Объекты [Код об, Объект], Работы [Код раб, Работа],

Организации [Код орг, Организация, Индекс, Город, Адрес, Телефон, Факс, Эл почта] и собственно таблицу для учета затрат

Затраты [Код затр, Затрата, Код об, Код раб, Код орг, Дата, Стоимость].

82

Каждая из этих таблиц имеет имя, выделенное полужирным шрифтом, и состоит из записей - строк, состав которых (перечень полей) указан в квадратных скобках. Имена полей – это имена столбцов таблицы. Жирным курсивом выделены имена ключевых полей. Значение ключевого поля (ключа) однозначно определяет запись в таблице. По возрастанию значений ключа СУБД сортирует записи в таблицах.

Ключевые поля служат также для связывания таблиц. Например, таблица Затраты может содержать множество записей, в которых указан код одной и той же органи- зации-подрядчика. Предположим, одна и та же организация проектировала и строила мост, подъездную дорогу, трансформаторную подстанцию и, возможно, другие объекты. При обработке записей таблицы Затраты может потребоваться факс этой организации – его легко найти в таблице Организации, которая должна содержать единственную запись с требуемым нам кодом организации в поле Код орг. Связь между этими таблицами называется связью «один ко многим» (1 ): ссылка на одну запись в таблице Организации содержится во многих записях таблицы Затраты. Если бы мы ввели еще одну таблицу – Банковские реквизиты, в которой для каждой организации-подрядчика указали бы ее код, название банка, номера счетов и другие данные, используемые при оформлении платежей, то связь между этой таблицей и таблицей Организации была бы связью «один к одному» (1 1), т.к. в этих таблицах есть только по одной записи с одним и тем же значением ключевого поля Код орг. В некоторых ситуациях ключ может состоять из двух-трех полей и тогда он называется составным. Например, подразделение может идентифицироваться номером цеха и номером бригады в данном цехе, точка геофизических измерений может идентифицироваться номером профиля и номером точки на этом профиле и т.п.

Для ключевого поля СУБД строит индекс – вспомогательную таблицу, содержащую для каждого значения ключа адрес записи в основной таблице. Поэтому, если требуется запись с определенным значением ключа, то она легко находится по индексу. Если же в таблицу вставляется новая запись, то сортировке подвергается только индекс, но не записи таблицы.

Итак, в нашем примере база данных охватывает несколько взаимосвязанных таблиц «объекты-свойства». Такие базы данных называются реляционными. Это понятие (relation – отношение) было введено известным американским специалистом в области систем управления базами данных И.Ф.Коддом. В 1994 г. отмечалась 25 годовщина с

83

того момента, как И.Ф.Кодд (тогда научный сотрудник корпорации IBM) предложил реляционную модель. Тем не менее первая коммерческая реляционная СУБД, названная Oracle [11], появилась только в 1979 г. Она была разработана небольшой компанией Silicon Valley. Сегодня это Oracle Corporation – крупнейший в мире поставщик реляционных СУБД и сопутствующих программных продуктов. Первой СУБД клиент/сервер стал выпущенный в 1985 г. Oracle 5. В настоящее время широкое распространение получили более поздние реляционные СУБД, созданные корпорациями Oracle, Sybase, Microsoft и некоторыми другими. Современные ведущие реляционные СУБД сочетают реляционную модель данных с технологией клиент/сервер и с объектноориентированным подходом к созданию программных средств. На ЭВМ третьего поколения имели место многочисленные попытки применения иерархических и сетевых СУБД, но эти системы оказались слишком сложными для восприятия пользователями.

Важнейшим достоинством концепции баз данных (в отличие, например, от обработки данных в автономных файлах) является введение набора стандартных структур, в которые, как в контейнеры, вкладываются данные. Планируя работу с данными в конкретной предметной области, после уяснения основных задач решают вопросы организации данных: как сгруппировать данные в таблицы, какие поля и каких типов, предусмотреть в каждой таблице, как связать таблицы друг с другом и т.п. Решение этого комплекса вопросов называют построением информационно-логической (инфологической) модели, которая отражает предметную область в виде совокупности информационных объектов и их структурных связей.

Другое важное понятие – обеспечение целостности данных в базе данных. Этот термин подразумевает, что в СУБД должны иметься средства, не позволяющие нарушать корректность и полноту хранимой информации. Например, СУБД обычно содержат средства поддержания ссылочной целостности. Так, если мы попытаемся в запись таблицы Затраты ввести код объекта 777, а в таблице Объекты еще нет объекта с кодом 777, то СУБД должна воспрепятствовать нашему намерению, если, конечно, мы выбрали соответствующий режим ее работы. Кроме того, когда мы вводим новую запись, СУБД проверяет уникальность ее ключа, обеспечивая целостность таблицы. Наконец, СУБД проверяет целостность домена. Домен – это множество допустимых значений столбца. Так, в столбец Код орг могут входить только целые числа. Если при вводе за-

84

писи введем в поле Код орг хотя бы одну букву или действительное число, запись не будет включена в таблицу.

Работу с СУБД рассмотрим на примере создания уже упоминавшейся базы данных "Затраты" с помощью СУБД Access, входящей в пакет приложений Microsoft Office.

5.2. Лабораторная работа A1

Создание и использование базы данных "Затраты"

База данных "Затраты" должна содержать несколько таблиц: основную и дополняющие ее таблицы. В примере, приведенном на стр.57 (см. также рис. 5.1), основная таблица – Затраты [Код затр, Затрата, Код об, Код раб, Код орг, Дата, Стоимость]. Эта таблица предназначена для учета затрат организации – акционерного общества, которое, ввиду удорожания импортных кормов для животных, строит фабрику «Собачья еда». Затраты должны учитываться по объектам, по видам работ и по организациямподрядчикам. Поэтому каждая запись основной таблицы, кроме кода, наименования затраты, даты перечисления денег и стоимости работы (в тысячах рублей), содержит код объекта, код вида работ и код организации-подрядчика. Эти коды являются ключевыми полями в следующих дополняющих таблицах: Объекты [Код об, Объект], Работы [Код раб, Работа] и Организации [Код орг, Организация, Индекс, Город, Адрес, Телефон, Факс, Эл почта]. Далее приведем рекомендации по созданию таблиц, схемы данных, форм, запросов и отчетов.

85

Рис. 5.1. Рабочее окно СУБД Access с открытыми таблицами БД «Затраты»

1.Откройте систему управления базами данных Access. Создайте новую (пока пустую) базу данных в своем рабочем каталоге, присвоив ей имя Затраты.mdb.

2.Создайте пустые вспомогательные таблицы Объекты, Работы и Организации. Для создания таблицы Объекты в окне базы данных (заголовок окна -Затраты: база данных) нажмите кнопку Таблицы (вверху), а затем кнопку Создать (справа). В открывшемся диалоговом окне выберите из списка Конструктор. После этого откроется диалоговое окно, имеющее заголовок Объекты: таблица – на рис. 5.2 оно показано справа. В этом окне в графе Имя поля введите Код об. Затем, нажав на панели инструментов кнопку с изображением ключа, сделайте поле Код об ключевым. Теперь в поле со списком Тип данных выберите Числовой. После этого в поле со списком Размер поля выберите Длинное целое. Затем определите второе поле – поле Объект. В графу Имя поля введите его название, а в поле со списком Тип данных выберите Текстовый. Длина текстового поля по умолчанию равна 50 байтам - это значение

86

можно не изменять. После этого окно, в котором были определены поля таблицы Объекты, можно закрыть с помощью кнопки системного меню (в строке заголовка окна, справа). При закрытии этого окна появится диалоговое окно, в котором надо задать имя таблицы – “Объекты”. Таблицы Работы и Организации создаются точно так же, как таблица Объекты, только в таблице Организации больше полей. Для большинства из этих полей (кроме полей Код орг и Индекс) можно рекомендовать текстовый тип данных. Длину текстовых полей надо выбирать вдумчиво: например,

вполе Телефон могут указываться несколько телефонов, через запятую. Для задания дат предусмотрен специальный тип данных: дата-время, причем в нижней части окна конструктора таблиц можно уточнить формат даты: краткий, средний… Можно даже задать шаблон для ввода дат.

3.Введите данные в таблицы Объекты, Работы и Организации.

4.Создайте таблицу Затраты. Здесь требуются дополнительные пояснения по поводу определения полей Код об, Код раб, Код орг. Каждое из этих полей лучше определить как поле со списком. На рис. 5.2 показано, как это сделано для поля Код орг. После определения типа этого поля (числовой) и уточнения его общих параметров (длинное целое) с помощью вкладки Общие, переходим на вкладку Подстановка – она показана на рисунке слева, внизу. Здесь в полях со списком выбираем тип элемента управления (поле со списком), тип источника строк (таблица/запрос), источник строк (таблица Организации), присоединенный столбец (первый) и число столбцов

всписке (2). Это означает, что в список включаются два столбцы, начиная с первого. Полезно также указать ширину столбца (имеется в виду первый столбец списка) - например, 1.5 см, и ширину списка - например, 8 см. Теперь при вводе данных в поле Код орг (прямо в таблицу Затраты или с помощью формы - рис. 5.3) можно не вспоминать коды организаций, а выбирать их из списка, в строках которого содержатся и коды и названия. Для того, чтобы список появился, надо просто щелкнуть мышью у правого края поля Код орг. Таким образом Access предоставляет удобные средства для ввода и корректировки данных. Но еще удобнее для ввода данных в таблицу с большим числом полей использовать форму (см. форму Затраты на рис. 5.3). В форму можно включить поля из одной таблицы, например, Затраты, а можно - из нескольких таблиц. Но тогда до создания формы необходимо создать схему данных,

вкоторой устанавливаются связи между таблицами.

87

Рис. 5.2. Создание таблиц Объекты и Затраты: определение имен и типов полей

н-

н-

з-