Последовательность и основные приемы работы

Перед началом работы с Miсrosoft Excel ознакомьтесь с элементами окна программы. Перед вводом данных и формул изучите и, при необходимости, законспектируйте предлагаемую последовательность работы.

 Перед созданием таблицы на листе книги Excel устанавливаются параметры страницы: Файл/Параметры страницы. После выбора размеров листа, его ориентации и размеров полей на листе Excel будут видны границы полезной площади листа. Кроме того, в начале работы делаются настройки с помощью пункта меню Вид: выбирается удобный масштаб изображения, делаются видимыми требуемые панели инструментов - всегда нужны панели Стандартная и Форматирование. Если документ создается не на новом листе существующей книги Excel, а в новой книге, то выполняется ее первое сохранение - выбирается папка для ее хранения, и ей присваивается имя: Файл/Сохранить как.

 Выделив блок ячеек, который должен содержать таблицу, проводят линии таблицы - внешние и внутренние границы: Формат/Ячейки/Граница. Вместо пункта Формат главного меню здесь и далее удобно использовать Контекстное меню/Формат ячейки. Напомним, что контекстное меню всегда появляется после щелчка правой клавишей мыши по объекту, в рассматриваемом случае - по блоку выделенных ячеек.

 Изменение высоты строк и ширины столбцов. Для этого надо выделить заголовки строк (столбцов) и с помощью меню Формат/Высота строки (Ширина столбца) изменить высоту строки или ширину столбца. Высоту строки и ширину столбца, можно изменять мышью, установив курсор на нижнюю границу строки в столбце номеров строк или на границу между столбцами в строке идентификаторов столбцов. Курсор примет вид перекрестья со стрелками, направленными в противоположные стороны. Удерживая нажатой кнопку мыши, можно передвинуть линию сетки.

 Объединение ячеек. Обычно эта операция применяется для конструирования "шапки" таблицы. Для объединения блок ячеек выделяют и "нажимают" (щелчок мышью) кнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование.

 Форматирование ячеек. Обычно форматируют шапку таблицы (вместе с ячейками, предназначенными для размещения заголовка) и столбцы, предназначающиеся для размещения действительных чисел и данных некоторых других типов. При форматировании шапки (выделить шапку, затем: Формат/Ячейки/Выравнивание) выбирают способы выравнивания текста в горизонтальном и вертикальном направлениях и устанавливают флажок Переносить по словам. При форматировании столбцов, предназначающихся для размещения действительных чисел (выделить требуемые столбцы, затем Формат/Ячейки/Число) выбирают числовой формат и устанавливают число знаков после десятичной точки. При выделении несмежных столбцов удерживают клавишу <Ctrl>.

• Ввод заголовка таблицы, ее шапки, исходных данных, ввод формул и их копирование. Формула обычно вводится в первую ячейку столбца или строки, затем копируется в другие ячейки автозаполнением: курсор мыши устанавливается в правый нижний угол ячейки, появляется крестик, который буксируют мышью в следующие ячейки. Затем рассчитанный столбец (строка) копируется в другие однотипно вычисляемые столбцы (строки).

Для того, чтобы копирование было правильным, надо не ошибиться с выбором относительной и абсолютной (знак $) адресации строк и столбцов в операндах при вводе формул. Вычисления обычно завершаются заполнением итоговых строк таблицы. Для расчета итогов применяют функции (кнопка f_x на панели Стандартная) или автосуммирование (выделить столбец или строку, включая ячейку результата, нажать кнопку  на панели инструментов Стандартная).

• Построение графиков или диаграмм. Диаграмма отображает зависимость значений, образующих ряды данных, от значений одного из признаков, называемых категориями. Столбцы или строки, содержащие категории и ряды данных, выделяют и строят диаграмму или графики с помощью Мастера диаграмм, который можно вызвать кнопкой панели инструментов Стандартная или с помощью меню Вставка/Диаграмма.