3.3. Документация и технология ее формирования

3.3.1. Понятие, виды, структура экономического документа

Основными носителями информации в автоматизированных финансовых системах являются входные и выходные документы, представляющие собой носители информации утвержденной формы и имеющие юридическую силу.

Входные документы содержат первичную, необработанную информацию, отражающую состояние управляемого объекта. Они заполняются вручную либо при помощи технических средств.

Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготавли-вается на принтерах.

В бухгалтерском учете и финансово-кредитной системе принятые формы документации регулируются действующими нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов Республики Беларусь. В кредитных органах документация используется для управления денежным обращением, в финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, распределения национального дохода.

Развитие систем автоматизированной обработки, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. Такая унификация была проведена в государственном масштабе в 70-х гг.

Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и тре-бованиям построения.

Документ — информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу. В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с ОКУД.

Унификация предполагает следующие требования к документам:

• стандартная форма построения;

• приспособление к автоматизированной обработке;

• минимизация показателей;

• исключение дублирования;

• полнота.

Cтандартная форма построения предусматривает выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие реквизиты, характеризующие место и назначение документа:

• наименование учитываемого объекта;

• индекс формы документа, код по ОКУД, гриф утверждения;

• наименование документа;

• зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которая должна быть закодирована. Для этого выделяется рамка, построенная по зональной форме, для проставления кодов, которая представлена на рис. 2.

Код материально- ответственного лица (МОЛ)	Код операции	Дебет счета	Кредит счета

Рис. 2. Образец заполнения реквизитов по зональной форме

В клетки, обведенные утолщеннымии линиями, проставляются коды. В дальнейшем эти коды служат группировочными признаками, по которым формируются документы.

Содержательная часть строится, как правило, в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия. Документы могут быть однострочные и многострочные, односторонние и многосторонние. Все производные строки и графы снабжены подсказками.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.