3. Учет прочих производственных запасов.

Значительную часть производственных запасов (ГСМ, запчасти, мин. удобрения) сельскохозяйственного предприятия приобретают со стороны. Основным первичным документом на оприходование поступающих ТМЦ от поставщиков является счет-фактура (тип. межвед. ф. 868).

Счет-фактура является универсальным документом по учету расчетов, в том числе за поступающие материальные ценности. Документ содержит все необходимые данные о видах поступающих материальных ценностей, их количестве, цене, суммах и общей стоимости. При этом обязательно выделяются суммы НДС. Счет-фактура составляется поставщиком в 2-х экземплярах, один из которых передается покупателю, второй – остается у поставщика.

Для получения ТМЦ со склада поставщика представителю хозяйства выписывают доверенность (тип. межвед. ф. № M-2a). Доверенность применяется для оформления права отдельного должностного лица (экспедитора или др.) выступать в качестве доверенного организации для получения определенных материальных ценностей. В доверенности обязательны для заполнения все реквизиты, относящиеся к удостоверению личности получателя и материальных ценностей, получаемых им в соответствующей организации.

Доверенность выписывается бухгалтерией в одном экземпляре на каждое получение одного вида или группы ценностей Она действительна только при наличии печати и двух подписей – руководителя хозяйства и главного бухгалтера. Запрещается выдача доверенностей без указания срока их действия.

Для регистрации выданных доверенностей используется Журнал учета выданных доверенностей (Форма № М-3). В нем приводятся данные о выданных доверенностях (кому, для каких целей и др.), и лицо, получившее доверенность, удостоверяет это в журнале своей подписью. Журнал ведется в бухгалтерии, порядковые номера в нем проставляют с начала года. При этом указывается номер доверенности, дата выдачи, срок действия, должность и фамилия должностного лица, наименование поставщика, подпись лица, получившего доверенность и отметки о выполнении поручения по выданной доверенности.

При доставке грузов на предприятие автотранспортом МЦ принимают на основании товарно-транспортной накладной. Отпуск на сторону также осуществляется по соответствующим специализированным товарно-транспортным накладным в зависимости от вида МЦ (формы СП-32, СП-33, СП-34, СП-35). Для оформления отпуска систематически потребляемых в хозяйстве ТМЦ применяют лимитно-заборные ведомости. Лимитно-заборная ведомость (ф. № 261-АПК) предназначена для учета отпуска и получения материальных ценностей со складов (кладовых) в пределах предварительно утвержденного лимита и служит оправдательным документом для отпущенных и полученных материальных ценностей со склада и отнесения их в подотчет лицам, получившим ценности, или для списания их на затраты производства.

Лимитно-заборная ведомость выписывается в бухгалтерии на одно или несколько наименований товарно-материальных ценностей в двух экземплярах, из которых первый экземпляр в течение срока действия ведомости (обязательно в пределах действующего отчетного месяца и, как правило, не свыше 15 дней) находится у зав. складом для выдачи материальных ценностей, а второй у получателя ценностей — до их получения.

Зав. складом при выдаче ценностей в присутствии их получателя отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной ведомости количество выдаваемых (получаемых) ценностей, дату и отпускает ценности под расписку получателя. Одновременно зав. складом ставит в документе свою подпись об отпуске материальных ценностей. По окончании срока действия лимитно-заборной ведомости или использования лимита зав. складом вместе с другими приходно-расходными документами сдает их в бухгалтерию хозяйства. Материально-ответственные лица свои экземпляры лимитно-заборной ведомости также представляют в бухгалтерию хозяйства вместе с отчетами о движении материальных ценностей.

Разовый отпуск ТМЦ со склада для потребления и перемещения внутри хозяйства производится на основании накладной (внутрихозяйственного назначения) (ф. 264-АПК). Накладная внутрихозяйственного назначения в отличие от лимитно-заборной ведомости, используемой для многократного получения со склада материальных ценностей, предназначена в основном для разовых операций на отпуск (перемещение) материальных ценностей внутри хозяйства.

Накладная выписывается в двух экземплярах, из которых один остается у получателя ценностей с распиской об отпуске зав. складом или кладовщика; второй экземпляр – у зав. складом или кладовщика с распиской получателя о приеме ценностей.

Таким образом, накладная является документом, одновременно разрешающим отпуск ценностей и удостоверяющим фактическое исполнение операции.

Для списания с подотчета в расход на затраты соответствующих производств и культур минеральных, органических, бактериальных удобрений, ядохимикатов и гербицидов на соответствующие культуры применяется акт об использовании минеральных, органических и бактериальных удобрений, ядохимикатов и гербицидов (ф. 262 – АПК). Документ составляется агрономом по окончании внесения удобрений и ядохимикатов в почву или после опрыскивания соответствующих культур, подписывается агрономом и утверждается руководителем хозяйства. К акту прилагаются лимитно-заборные ведомости, накладные и другие документы, по которым оформлялась доставка удобрений и ядохимикатов со складов к местам их использования.

Утвержденный акт передается в бухгалтерию, где он проверяется и используется для списания соответствующих ценностей с подотчета лица, ответственного за их сохранность на затраты соответствующих производств и культур.