Тема 15 Службове листування

Основні питання теми:

• Класифікація службових листів. Їх реквізити. Поради щодо укладання службових листів.

• Особливості оформлення листів різних видів.

• Рекомендаційний лист.

Ключові слова: службовий лист, функціональні ознаки службових листів, звичайний лист, циркулярний лист, колективний лист, рекомендаційний лист, стандартні і нестандартні листи, реквізити службового листа.

Службовий лист – це один із засобів обміну інформацією та оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій і установ.

Це найпоширеніший вид документації у системі управління. Відомо, що листування у загальному обсязі документації займає 80%. Листи охоплюють велику кількість різноманітних тем.

Службові листи за функціональними ознаками поділяють на дві групи:

1) листи, що потребують відповіді (до них належать листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги);

2) листи, що не потребують відповіді (листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, листи-розпорядження, гарантійні листи, інформаційні листи).

За кількістю адресатів розрізняють листи звичайні, циркулярні, колективні.

Звичайний лист надсилається одній інстанції.

Циркулярний лист – цілій низці підпорядкованих інстанцій з одного джерела.

Колективний лист пишеться від імені керівників кількох підприємств і надсилається на одну адресу.

За змістом і обсягом листи поділяються на прості, або одноаспектні, складні, або багатоаспектні. До останніх відносять листи, у яких одночасно висловлено прохання, гарантію, нагадування.

За тематичною ознакою листи поділяють на адміністративно-господарські, виробничі, пропагандистські тощо.

За структурними ознаками листи бувають стандартні і нестандартні. Останнім часом простежується тенденція до стандартизації службового листування. Нестандартний лист свідчить про незвичайність певної ситуації, зберігає свою значущість.

Реквізити службового листа:

– штамп;

– назва установи-адресата;

– номер;

– текст, що складається з двох частин;

– опис фактів або подій, які послуговували підставою для написання листа;

– висновки та пропозиції;

– дата;

– підпис;

– печатка.

Загальноприйняті правила у діловому листуванні:

 Службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицьового боку.

 У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист більше ніж на одну сторінку, то в кінці аркуша треба поставити «далі буде».

 Службові листи друкуються на машинці, комп’ютері, передаються факсом, ширина поля з лівого боку – не менше 2 см. Текст листа друкується через 1,5 чи 2 інтервали. Абзац з крайнього рядка – 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться з абзацу.

 Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів виконавця, номерів телефонів тощо. Позначки припустимі тільки на 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається в установі, організації тощо.

 У тексті листа не допускаються виправлення, підчищення.

 Резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції робляться олівцем або на окремих аркушах паперу та прикріплюються.

 Лист складається текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні листи можна складати.

 У вітальних листівках, за етикетом, підпис прийнято ставити лише на офіційному привітанні. Особиста листівка повинна мати хоча б кілька рядків.

На телеграфний запит треба дати відповідь упродовж трьох днів, на лист – протягом 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом трьох днів потрібно повідомити, що лист узято до відома і дати остаточну відповідь упродовж 30 днів.

Завжди потрібно пам’ятати: бездоганно оформлена ділова кореспонденція – це свідчення вашої поваги до адресата.

Листи, які надсилають установи, друкуються на бланках.

При укладанні ділових листів слід дотримуватися певних порад:

1. Будьте лаконічними. Не пишіть занадто довгих листів. Викладайте суть справи точно, лаконічно, коротко, просто.

2. Починаючи листа, використовуйте усталені формули-звертання: Шановні добродії..., Шановний пане..., Шановна пані..., Шановний пане директоре тощо.

3. Текст листа має складатись із двох логічно пов’язаних між собою частин: перша – опис фактів або подій, які були підставою для написання листа; друга – виклад пропозиції, прохання, рішення по суті змісту.

4. Думки, інформацію тощо викладайте логічно, послідовно.

5. Добирайте слова, речення так, щоб вони читались одночасно.

6. Не використовуйте іншомовних слів, якщо є українські відповідники.

7. Уникайте заперечних та категоричних фраз. Намагайтесь доброзичливо переконувати, домагатись чогось тощо.

8. Зміст завершальних речень має бути продуманим.

9. Використання прощальних фраз залежить від того, наскільки ви знайомі з адресатом.

10. Подбайте про те, щоб ваш лист і за формою, і за змістом був конкурентоспроможним (гарний презентабельний конверт, бланк фірми на білому папері). М.С. Дороніна стверджує: «Неможливість передати ті позитивні емоції, які передаються в спілкуванні через невербальні канали, у діловому листуванні частково компенсуються якістю паперу, на якому написано лист чіткістю думок, красивим розміщенням тексту на аркуші» [1].

Ведення ділової кореспонденції – це справжнє мистецтво, яке осягнути вдається не кожному. У процесі написання службових листів виявляється рівень культури людини, яка представляє певну організацію, установу тощо.

Беручись до написання ділового листа, ми замислюємось над тим, як його правильно почати і як краще закінчити. Насамперед постає проблема звертання.

Звертання можуть бути різні. Найпоширенішими є:

Вельмишановний Петре Михайловичу..

Шановна Вікторіє Іллівно...

Шановний пане директоре...

Шановні панове..., Шановні колеги...

У сучасному діловому листуванні прийнятим вважається також використання звання адресата чи вказівка на його професію: Вельмишановний професоре, Шановний менеджере, Шановний пане суддя тощо.

Не варто забувати про те, що в українській мові звертання повинне бути у формі кличного відмінка. Отож, формулювання Шановна Ганна Луківна, Шановний директор, Пан суддя є помилковими.

Вступна частина будь-якого листа повинна відразу ж привертати увагу адресата. Від кількох перших фраз може залежати дуже багато. Особливу роль відіграє вступний комплімент, який засвідчує вашу повагу. Він буде приємним для адресата і викличе відповідну реакцію. Пам’ятайте, що відсутність звертання пояснюється як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування.

Неабияке значення мають початкові фрази, речення. Вони можуть бути різними, залежно від мети та змісту листа. Це може бути подяка; посилання на попередній лист, факт, подію, зустріч чи телефонну розмову; повідомлення певної інформації адресатові; прохання.

Давно рекомендаційний лист став невід’ємним елементом ділових стосунків. Він може послугувати в різних ситуаціях, коли вам необхідно заручитися поважною рекомендацією або дати рекомендацію комусь. Рекомендаційні листи можуть бути різними: клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії чи ґранту тощо.

Вони виконують ту саму функцію, що й характеристики, однак мають істотні відмінності. За рекомендацією звертаються до тих, хто добре знає особу, про яку йдеться (її людські якості та професійну майстерність, коло інтересів, наукові праці тощо), і має авторитет та визнання у своїй сфері діяльності.

Рекомендаційні листи мають обов’язково містити мінімальні відомості про рекомендованого: скільки часу, звідки, з якого боку його знаєте, з якими його науковими працями чи досягненнями знайомі та ін.

У рекомендаційному листі повинно бути чітко сформульоване те, заради чого пишеться рекомендація: рекомендую чи не рекомендую.

Рекомендаційний лист потрібно розпочинати із шанобливого звертання до шановної особи чи установи, організації, фірми. У ньому подаються власне рекомендації, де обов’язково зазначають прізвище, ім’я, по батькові рекомендаційної особи; оцінки її загальної підготовки; можна підкреслити оригінальність, розсудливість, старанність, працьовитість, акуратність, пунктуальність; вміння висловлюватися в усній та писемній формах, проводити певний тип робіт, відзначення певних досягнень у тій галузі, де особа має бажання працювати; підпису того, хто рекомендує особу із вживанням етикетних формул, наприклад: «З щирою повагою до Вас», «Від імені...» тощо.