Формування справ і підготовка їх
ДО ПЕРЕДАЧІ В АРХІВ
66. Облік і формуваннясправ у діловодстві райдержадміністрації здійснюється за номенклатурою, яка складається структурними підрозділамирайдержадміністрації.
67. Номенклатура справ структурного підрозділу погоджується із начальником загального відділу і підписується керівником структурного підрозділу.
68. Зведену номенклатуру справ райдержадміністрації підписує начальник загального відділу та подає на погодження до Державного архіву м.Києва.
Після затвердження номенклатури справ у структурні підрозділи видається витяг у вигляді відповідних розділів, завірений загальним відділом.
69. Усі виконані документи, після їх оформлення в установленому порядку, формуються відповідно до затвердженої номенклатури. Справи формуються з оригіналів (при їх відсутності – засвідчених в установленому порядку копій) лише виконаних документів.
70. Невиконані документи підшивати у справи забороняється.
КОНСУЛЬТАТИВНI, ДОРАДЧI ТА IНШI ДОПОМIЖНI
Органи райдержадмiнiстрацiї
71. Длясприяння здійсненню повноважень райдержадміністрації голова райдержадміністрації утворює консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи і служби (ради, комісії, колегії, робочі групи тощо).
Завдання, функції та персональний склад зазначених органів і служб визначає голова райдержадміністрації.
72. Для погодженого розгляду питань, що належать до повноважень райдержадміністрації, обговорення найважливіших напрямів її діяльності у райдержадміністрації може утворюватися колегія райдержадміністрації (далі - колегія) у складі голови райдержадміністрації (голова колегії), першого заступника та заступників голови, а також керівників управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації.
До складу колегії можуть входити керівники районних територіальних підрозділів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади (за згодою) та посадові особи органів місцевого самоврядування (за згодою).
Склад колегії не повинен перевищувати 15 чоловік.
Члени колегії затверджуються та увільняються від обов'язків головою райдержадміністрації.
73. Засідання колегії вважається правочинним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини загальної кількості її членів.
74. Засідання колегії проводяться один раз на місяць, позачергові - у міру потреби, згідно з переліком питань, які виносяться на розгляд колегії у поточному кварталі. Перелік питань готується організаційним відділом за пропозиціями першого заступника, заступників голови райдержадміністрації, керівників структурних підрозділів, який затверджується розпорядженням голови райдержадміністрації. Організаційно-технічне забезпечення підготовки та проведення засідань колегії здійснює організаційний відділ райдержадміністрації.
75. Порядок денний засідання колегії готується організаційним відділом згідно з переліком питань та затверджується головою райдержадміністрації за 7 днів до його проведення.
За рішенням голови райдержадміністрації або першого заступника голови на розгляд колегії можуть вноситися питання, що не передбачені примірним переліком.
76. До кожного питання порядку денного засідання колегії відповідними управліннями, відділами і службами готується довідковий матеріал, проект розпорядження голови райдержадміністрації або проект протокольних доручень, список запрошених осіб для розгляду питання та список виступаючих на засіданні колегії, які візуються у відповідного заступника голови райдержадміністрації.
77. Відповідальність за якість та своєчасність підготовки матеріалів покладається на першого заступника та заступників голови райдержадміністрації згідно з розподілом обов'язків.
78. Підготовлені матеріали, що погоджені в установленому порядку, а також всі зауваження до проектів розпоряджень разом з ними подаються до організаційного відділу райдержадміністрації за 4 дні до засідання колегії для узагальнення і підготовки необхідного комплекту документів для ознайомлення заступника голови райдержадміністрації – керівника апарату, який надає матеріали голові райдержадміністрації.
79. Проекти розпоряджень, які не були подані в установлений термін, можуть бути внесені в порядок денний у виключних випадках тільки з дозволу голови райдержадміністрації.
80. Загальний відділ райдержадміністрації за три дні до засідання колегії роздруковує матеріали, які підготовлені на засідання колегії.
81. Організаційний відділ райдержадміністрації за три дні до засідання колегії надає членам колегії порядок денний і проекти розпоряджень (протокольних доручень).
82. Коло службових осіб, які запрошуються на засідання колегії з питань порядку денного, визначається першим заступником та заступниками голови райдержадміністрації, що відповідають за підготовку питань.
83. Члени колегії запрошуються на засідання організаційним відділом райдержадміністрації. Додатково запрошені на засідання колегії з окремих питань учасники запрошуються тими структурними підрозділами райдержадміністрації, що відповідають за підготовку цього питання.
84. Запрошені на засідання колегії запрошуються на 15-20 хвилин раніше розгляду питання. Відповідальний за підготовку питання зобов'язаний всіх запрошених зареєструвати і ознайомити з проектом розпорядження або протокольних доручень.
85. Рішення колегії приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів колегії. У разі рівного розподілу голосів голос головуючого є вирішальним.
В окремих випадках за рішенням головуючого може бути застосована процедура таємного голосування.
86. Рішення колегії проводяться у життя розпорядженнями або дорученнями голови райдержадміністрації.
87. Апарат райдержадміністрації забезпечує, в разі необхідності, стенографування (технічний запис) засідань колегії.
88. Проекти розпоряджень або протокольних доручень голови райдержадміністрації, які були обговорені на колегії, протягом трьох днів після її проведення мають бути відкоригованими тими службами, що готували питання і надані в загальний відділ райдержадміністрації разом з переліком організацій (листом розсилки), яким вони надсилаються.
89. Після підписання розпоряджень загальний відділ райдержадміністрації розмножує їх і розсилає виконавцям згідно з переліком.
90. Засідання колегії протоколюється загальним відділом райдержадміністрації. Протокол має бути підписаним головою колегії в триденний термін після засідання.
ПОРЯДОК ПIДГОТОВКИ ТА ПРОВЕДЕННЯ НАРАД
91. Голова, перший заступник та заступники голови, керівники апарату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації проводять відповідно до плану роботи райдержадміністрації наради з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень райдержадміністрації.
План проведення нарад затверджується відповідною посадовою особою.
Організація проведення нарад у голови райдержадміністрації, першого заступника та заступників голови покладається на апарат або відповідні структурні підрозділи райдержадміністрації.
92. Порядок денний, аналітичні довідки про стан справ та обґрунтування причин внесення питань на розгляд надсилаються учасникам наради завчасно, а з додаткових (позапланових) питань вручаються учасникам у день проведення наради.
93. Рішення, що прийняті на нарадах, оформлюються протоколами не пізніше ніж у триденний термін. Протокол наради підписується головуючим.
За результатами розгляду питань на нарадах можуть видаватися розпорядження голови райдержадміністрації.
94. Контроль за виконанням рішень, що прийняті на нарадах у голови райдержадміністрації, першого заступника та заступників голови, здійснюється апаратом, а у відповідних випадках структурним підрозділом райдержадміністрації, які регулярно подають керівнику райдержадміністрації, що проводив нараду, аналітичні та інформаційні довідки про стан виконання рішень, що прийняті на нараді.
95. Голова райдержадміністрації щопонеділка проводить наради із першим заступником та заступниками голови райдержадміністрації.
96. Порядок денний наради готується організаційним відділом згідно з переліком питань для розгляду на нарадах у голови райдержадміністрації, що складається щоквартально та затверджується розпорядженням голови райдержадміністрації. За рішенням голови райдержадміністрації, або особи, яка його заміщає, на розгляд наради можуть вноситися питання, виходячи з оперативної необхідності.
97. До кожного питання порядку денного наради відповідними службами райдержадміністрації готується інформація, яка візуються у відповідного заступника голови райдержадміністрації.
98. Підготовлені матеріали, що погоджені в установленому порядку, подаються до організаційного відділу за 3 дні до наради для узагальнення і підготовки необхідного комплекту документів для ознайомлення заступника голови райдержадміністрації – керівника апарату, який надає матеріали голові райдержадміністрації.
99. Відповідальність за якість та своєчасність підготовки матеріалів покладається на першого заступника та заступників голови райдержадміністрації згідно з розподілом обов'язків.
100. Коло службових осіб, які запрошуються на нараду визначається списком запрошених, затвердженим головою райдержадміністрації.
101. Учасники наради запрошуються на засідання організаційним відділом. Додатково запрошені на нараду з окремих питань учасники запрошуються тими структурними підрозділами райдержадміністрації, що відповідають за підготовку цього питання.
102. Доручення, що напрацьовані під час наради, протягом 3-х днів оформляються протокольно загальним відділом райдержадміністрації, надаються на затвердження головуючому на засіданні і доводяться до виконавців.
За результатами розгляду питань на нарадах можуть видаватися розпорядження голови райдержадміністрації.
Контроль за виконанням протокольних доручень здійснюється на наступній нараді. Протоколи апаратних нарад зберігаються у загальному відділі райдержадміністрації у контрольному стані.
103. Апаратна нарада проводиться головою райдержадміністрації або за його дорученням одним із заступників голови райдержадміністрації один раз на місяць у перший вівторок місяця.
104. Порядок денний апаратної наради готується організаційним відділом райдержадміністрації згідно з переліком питань для розгляду на апаратних нарадах у голови райдержадміністрації, що складається щоквартально та затверджується розпорядженням голови райдержадміністрації, а також з інформування про виконання протоколу доручень попередньої апаратної наради. За рішенням голови райдержадміністрації або особи, яка його заміщає, на розгляд апаратної наради можуть вноситися питання, виходячи з оперативної необхідності.
105. До кожного питання порядку денного апаратної наради відповідними службами райдержадміністрації готується інформація, проект протокольних доручень та список запрошених, які візуються у відповідного заступника голови райдержадміністрації.
106. Підготовлені матеріали, що погоджені в установленому порядку, подаються до організаційного відділу райдержадміністрації за 3 дні до апаратної наради для узагальнення і підготовки необхідного комплекту документів для ознайомлення заступника голови райдержадміністрації – керівника апарату, який надає матеріали голові райдержадміністрації.
107. Відповідальність за якість та своєчасність підготовки матеріалів покладається на першого заступника та заступників голови райдержадміністрації згідно з розподілом обов'язків.
108. Коло службових осіб, які запрошуються на апаратну нараду визначається списком запрошених, затвердженим головою райдержадміністрації.
109. Учасники апаратної наради запрошуються на засідання та реєструються організаційним відділом райдержадміністрації. Додатково запрошені на апаратну нараду з окремих питань учасники запрошуються тими структурними підрозділами райдержадміністрації, що відповідають за підготовку цього питання.
110. Доручення, що напрацьовані під час апаратної наради, протягом 3-х днів оформляються протокольно загальним відділом райдержадміністрації, надаються на затвердження головуючому на засіданні і доводяться до виконавців.
Контроль за виконанням протокольних доручень здійснюється на наступній апаратній нараді. Протоколи апаратних нарад зберігаються у загальному відділі райдержадміністрації у контрольному стані.
111. Офіційне повідомлення засобам масової інформації про порядок денний і підсумки розгляду питань на нарадах має право надавати прес-служба райдержадміністрації або уповноважена головою райдержадміністрації посадова особа.
112. Дозвіл на присутність представників масової інформації та на проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбувається нарада, надається керівником апарату райдержадміністрації.
АПАРАТ РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ
113. Правове, інформаційно-аналітичне, методичне, кадрове, матеріально-технічне та інше організаційне забезпечення діяльності райдержадміністрації, систематичну перевірку виконання актів законодавства та розпоряджень голови райдержадміністрації здійснює її апарат.
114. Апарат відповідно до покладених на нього завдань:
- опрацьовує документи, що надходять до райдержадміністрації, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також проекти доручень голови, першого заступника та заступників голови райдержадміністрації;
- здійснює опрацювання проектів розпоряджень; за дорученням голови райдержадміністрації розробляє проекти розпоряджень з організаційних та кадрових питань;
- перевіряє за дорученням голови райдержадміністрації виконання актів законодавства, розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами райдержадміністрації, вивчає і узагальнює досвід роботи цих органів та надає практичну допомогу у її поліпшенні;
- розробляє пропозиції про удосконалення діяльності цих органів, здійснює контроль за своєчасним поданням ними доповідей, інформації та інших матеріалів щодо виконання актів законодавства, розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації;
- аналізує за дорученням голови райдержадміністрації роботу органів місцевого самоврядування у межах і порядку, визначених законодавством, надає методичну та іншу практичну допомогу у поліпшенні організації їх роботи, готує пропозиції про поглиблення взаємодії райдержадміністрації з органами місцевого самоврядування у спільному вирішенні питань економічного, соціального та культурного розвитку району;
- готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних та кадрових питань, що розглядаються головою райдержадміністрації;
- опрацьовує і подає голові райдержадміністрації проекти планів роботи райдержадміністрації, забезпечує контроль за їх виконанням;
- здійснює організаційне забезпечення засідань колегій, а також нарад, що проводяться головою райдержадміністрації, першим заступником та заступниками голови;
- організовує особистий прийом громадян і розгляд звернень, що надійшли до райдержадміністрації, контролює вирішення порушених у них питань, узагальнює та аналізує пропозиції, що містяться в них, розробляє пропозиції, спрямовані на усунення причин, які породжують обґрунтовані скарги і зауваження громадян;
- аналізує разом із структурними підрозділами райдержадміністрації соціально-економічне і суспільно-політичне становище в районі, розробляє та вносить голові райдержадміністрації пропозиції щодо його поліпшення; бере участь у підготовці звітів райдержадміністрації про виконання програм соціально-економічного і культурного розвитку району, а також про реалізацію повноважень, делегованих районною радою;
- проводить відповідно до затвердженого головою райдержадміністрації плану роботу, пов'язану з організацією добору, розстановки, підвищення кваліфікації та заохоченням працівників райдержадміністрації, створенням кваліфікованого резерву і веденням обліку кадрів, вживає заходи для поліпшення організації та підвищення ефективності роботи працівників райдержадміністрації;
- забезпечує ведення діловодства, дотримання секретності і службової таємниці;
- здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності райдержадміністрації;
- виконує інші функції відповідно до законодавства та за дорученням голови райдержадміністрації.
115. Апарат райдержадміністрації у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами райдержадміністрації та районної ради.
116. Організація роботи апарату райдержадміністрації здійснюється відповідно до Регламенту райдержадміністрації, Інструкції з діловодства райдержадміністрації, а також Положення про апарат, що затверджуються головою райдержадміністрації.
ОРГАНІЗАЦІЯ ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН У РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ
117. Прийом громадян у райдержадміністрації здійснюють: голова райдержадміністрації, перший заступник та заступники голови райдержадміністрації згідно з графіком, затвердженим головою райдержадміністрації. Порядок прийому громадян у райдержадміністрації, запис громадян на прийом до керівників райдержадміністрації та організацію прийому проводить відділ роботи із зверненнями громадян.
118. Контроль за виконанням доручень, наданих під час прийому громадян, здійснює відповідно відділ роботи із зверненнями громадян. Результати їх виконання доповідаються відповідним керівникам райдержадміністрації у встановлені терміни.
119. Письмові звернення громадян, що надходять до райдержадміністрації, приймаються, реєструються та попередньо розглядаються відділом роботи із зверненнями громадян райдержадміністрації, який передає їх керівникам райдержадміністрації для розгляду по суті.
При необхідності, окремі звернення з відповідними дорученнями можуть надсилатися на розгляд безпосередньо у відділи райдержадміністрації.
120. Контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень громадян у райдержадміністрації здійснює відділ роботи із зверненнями громадян по зверненнях, які надійшли з органів влади та управлінь вищого рівня, від депутатів усіх рівнів, засобів масової інформації та інших органів і поставлених ними на контроль, а також по зверненнях, що розглядаються відділом безпосередньо.
121. Відділ роботи із зверненнями громадян райдержадміністрації здійснює узагальнення та аналіз прийому громадян і розгляду письмових звернень у райдержадміністрації та інформує голову райдержадміністрації і заступника голови райдержадміністрації – керівника апарату за підсумками роботи за півріччя та рік.
ІНФОРМУВАННЯ НАСЕЛЕННЯ РАЙОНУ
ПРО ДІЯЛЬНІСТЬ РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ
122. Інформування населення району про діяльність райдержадміністрації здійснюється прес-службою районної ради через засоби масової інформації.
123. Джерелами інформації є розпорядження райдержадміністрації, протоколи нарад, плани офіційних і робочих заходів голови, першого заступника та заступників голови райдержадміністрації.
124. Керівники структурних підрозділів апарату райдержадміністрації забезпечують взаємодію з прес-службою і оперативно надають на її прохання всі необхідні матеріали та інформацію, зміст якої погоджується з головою або відповідними заступниками голови райдержадміністрації.
125. Запрошення представників засобів масової інформації для участі в нарадах та інших офіційних заходах райдержадміністрації чи окремих її структурних підрозділів здійснюється виключно прес-службою районної ради.