Органiзацiя діловодства
49. Організація роботи з документами у райдержадміністрації здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства, затвердженої розпорядженням Київської міської державної адміністрації від 16.12.97 № 2047 та відповідною Інструкцією з діловодства райдержадміністрації.
Діловодство ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.
50. Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, перший заступник та заступники голови райдержадміністрації (згідно з розподілом обов'язків), керівники управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації.
51. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства у райдержадміністрації здійснює загальний відділ.
52. Вся службова кореспонденція, що надходить до райдержадміністрації, приймається і опрацьовується загальним відділом, вводиться в базу даних і в той же день передається на розгляд голови, першого заступника та заступників голови (згідно з розподілом обов’язків).
Термінові документи реєструються та передаються на розгляд негайно.
Службова кореспонденція, що підлягає розгляду головою райдержадміністрації передається йому начальником загального відділу.
53. Після розгляду документів загальний відділ знімає необхідну кількість копій (за кількістю виконавців згідно з резолюцією).
Оригінали доручень з відповідними документами зберігаються у загальному відділі.
54. Якщо службовий документ не підлягає розмноженню, ознайомлення з цим дорученням керівників райдержадміністрації здійснює загальний відділ.
55. Проекти листів подаються на підпис голові райдержадміністрації завізовані відповідними заступниками голови райдержадміністрації із зазначенням на останній сторінці прізвища та ініціалів виконавця і його службового телефону.
56. Вся вихідна кореспонденція за підписом голови райдержадміністрації, його першого заступника та заступників голови реєструється у загальному відділі.
Копії листів формуються у справи згідно з номенклатурою справ та зберігаються у загальному відділі до передачі в архів.
Організація контролю за виконанням документів
57. Контроль за виконанням документів здійснює контрольно-аналітичний відділ.
58. Порядок організації контролю регулюється Положенням про контрольно-аналітичний відділ, цим Регламентом та Інструкцією з діловодства.
59. Контролю підлягають документи, у яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення у визначений термін, або якщо терміни встановлено головою райдержадміністрації.
60. Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня (далі - акти законодавства), доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень голови Київської міської і районної державних адміністрацій та вхідних документів.
61. Контроль за ходом виконання вищевказаних документів здійснюється шляхом:
- аналізу та узагальнення у визначені терміни інформації виконавців про
стан виконання в цілому або окремих встановлених ними завдань;
- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що
характеризують стан їх виконання;
- періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану
виконання завдань безпосередньо на місцях;
- розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на апаратних
нарадах у голови райдержадміністрації або на нарадах у першого заступника та заступників голови (згідно з розподілом обов’язків) з виконання встановлених завдань.
62. Відповідальність за виконання документа несуть особи, які зазначені у розпорядчому документі та у резолюції керівника першими, або визначені відповідальними.
Співвиконавці не пізніше 5 робочих днів до закінчення терміну зобов’язані подати відповідальному виконавцю для узагальнення і підготовки відповіді всі необхідні документи.
63. Терміни розгляду службових документів, що надійшли з Київської міської державної адміністрації не повинні перевищувати 30 днів (за винятком тих, по яких встановлено конкретний термін) від дня їх реєстрації у секторі службової кореспонденції.
При необхідності подовжити термін виконання окремого доручення або іншого розпорядчого документа відповідальний за виконання повинен звернутись з відповідною пропозицією до посадової особи, яка встановила термін виконання та письмово повідомити контрольно-аналітичний відділ про згоду посадової особи щодо подовження термінів виконання. Питання про перенесення терміну виконання порушується не пізніше як за 4 робочі дні до його закінчення.
64. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання визначених завдань доповідаються керівнику апарату райдержадміністрації, а в разі необхідності – голові.
З матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи повного виконання завдань, голова райдержадміністрації, перший заступник або заступники голови (згідно з розподілом обов’язків) дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань.
65.Щоквартально контрольно-аналітичним відділом райдержадміністрації готується аналітична довідка про стан виконавської дисципліни голові райдержадміністрації.