Оффисные приложения Ms Visio 2010

Организация электронного документооборота

Пользователь может выбрать число узлов, отображаемых на данном уровне или на каждом из уровней сводной схемы. Эта возможность полезна при работе с большими листами, таблицами или представлениями, если отображение всех данных с разбиением на отдельные узлы не требуется.

Например, можно задать отображение только пяти первых узлов на уровне продавцов или первых двадцати узлов на уровне заказов.

Ограничение числа отображаемых узлов на всех уровнях

1.Щелкните корневой узел сводной схемы, которую необходимо изменить.

2.На вкладке Сводная схема в группе Данные нажмите кнопку вызова диалогового окна Параметры данных.

3.В диалоговом окне Параметры сводной схемы в группе Параметры данных установите флажок Ограничить элементы в каждом подразделении.

4.В поле Максимальное число элементов введите максимальное количество отображаемых узлов. На каждом уровне сводной схемы будет отображен новый узел с многоточием (...) в заголовке. Эти фигуры содержат скрытые узлы соответствующих уровней.

Ограничение числа отображаемых узлов для данного уровня

1.Выделите в схеме фигуру подразделения того уровня, для которого необходимо ввести ограничение.

2.На вкладке Сводная схема в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку

Сортировка и фильтр.

3.В диалоговом окне Параметры подразделения в группе Показать установите флажок Ограничить элементы в этом подразделении.

4.В поле Максимальное число элементов введите максимальное количество узлов, которые требуется отобразить. В сводной схеме будет отображен новый узел с многоточием (...) в заголовке. Эта фигура содержит скрытые данные данного уровня.

УПРАЖНЕНИЕ 4 СОЗДАНИЕ СВОДНОЙ СХЕМЫ.

1.Откройте вкладку Файл.

2.Создайте новый документ на основе шаблона Сводная схема из категории Бизнес-схемы:

выберите по очереди команды Создать и Бизнес-схемы, а затем дважды щелкните элемент Сводная схема.

3.Используйте таблицу Анализ продаж из базы данных Борей.accdb для создания сводной схемы:

a. В окне Выбор данных выберите пункт База данных Microsoft Access.

61

Организация электронного документооборота

b.Следуйте указаниям мастера отбора данных и выберите базу данных Борей.accdb

и таблицу Анализ продаж.

c.Выберите все строки и все стодбцы, кроме ИД Заказа и Область. После нажатия кнопки Готово в документе будут отображены следующие три фигуры.

62

Организация электронного документооборота

4.Измените значения корневого узла Итог: щелкните корневой узел Итог, а затем в окне

Сводная схема в разделе Добавить итог уберите значение Дата размещения и

добавьте значение Продажи (Сумма) .

5.Добавьте категорию (столбец исходных данных) Имя клиента, которую требуется использовать, чтобы сгруппировать данные: в разделе Добавить категорию щелкните категорию Имя клиента.

6.Добавьте фигуру для внешней визуализации данных: вкладка Сводная схема, группа Формат, кнопка вызова диалогового окна Применить фигуру; в диалоговом окне

Применение фигуры из Набора элементов Объекты рабочего процесса выберите фигуру Клиент.

63

Организация электронного документооборота

7.Измените направления уровня узлов в сводной схеме: вкладка Сводная схема, группа

Макет, кнопка Направление, команда Слева-направо.

8.Добавьте категорию Наименование для всех клиентов: в разделе Добавить категорию щелкните категорию Имя клиента.

9.Верните значение Дата размещения: в окне Сводная схема в разделе Добавить итог

уберите значение и добавьте значение Дата размещения.

10.Установите размер страницы по размеру документа.

11. Сохраните схему под именем Сводная таблица.

3.8. СОЗДАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДИАГРАММЫ

Организационная диаграмма — это схема иерархии, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, должностями и группами.

Организационные диаграммы могут быть как простыми, как показано в приведенном ниже примере, так и большими сложными схемами, основанными на сведениях из внешнего источника данных. Фигуры организационной диаграммы могут отображать основные сведения, например имя и должность сотрудника, или подробную информацию, например подразделение и учетный отдел. К фигурам организационной диаграммы можно даже добавлять рисунки.

Создание простой организационной диаграммы

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. Используются поля по умолчанию, указанные ниже.

Отдел

Телефон

Имя

Должность

Электронная почта

64

Организация электронного документооборота

1.Откройте вкладку Файл.

2.Щелкните элемент Создать, выберите вариант Деловые и дважды щелкните элемент Организационная диаграмма.

3.Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры

перетащите на страницу фигуру корневого уровня для организации (например,

Директор).

4.Выделив фигуру, введите для нее имя и должность. Например, в организации может быть руководитель с именем Валерий Ушаков, занимающий пост президента компании.

5.Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры

перетащите фигуру для первого подчиненного лица на фигуру руководителя. При этом автоматически будет создана связь между двумя фигурами в иерархии. Чтобы создать связи, поместите фигуру подчиненного в центр фигуры руководителя.

6.Чтобы завершить организационную диаграмму, продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.

Автоматическое создание организационной диаграммы из нового файла данных

Этот метод оптимален, если поля сведений по умолчанию не соответствуют требованиям, а в другом приложении необходимые данные отсутствуют.

1.Откройте вкладку Файл.

2.Щелкните элемент Создать, выберите вариант Бизнес и дважды щелкните элемент

Мастер организационных диаграмм.

3.На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера, а затем нажмите кнопку Далее.

4.Выберите вариант Excel или Текст с разделителями, введите имя нового файла, а затем нажмите кнопку Далее. Если был выбран вариант Excel, откроется лист Microsoft Office Excel с примером текста. Если был выбран вариант Текст с разделителями, откроется Блокнот, также содержащий пример текста.

5.В любом из этих приложений используйте образец текста в качестве примера того, сведения какого типа необходимо включить, и введите вместо него необходимые данные. Столбцы Имя и Руководитель необходимо сохранить, однако при этом можно изменить, удалить или добавить другие столбцы.

6.Выйдите из приложения Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.

Автоматическое создание организационной диаграммы с использованием существующего источника данных

Этот метод лучше всего подходит в ситуации, когда сведения, которые необходимо включить в организационную диаграмму, уже находятся в каком-либо документе (например,

на листе Microsoft Office Excel или в папке Microsoft Exchange Server).

1.Убедитесь, что таблица или лист содержит столбцы имен сотрудников, уникальных идентификаторов и руководителей. Этим столбцам можно присвоить любые имена. Запустив мастер организационных диаграмм, можно указать столбцы (или имена полей), содержащие имя и руководителя.

Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они вводятся в это поле.

65

Организация электронного документооборота

Уникальный код. Значения в этом столбце могут быть именами сотрудников, если все имена уникальны. В противном случае для каждого сотрудника необходимо задать значение, идентифицирующее его уникальным образом.

Руководитель сотрудника. Это поле должно содержать уникальный идентификатор руководителя (его имя или номер кода). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

2.Откройте вкладку Файл.

3.Щелкните элемент Создать, выберите вариант Деловые и дважды щелкните элемент Мастер организационных диаграмм.

4.На первой странице мастера установите флажок по данным из файла или базы данных.

5.Нажмите кнопку Далее и следуйте остальным инструкциям мастера.

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Создав организационную диаграмму, можно расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отражали отношения виртуальной группы. Соберите связанные между собой фигуры вместе и добавьте соединители из пунктирных линий, отражающие структуры подотчетности второго порядка. Кроме того, для выделения виртуальных групп можно использовать фигуру Рамка группы. Отношения подотчетности, заданные пунктирной линией, работают так же, как и обычные соединители. Рамка группы — это прямоугольная фигура, с помощью которой можно визуально группировать другие фигуры и присваивать этим группам имена.

Обновление созданных организационных диаграмм

Чтобы отразить изменения в структуре организации, необходимо вручную внести в организационную диаграмму нужные изменения либо создать новую диаграмму. При создании новой диаграммы в нее не включаются изменения, внесенные в старую диаграмму. Чтобы диаграммы выглядели похоже, в новую диаграмму необходимо снова добавить все темы или фотографии, добавленные в фигуры старой.

Создание схемы потока создания стоимости

Предприятия используют схемы потока создания стоимости, чтобы определить, где в производственных процессах появляются убытки, и найти способы их предотвращения.

Чтобы можно было создать схему потока создания стоимости, должно быть установлен выпуск Visio Профессиональный или Расширенный. В выпуске Visio стандартный 2010 эта возможность недоступна.

66

Организация электронного документооборота

Схема потока создания стоимости может показывать, например, места скопления избыточных материалов. В идеале материалы, доставленные на предприятие, включаются непосредственно в производственный процесс, а затем перемещаются по всем этапам процесса до завершения создания продукта. После этого готовый продукт без задержек доставляется клиентам.

Использование схемы потока создания стоимости включает два этапа.

1.Сначала создается диаграмма текущего состояния, отражающая текущий процесс.

2.После определения проблемных областей создается диаграмма будущего состояния, которая помогает определить способы изменения процесса, позволяющие предотвратить убытки.

Создание схемы потока создания стоимости

1.Откройте вкладку Файл.

2.Нажмите кнопку Бизнес, а затем дважды щелкните элемент Схема потока создания стоимости.

3.Из набора элементов Фигуры схемы потока создания стоимости перетащите на страницу фигуры, представляющие процессы, сведения и материалы.

4.Воспользуйтесь фигурами соединительных линий из набора элементов Фигуры схемы потока создания стоимости, например стрелками и фигурой Электронная информация, чтобы соединить этапы на схеме.

5.Прикрепите конечные точки соединительной линии к фигурам, чтобы показать направление потока. После прикрепления соединительной линии к фигурам конечные точки становятся красными.

УПРАЖНЕНИЕ 5 СОЗДАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДИАГРАММЫ.

1.Откройте вкладку Файл.

2.Создайте новый документ на основе шаблона Мастер организационных диаграмм из категории Бизнес: выберите по очереди команды Создать и Бизнес, а затем дважды щелкните элемент Мастер организационных диаграмм.

3.На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера, а затем нажмите кнопку Далее.

4.Выберите вариант Excel или Текст с разделителями, введите имя нового файла Сотрудники, а затем нажмите кнопку Далее - откроется лист Microsoft Office Excel с примером текста.

5.Добавьте текст, как на образце:

.

67

Организация электронного документооборота

6.Выйдите из приложения Excel и затем завершите работу мастера.

7.Перейдите на лист Visio и достройте диаграмму: перетащите при помощи мыши на страницу документа фигуру Должность из набора элементов Фигуры организационной диаграммы и поместите фигуру поверх фигуры с надписью «Андрей Соснов».

8.Добавьте в фигуру свое Имя, Фамилию и должность «Маркетолог»

9.Сохраните схему под именем Организационная диаграмма.

ЗАДАНИЕ 5

1.Создайте новый документ на основе шаблона Схема потока создания стоимости из категории Бмзнес и используя изученные приемы работы, создайте схему, представленную на образце.

2. На основании диаграммы текущего состояния создайте диаграмму будущего состояния.

68

Организация электронного документооборота

3. Сохраните схему под именем Схема потока создания стоимости.

3.9.СОЗДАНИЕ БЛОК-ДИАГРАММЫ

Вблок-диаграммах используются блоки и рельефные блоки. Это удобно при проведении мозговых штурмов, планировании и общении.

Для более яркого представления данных в трехмерных блок-диаграммах используются трехмерные фигуры.

69

Организация электронного документооборота

Создание блок-диаграммы

1.Откройте вкладку Файл.

2.Выберите команду Создать и пункт Общие, а затем дважды щелкните элемент

Блок-диаграмма.

3.Перетащите на страницу нужные фигуры из наборов элементов Блоки и Рельефные блоки.

4.Для добавления текста в фигуру выделите ее и введите текст.

Процедура, которую нужно выполнить, чтобы блоки впадали один в другой

1.Из набора элементов Блоки перетащите на страницу документа фигуру Простая односторонняя, Поворотная односторонняя или Открытый/закрытый отрезок.

Вместо этого можно также перетащить из набора элементов Рельефные блоки на страницу фигуру Стрелка вправо, Стрелка вверх, Стрелка влево, Стрелка вниз, Горизонтальный брусок, Вертикальный брусок или Колено.

2.Щелкните фигуру правой кнопкой мыши и выберите команду Открыть.

3.Поместите открытый конец фигуры напротив плоской стороны другой фигуры. Чтобы правильно расположить открытую фигуру и скрыть линии, разместите ее на переднем плане. Для изменения порядка выделенных фигур откройте вкладку

Главная и в группе Упорядочить нажмите кнопку Переместить вперед или Переместить назад.

Создание трехмерной блок-диаграммы

Страница, которая открывается с шаблоном Трехмерная блок-диаграмма, включает точку схода. При перетаскивании рельефного блока на эту страницу он располагается таким образом, чтобы его линии перспективы были обращены в точку схода.

1.Откройте вкладку Файл.

2.Выберите команду Создать и пункт Общие, а затем дважды щелкните элемент

Трехмерная блок-диаграмма.

3.Перетащите на страницу нужные фигуры из набора элементов Трехмерные блоки.

4.Для добавления текста в фигуру выделите ее и введите текст.

5.Чтобы изменить перспективу фигур, перетащите точку схода в другое место в пределах или за пределами страницы. При перемещении точки схода все связанные с ней фигуры меняют свою ориентацию.

Можно указать, необходимо ли при работе отображать глубину. На вкладке Главная в группе Правка нажмите кнопку Слои и выберите пункт Свойства слоя. В строке Глубина установите или снимите флажок Видимый и нажмите кнопку ОК.

70