Оффисные приложения Ms Visio 2010

Минский филиал государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)»

Курбацкий В.Н.

Информатика

для студентов экономических специальностей

Часть 5

Стандартные оффисные приложения. Редактор деловой графики MS Visio

Учебно-методическое пособие

МИНСК

2011

Оглавление

2.2.Автоматическое выравнивание, автоматическая расстановка интервалов и

3.6.Создание процессов, совместимых с нотацией моделирования бизнес-процессов55

4.Создание Фигур, наборов данных, многослойных диаграмм Подключение наборов

2

Оглавление

2.2.Автоматическое выравнивание, автоматическая расстановка интервалов и

3.6.Создание процессов, совместимых с нотацией моделирования бизнес-процессов55

3.14.Создание Фигур, наборов данных, многослойных диаграмм Подключение

3

Организация электронного документооборота

1.ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОВОЙ ГРАФИКИ. ОСНОВЫ РАБОТЫ С

MICROSOFT VISIO

1.1. ИНТЕРФЕЙС MICROSOFT VISIO. УПРАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫМИ ЭЛЕМЕНТАМИ ИНТЕРФЕЙСА.

Microsoft Visio – редактор деловой графики. Он позволяет быстро и эффективно создавать и редактировать чертежи, сетевые диаграммы, схемы, диаграммы службы каталогов, карты веб-узлов, сложные графики потоков данных, блок-схемы обработки деловой информации.

При запуске Visio открывается окно Создать, новый компонент пользовательского интерфейса Microsoft Office Fluent [Рис. 1]. В окне Создать доступны шаблоны для создания схемы.

Рис. 1 Стартовая страница

Многие команды, которые в предыдущих версиях были достуны в меню Файл, теперь находятся в этой области. При выборе одного из предложенных шаблонов эта область закрывается и открывается окно документа.

В самом верху экрана расположена строка заголовка с названием программного продукта. Здесь же расположены кнопки управления окном Microsoft Visio: свернуть, развернуть/свернуть в окно, закрыть. Ниже строки заголовка расположена строка меню.

На панели Категории шаблонов представлен список всех базовых групп шаблонов, в среднем разделе Шаблоны показаны шаблоны, доступные в выбранной категории. В Microsoft Visio 2010 имеется 8 основных категорий: Бизнес, Блок-схема, Карты и планы этажей, Общие, Программы и базы данных, Расписания, Сеть и Техника.

После выбора категории и шаблона Microsoft Visio создает новый документ на основе указанного шаблона. При этом меняется вид рабочей области программы (Рис. 2), а в строке

4

Организация электронного документооборота

заголовка появляется наименование рабочего документа (новому документу по умолчанию присваивается имя Документ1).

В Visio 2010 применяется пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, включающий ленту. Наиболее часто используемые команды расположены на ленте.

Команды расположены на вкладках и сгруппированы по их назначению. На вкладке Главная находятся наиболее часто используемые команды, на других вкладках — специализированные команды Для вызова некоторых команд требуется добавить вкладку

1.Откройте вкладку Файл.

2.Нажмите Параметры.

3.В диалоговом окне Параметры Visio откройте вкладку Настройка ленты.

4.В списке Настройка ленты выберите пункт Основные вкладки, а затем в разделе

Основные вкладки установите флажок Разработчик.

5.Нажмите ОК.

Рабочая область программы после создания нового документа разделена на две части: панель Фигуры, на которой представлены наборы элементов, и область редактирования, которая используется для создания и редактирования рисунка. В этой области отображается страница «в клеточку», на которой и будет создаваться рисунок. Слева и сверху от страницы расположены линейки, справа и снизу – полосы прокрутки.

Рис. 2 Новый документ, созданный на основе шаблона

Документ Visio может состоять из нескольких страниц, каждая из которых может содержать отдельный рисунок. В одной строке с горизонтальной полосой прокрутки находятся ярлычки

5

Организация электронного документооборота

с названием страниц (новый документ содержит одну страницу, которой по умолчанию присваивается имя Страница-1). Ярлычки используются для быстрого переключения между отдельными страницами документа. Переход к другой странице осуществляется щелчком мыши на ее ярлычке.

Перед ярлычками находятся четыре кнопки прокрутки ярлычков. Они помогают отыскать нужную страницу в том случае, когда документ содержит большое количество страниц, и в отведенной области не хватает места для отображения всех ярлычков. Внешние кнопки осуществляют прокрутку к первой и последней странице, внутренние – к предыдущей и к последующей соответственно.

Слева от области редактирования расположена панель Фигуры. При открытии определенного набора элементов появляются фигуры-заготовки или вспомогательные элементы для расположения на рабочей странице. Наборы элементов можно отличить по названиям в верхней части окна Фигуры; возможно, чтобы просмотреть все наборы элементов, нужно будет прокрутить область названий. Если щелкнуть название набора элементов, фигуры из этого набора появятся в области ниже. В области фигур несколько самых часто применяемых фигур расположены выше тонкой разделительной линии, а остальные фигуры находятся ниже. Верхняя область называется областью Экспрессфигуры. В ней следует размещать фигуры, которые используются чаще всего, чтобы их можно было легко найти. Можно перетащить фигуры из нижней области в область Экспресс-фигуры, а фигуры, которые используются редко, — в нижнюю область. Для создания собственного рисунка следует добавить на страницу необходимую группу фигур. Добавление фигуры на страницу происходит путем выбора фигуры на панели Фигуры курсором мыши и перетаскиванием ее на страницу при нажатой левой или правой кнопкой мыши.

Таким образом, простейшим способом создания рисунка определенного типа является создание документа на основе тематического шаблона. В результате Visio создает новый документ с определенными параметрами и предоставляет пользователю доступ к наборам элементов из выбранного шаблона. Далее при помощи мыши фигура-заготовка перетаскивается из набора элементов на страницу, затем мышью же она растягивается, вращается и соединяется с другими фигурами. В результате создание рисунка сводится к добавлению на страницу необходимой группы фигур-заготовок с их последующей реорганизацией до необходимого узора.

1.2.ФИГУРЫ, НАБОРЫ ДАННЫХ, ШАБЛОНЫ.

Впрограмме имеется большое количество фигур-заготовок, которые можно использовать для создания собственных рисунков. Для удобства пользователя фигуры-заготовки объединены в наборы элементов (набор данныхы). Тематически связанные наборы элементов объединяются в шаблоны: Маршрутная карта, План дома, Принципиальная электротехническая схема и пр. И, наконец, шаблоны собраны по категориям: Бизнес, Карты и планы этажей, Расписания, Техника и пр.

Врезультате иерархия основных объектов программы выглядит следующим образом:

фигуры наборы элементов шаблоны категории.

Использование шаблонов является удобным способом создания рисунков. Шаблон предоставляет доступ к набору элементов в дополнение к предопределенным настройкам документа. К примеру, когда в Visio используется шаблон для создания конкретного типа диаграммы, автоматически открывается один или несколько соответствующих наборов элементов, определяется размер страницы и масштаб рисунка, а также подходящие стили для текста, заполнений и линий. Любой из этих элементов можно изменить, но шаблон позволяет сохранить согласованность на любом этапе создания рисунка.

6

Организация электронного документооборота

Фигуры

Фигуры Visio представляют собой готовые изображения, которые перетаскиваются на страницу документа — они являются стандартными блоками схемы.

При перетаскивании фигуры из набора элементов исходная фигура остается в наборе. Исходная фигура называется образцом. Фигура, которая помещается в документ, является копией — так называемым экземпляром фигуры-образца. В документ можно поместить сколько угодно экземпляров одной и той же фигуры.

Программа Visio содержит в себе тысячи фигур и существует бесчисленное количество способов их настройки. Наиболее часто используются встроенные возможности фигур.

Маркеры поворота

Кружки над фигурой называются маркерами поворота. Чтобы повернуть фигуру влево или вправо, перетащите маркер поворота в соответствующую сторону.

Голубые стрелки для автосоединения

Светло-голубые стрелки соединения помогают просто соединить фигуры друг с другом, как было описано в предыдущем разделе.

Маркеры выбора для изменения размера фигуры

Чтобы изменить высоту и ширину фигуры, воспользуйтесь квадратными маркерами выбора. Чтобы увеличить размер фигуры без потери пропорций, щелкните и перетащите маркер выбора, расположенный в углу фигуры. Чтобы сделать фигуру шире или уже, щелкните и перетащите маркер выбора, расположенный сбоку фигуры.

Фигуры Visio — это гораздо больше, чем просто изображения или символы.

Фигуры, содержащие в себе данные

К каждой фигуре можно добавить данные, введя их в окне Данные фигуры: на вкладке Вид в группе Показать нажмите кнопку Области задач и выберите элемент Данные фигуры. Также можно импортировать данные из внешнего источника.

По умолчанию в документе не отображаются данные, добавленные в фигуру. Чтобы просмотреть данные, выделите фигуру и откройте окно Данные фигуры.

Чтобы одновременно отобразить данные в нескольких фигурах, воспользуйтесь функцией «Рисунки, связанные с данными». На рисунке ниже [РИС. 3] показано одновременное отображение данных в двух деревьях.

Рис. 3 Отображение данных в двух деревьях

Фигуры с особым поведением

7

Организация электронного документооборота

Многие фигуры Visio обладают особым поведением, которое проявляется при растяжении, щелчке правой кнопкой мыши или перемещении желтого управляющего маркера. Например, чтобы показать больше людей, можно растянуть фигуруЛюди, или чтобы показать рост цветка, можно растянуть фигуру Цветок [Рис. 4].

Рис. 4 Фигуры с особым поведением

Чтобы узнать о дополнительных возможностях фигуры, щелкните фигуру правой кнопкой мыши и посмотрите в контекстном меню наличие дополнительных команд.

Наборы элементов

В наборах элементов Visio содержатся коллекции фигур. Фигуры в каждом наборе элементов имеют схожие черты. В этих фигурах могут содержаться коллекции фигур для создания определенного типа диаграммы или несколько различных видов одной и той же фигуры.

Например, набор элементов Фигуры простой блок-схемы содержит только основные фигуры блок-схем. Специализированные фигуры можно найти в других наборах элементов, например в наборах «Схема нотация моделирования бизнес-процессов» и «Схема управления качеством».

Наборы элементов отображаются в окне Фигуры. В каждый момент времени отображаются фигуры только из одного набора элементов. Чтобы вывести фигуры из определенного набора элементов, щелкните заголовок набора. Заголовки наборов элементов всегда отображаются в верхней части окна Фигуры, однако при использовании нескольких наборов их заголовки можно скрыть, чтобы освободить место для фигур. Если заголовки наборов элементов скрыты, рядом с заголовками отображается полоса прокрутки. Фигуры в наборах элементов Visio часто называют образцами фигур. При перетаскивании образца фигуры на страницу документа создается его копия (или экземпляр). Сам же образец остается в наборе элементов, поэтому его можно многократно использовать для создания копий фигуры.

Открытие любого набора элементов Visio

Вместе с каждым шаблоном открываются наборы элементов, которые необходимы для создания определенного документа, но это не мешает в любой момент открыть наборы элементов для других шаблонов. В окне Фигуры нажмите кнопку Дополнительные фигуры, выберите необходимую категорию и щелкните имя нужного шаблона.

Поиск дополнительных фигур на локальном компьютере

По умолчанию поле Поиск фигур скрыто, чтобы освободить место для фигур. Откройте поле Поиск фигур для непосредственного поиска фигур вместо просмотра наборов элементов.Для поиска фигур необходимо, чтобы на компьютере была запущена служба поиска Windows. По умолчанию эта служба Windows всегда включена, однако если при поиске фигур возникают проблемы, это может означать, что служба поиска Windows остановлена.

Поиск дополнительных фигур в Интернете

8

Организация электронного документооборота

В окне Фигуры нажмите кнопку Дополнительные фигуры и выберите пункт Поиск фигур в Интернете. В окне браузера откроется страница, на которой можно будет найти фигуры в Интернете.

Набор элементов «Быстрые фигуры»

В верхней части окна Фигуры расположена строка заголовка Быстрые фигуры. В этом наборе элементов содержатся только быстрые фигуры из используемых на схеме наборов элементов. Набор элементов Быстрые фигуры динамически формируется из областей «Быстрые фигуры» всех открытых наборов элементов.

Если на схеме используется несколько наборов элементов, область «Быстрые фигуры» разделяется на несколько подобластей по именам соответствующих наборов элементов. Если из каждого набора элементов используется лишь несколько фигур, эти фигуры можно поместить в область «Быстрые фигуры» и открыть набор элементов Быстрые фигуры, чтобы при работе не переключаться между несколькими наборами элементов.

Шаблоны

При создании диаграммы начните с выбора шаблона для данного типа диаграммы (или наиболее подходящего шаблона, если точного соответствия установить не удалось). Шаблоны Visio позволяют приступить к работе с правильно настроенными параметрами:

В наборах элементов содержится большое количество фигур, необходимых для создания определенного документа Например, вместе с шаблоном План дома открывается набор элементов с фигурами стен, мебели, бытовой техники, шкафов и т. д.

Соответствующий размер сетки и разметка линейки. Для некоторых документов необходимо указать определенный масштаб. Например, шаблон План участка открывается в масштабе проектирования, где один дюйм (25,4 мм) равен десяти футам (304,8 см).

Специальные вкладки. Некоторые шаблоны содержат уникальные функции, которые можно найти на специальных вкладках ленты. Например, при открытии шаблона Временная шкала на ленте появляется вкладка Временная шкала. Вкладку Временная шкала можно использовать для настройки временной шкалы и обмена данными между приложениями Visio и Microsoft Project.

Мастера, которые помогают в создании особых типов документов. В некоторых случаях при открытии шаблона Visio появляется мастер, который помогает приступить к работе. Например, в шаблоне План расстановки открывается мастер, помогающий задать параметры помещения или комнаты.

Просмотр примеров шаблонов

Чтобы просмотреть все доступные шаблоны, выполните указанные ниже действия.

1.Откройте вкладку Файл.

2.Нажмите кнопку Создать.

3.Чтобы вывести краткое описание шаблона, выберите категорию и затем щелкните эскиз соответствующего шаблона.

1.3.СОЗДАНИЕ ПРОСТОЙ СХЕМЫ

Шаблон Простая схема содержит общие формы, такие как прямоугольники, звезды и стрелки, которые можно использовать для иллюстрации концепций.

9

Организация электронного документооборота

Простая схема представляет собой особый тип схем, в которых используются простые фигуры. Сведения о создании других типов схем см. в статьях, посвященных этим типам. Например, сведения о создании блок-схем см. в статье Создание простой блок-схемы, а сведения о создании организационных диаграмм — в статье Создание организационной диаграммы.

1.Запустите Microsoft Visio.

2.В области Категории шаблонов имеется строка папок. Выберите папку Общие. Будут отображены все шаблоны категории Общие.

3.Дважды щелкните шаблон Простая схема. Шаблон откроется с пустой страницей документа и окном Фигуры, содержащим набор фигур Простые фигуры.

4.Перетащите на страницу документа несколько фигур из набора элементов Простые фигуры.

5.Соедините эти фигуры с помощью стрелок.

На концах стрелок есть соединители, которые могут быть приклеены к другим фигурам. При перетаскивании конечной точки стрелки к другой фигуре точка соединения отображается как небольшой знак «x». Если довести конечную точку до точки соединения, она станет красной; это означает, что ее можно приклеить. Если стрелка приклеена к фигуре, она остается присоединенной даже при перемещении фигуры.

10