Оффисные приложения Ms Visio 2010

Организация электронного документооборота

Включение и отключение автосоединения для активной схемы

На вкладке Вид в группе Визуальные подсказки установите или снимите флажок

Автосоединение.

Если флажок Автосоединение недоступен, проверьте, включена ли функция автосоединения для всех схем, выполнив указанные ниже действия.

Включение и отключение автосоединения для всех схем

1.Откройте вкладку Файл.

2.На вкладке Visio нажмите кнопку Параметры.

3.Откройте категорию Дополнительно.

4.Чтобы включить автосоединение, установите в разделе Параметры правки флажок Разрешить автосоединение. Чтобы отключить автосоединение, снимите этот флажок.

Изменение направления соединительной линии на противоположное

1.Выберите соединительную линию.

2.На вкладке Главная нажмите Положение, Наведите указатель на пункт Вращение фигур и выберите Отразить сверху вниз.

Изменение типа соединительной линии

Изменение типа всех или только выделенных соединительных линий

1.Выделите соединительные линии, которые требуется изменить, или щелкните за пределами схемы, чтобы отменить выделение. Если ничего не выделено, изменения будут применены ко всем соединительным линиям.

2.На вкладке Конструктор в группе Макет нажмите кнопку Соединительные линии.

3.Выберите необходимый тип соединительной линии.

Отображение или скрытие значков пересечения линий

Значки пересечения соединительныхлиний похожи на маленькие мостики. Можно отключить эти значки, чтобы пересечения линий никак не обозначались.

1.На вкладке Конструктор в группе Макет нажмите кнопку Соединительные линии.

2.Если флажок Показать значки пересечения линий установлен, снимите его, чтобы отключить эту функцию.

2.8. ПРИМЕНЕНИЕ ТЕМ ДЛЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Тема в Microsoft Visio 2010 представляет собой набор цветов и эффектов, которые можно применить к документу одним щелчком мыши. С помощью тем документам можно легко придать оригинальный и профессиональный вид.

Тема имеет две составляющие:

цвета темы — набор сочетающихся друг с другом цветов;

эффекты темы — набор эффектов для шрифта, заливок, теней, линий и соединительных линий.

Цвета и эффекты темы можно сочетать произвольным образом.

31

Организация электронного документооборота

Простая организационная диаграмма до применения темы.

Та же самая организационная диаграмма после применения темы.

В комплект поставки программы Microsoft Office Visio входит набор стандартных тем, но можно создавать и изменять пользовательские темы. Например, можно создать собственную тему, соответствующую эмблеме и торговой марке компании.

Цвета стандартных тем соответствуют цветам тем, доступным в других приложениях

Microsoft Office, таких как PowerPoint и Word.

Применение темы

1.На вкладке Конструктор в группе Темы нажмите кнопку Дополнительные параметры .

2.Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы применить тему к текущей странице документа, щелкните эскиз правой кнопкой мыши и выберите команду Применить к текущей странице.

Чтобы применить тему ко всем страницам документа, щелкните эскиз правой кнопкой мыши и выберите команду Применить ко всем страницам.

Чтобы отменить применение цветов или эффектов темы ко всем фигурам, в группе Темы нажмите кнопку Дополнительные параметры, а затем выберите элемент Без темы.

Некоторые темы также содержат цвет фона. Чтобы применить новый цвет фона вместе с темой, на вкладке Конструктор в группе Подложки выберите параметр Подложки и укажите нужную подложку.

Если во время печати фоновый цвет темы не требуется, установите флажок Без подложки в диалоговом окне Печать.

После применения темы она будет применяться ко всем фигурам, добавляемым к документу. Чтобы временно отключить эту возможность, в группе Темы нажмите кнопку

Дополнительные параметры , а затем снимите флажок Применить тему к новым фигурам.

Создание пользовательской темы Чтобы создать пользовательские цвета темы, необходимо выполнить следующие действия.

1.На вкладке Конструктор в группе Темы нажмите кнопку Цвета , а затем нажмите Создать новые цвета темы.

32

Организация электронного документооборота

2.В диалоговом окне Новые цвета темы выберите нужные цвета или эффекты, а затем нажмите кнопку ОК.

После изменения цветов темы цвета в списке Цветаизменяются соответственно.

Чтобы создать пользовательские эффекты темы, необходимо выполнить следующие действия.

1.На вкладке Конструктор в группе Темы нажмите кнопку Эффекты , а затем нажмите Создать новые эффекты темы.

2.В диалоговом окне Новые эффекты темы выберите нужные цвета или эффекты, а затем нажмите кнопку ОК.

Прежде чем приступить к созданию собственной темы, выберите наиболее подходящую тему из уже имеющихся и примените ее. Тогда в диалоговых окнах Новые цвета темы и Новые эффекты темы для большинства параметров уже будут заданы нужные значения.

Создание дубликата темы Чтобы дублировать цвета темы, на вкладке Конструктор в группе Темы нажмите кнопку

Цвета , щелкните правой кнопкой мыши эскиз с нужными цветами темы, а затем

выберите команду Дублировать. Дублированные цвета темы появятся в списке Цвета в

разделе Пользовательские.

Чтобы дублировать эффекты темы, на вкладке Конструктор в группе Темы нажмите кнопку

Эффекты , щелкните правой кнопкой мыши эскиз с нужными эффектами темы, а затем выберите команду Дублировать. Дублированные эффекты темы появятся в списке

Эффекты в разделе Пользовательские.

Изменение пользовательской темы Чтобы изменить цвета темы, необходимо выполнить следующие действия.

1.На вкладке Конструктор в группе Темы нажмите кнопку Цвета , в разделе Пользовательские щелкните правой кнопкой мыши эскиз с цветами темы, которые требуется изменить, и выберите команду Изменить.

2.В диалоговом окне Изменение цветов темы выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

Чтобы изменить эффекты темы, необходимо выполнить следующие действия.

1.На вкладке Конструктор в группе Темы нажмите кнопку Эффекты , в разделе Пользовательские щелкните правой кнопкой мыши эскиз с эффектами темы, которые требуется изменить, и выберите команду Изменить.

2.В диалоговом окне Изменение эффектов темы выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

Встроенные темы, поставляемые вместе с Visio, изменить нельзя. Если требуется изменить одну из встроенных тем, создайте ее дубликат, а затем отредактируйте его.

Копирование пользовательской темы в другой документ

1.Откройте документ с пользовательской темой, которую требуется скопировать.

2.Выделите фигуру вместе с примененной пользовательской темой.

3.На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .

4.Откройте документ, в который требуется скопировать пользовательскую тему.

33

Организация электронного документооборота

5.На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить. Цвета и

эффекты пользовательской темы появятся в списках Цвета и Эффекты в

разделе Пользовательские.

6.Теперь можно удалить фигуру, которая была вставлена в документ.

Скопировать в Visio тему из другого приложения Microsoft Office, например из PowerPoint или Word, нельзя. Нельзя также скопировать тему из Visio в другое приложение Microsoft Office.

Предотвращение применения темы к фигуре

Иногда применение темы к каждой фигуре документа нежелательно. Например, если в документе присутствует светофор, пользователь, вероятно, не пожелает изменять цвет или узор его заливки при применении темы.

Чтобы не допустить применения темы к той или иной фигуре, можно либо запретить применение тем к данной фигуре, либо установить защиту фигуры от применения цветов или эффектов темы.

Для некоторых стандартных фигур, включенных в Visio, по умолчанию введен запрет на применение тем. Если разрешить применение тем к таким фигурам, результаты могут оказаться непредсказуемыми.

Запрет на применение тем к фигуре

Щелкните фигуру правой кнопкой мыши, выберите пункт Формат , а затем снимите флажок напротив команды Разрешить темы .

Защита фигуры от применения цветов и эффектов темы

1.Выделите фигуру.

2.На вкладке Разработчик в группе Макет фигуры нажмите кнопку Защита.

3.В диалоговом окне Защита установите флажок от цветов темы или от эффектов темы.

Использование цвета текста, линии или заливки, который не меняется в зависимости от темы

1.Выделите фигуру.

2.Выполните одно из указанных ниже действий.

На вкладке Главная в группе Фигура нажмите кнопку Заливка или Линия, а затем выберите один из цветов в разделе Стандартные цвета.

На вкладке Главная в группе Шрифт нажмите кнопку Цвет шрифта , а затем выберите один из цветов в разделе Стандартные цвета.

Отмена применения темы к фигуре

Щелкните фигуру правой кнопкой мыши, наведите указатель на пункт Формат и выберите команду Удалить тему.

Удаление пользовательской темы Чтобы удалить цвета темы, на вкладке Конструктор в группе Темы нажмите кнопку Цвета

, в разделе Пользовательские щелкните правой кнопкой мыши эскиз с цветами темы, которые требуется удалить, и выберите команду Удалить.

34

Организация электронного документооборота

Чтобы удалить эффекты темы, на вкладке Конструктор в группе Темы нажмите кнопку

Эффекты , в разделе Пользовательские щелкните правой кнопкой мыши эскиз с эффектами темы, которые требуется удалить, и выберите команду Удалить.

2.9.ВСТАВКА РИСУНКА, КАРТИНКИ И ДИАГРАММ В СХЕМУ VISIO

Всхему Visio можно вставлять файлы изображений большинства типов. Они они отображаются как обычные рисунки, и у них отсутствуют точки соединения и другие возможности, которые есть у фигур Visio (при этом возможность соединять их с другими фигурами с помощью соединителей сохраняется). Кроме того, с помощью области задач Коллекция картинок можно искать картинки на компьютере и в Интернете.

Вставка рисунка

1.На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку Рисунок.

2.Найдите папку с рисунком, который необходимо вставить, щелкните файл рисунка и нажмите кнопку Открыть.

Некоторые файлы, импортируемые в документы Visio как графические изображения, отображаются как метафайлы, однако файлы точечных рисунков, такие как DIB, BMP, PCX и т. д., остаются точечными рисунками и в документах Visio.

Вставка картинки

1.На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку Коллекция картинок.

Если картинки не установлены на компьютере, появится предложение установить их. Нажмите кнопку Да для начала установки. При этом может быть предложено вставить в дисковод установочный диск.

2.В области задач Коллекция картинок в поле Искать введите слово или фразу, описывающую требуемую картинку, либо введите имя файла полностью или частично.

3.Чтобы ограничить результаты поиска определенным типом файлов мультимедиа, например коллекциями картинок или фотографиями, установите нужные флажки в раскрывающемся списке Поиск в.

4.Нажмите кнопку Начать.

5.Чтобы вставить картинку, щелкните ее в списке Результаты или перетащите на схему.

Вставка диаграммы

В Visio используется приложение Microsoft Excel 2010 для обеспечения дополнительных возможностей работы с диаграммами. Если приложение Excel 2010 не установлено, вместо него используется приложение Microsoft Graph.

Диаграмму или график данных можно добавить в документ двумя способами.

Диаграмму или график можно создать непосредственно на схеме. При создании диаграммы в Visio для редактирования ее данных используется Excel, но потом данные сохраняются в файле Visio.

На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку Диаграммы.

Вдиаграмму будет добавлена внедренная книга Excel, содержащая два листа: с диаграммой и с таблицей данных. Чтобы добавить данные, щелкните в книге Excel ярлычок страницы с меткой Лист1. На ленте Visio появятся вкладки Excel для работы с данными. Чтобы отформатировать диаграмму, выделите ее во внедренной книге. На ленте появятся три вкладки Работа с диаграммами; команды и коллекции на этих вкладках можно использовать для форматирования диаграммы.

35

Организация электронного документооборота

Диаграмму или график Excel можно вставить в свою документ и связать с данными из файла Excel. При копировании диаграммы, сохраненной в файле Excel, и вставке ее в документ данные в диаграмме связываются с этим файлом Excel. Если необходимо изменить данные в диаграмме, нужно внести изменения в связанный лист в Excel, а затем обновить данные в документе Visio. Лист Excel — это отдельный файл, и он не сохраняется вместе с файлом Visio.

УПРАЖНЕНИЕ 2 СОЗДАНИЕ НОВОГО ДОКУМЕНТА НА ОСНОВЕ ШАБЛОНА. РАБОТА С ФИГУРАМИ.

1.Создайте новый документ на основе шаблона Простая схема из категории Общие.

2.Перетащите при помощи мыши на страницу документа фигуру Овал из набора элементов Простые фигуры и разместите фигуру в верхней части листа.

3.Изменените размер фигуры Овал с помощью мыши: перетащите маркер выделения , пока фигура не примет нужные размеры (примерно 40 мм на 30 мм).

4.Перейдите в режим редактирования текста: двойной щелчок по фигуре.

5.Установите тип шрифта Arial из списка инструмента выберите требуемый тип шрифта.

6.Установите размер шрифта 16pt: из списка инструмента выберите требуемый размер шрифта.

7.Введите текст: База данных. Щелчок мыши вне фигуры.

8.Перетащите при помощи мыши еще одну фигуру Квадрат и введите текст Сбор данных.

9.Перетащите фигуру Прямоугольник и измените ее фигуры: наведите курсор мыши на маркер на правой стороне прямоугольника и переместите границу вправо, как на рисунке ниже. Справа расположите еще один прямоугольник.

10.Нажмите кнопку мыши в точке слева и вверху относительно фигур, которые необходимо выделить, и перетащите указатель, чтобы создать вокруг фигур рамку выделения.

11.Установите тип шрифта Arial и размер шрифта 16pt для всех выделенных фигур.

12.Введите текст в прямоугольники.

13.Перетащите еще одну фигуру Квадрат и введите текст Группировка.

14.Создайте 3 копии квадрата Группировка: выделите фигуру и нажмите Ctrl-C для копирования в буфер обмена; затем три раза нажмите Ctrl-V и разместите их друг за другом слева направо, специально не выравнивания их по горизонтали.

36

Организация электронного документооборота

15.Выровняйте фигуры: выделите новые 4 квадрата; вкладка Главная, группа

Упорядочить - Положение - Выровнять по верхнему краю;

16.Распределите их равномерно друг отосительно друга: вкладка Главная, группа

Упорядочить - Положение - Интервалы между фигурами - Распределить по

горизонтали.

17.Установите тип шрифта Arial и размер шрифта 11pt для всех выделенных фигур.

18.Наберите текст, как на рисунке.

19.Создайте еще 2 копии квадрата Группировка, разместите их под прямоугольником Создание отчетов и наберите текст:

20.Перетащите на рабочий лист фигуру Гибкая стрелка 1 . Разверните фигуру на 1800: убедитесь в выделении фигуры; установите указатель мыши на конец стрелки; нажмите левую клавишу мыши и, не отпуская ее, разверните стрелку на 1800.

21.Преобразуйте стрелку: сожмите стрелку по горизонтали; измените толщину контура стрелки, выбрав на вкладке Главная в группе Фигура команду со списком Линия и затем толщину линии 3 пт.

22.Соедините стрелкой фигуры Сбор данных и Обработка данных.

23.Выделите стрелку, сделайте ее копию и поверните на 900 : вкладка Главная, группа

УпорядочитьПоложение - Ориентация фигур – Повернуть фигуры – Повернуть вправо на 900;

24.Расположите стрелку снизу от квадрата Сбор данных.

25.Выберите на вкладке Главная в группе Сервис инструмент Соединительная линия и соедините фигуры:

37

Организация электронного документооборота

26.Для возврата к обычному редактированию на вкладке Главная в группе Сервис нажмите кнопку Указатель.

27.Используя стрелки и соединительные линии, соедините фигуры:

область на рабочем листе под левой стрелкой, установите размер шрифта 18pt, ведите текст: Внешние данные. Справа под стрелкой наберите текст Информация для

внутреннего и внешнего использования.

29.Выберите на верхней панели инструмент Указатель.

30.На вкладке Конструктор в группе Темы нажмите кнопку Дополнительные параметры

и выберите эскиз темы с параметрами: Цвета: Горизонт, эффекты: Подушка.

31.Измените оформление для верхнего Овала «Базы данных»: выделите овал одиночным

щелчком мыши; используя следующие кнопки группы Формат на вкладке Главная, поменяйте цвет линий на красный, цвет заливки на синий, тень более темного цвета со стилем Смещение вверх, вправо .

32.Добавьте фоновый рисунок: на вкладке Конструктор в группе Подложки выберите параметр Подложки и укажите подложку Поток.

33.Измените цвета линий и заливку фонового рисунка: щелкните по ярлычку Фон Visio 1 для перехода на фоновую страницу; сделайте щелчок мышью по фоновой странице и, используя кнопки группы Формат, измените цвет заливки и линий.

38

Организация электронного документооборота

34.Добавьте заголовок и границы страницы: на вкладке Конструктор в группе Подложки

выберите параметр Рамки и заголовки и укажите тип Мозаика.

35.Введите текст в заголовок: щелкните по ярлычку Фон Visio 1 для перехода на фоновую страницу; сделайте щелчок мышью по слову Заголовок и наберите текст Основные компоненты ИТ обработки данных.

36.Сохраните схему под именем Основные компоненты ИТ.

ЗАДАНИЕ 2

1.Создайте новый документ на основе шаблона Простая схема из категории Общие и

используя изученные приемы работы, создайте схему, представленную на образце.

Модели предметной области

2.Измените цветовую схему оформления схемы:

a.примените цветовую схему оформления фона, используя подложку Техническая и поменяйте цвет фоновой страницы на голубой.

b.для прямоугольника Информационная технология измените цвета текста, линий и заливки: цвет текста – красный, цвет линий – синий, цвет заливки – светло-

зеленый.

c.добавьте для схемы заголовок Структура информационной технологии,

используя тип заголовка Блоки.

3.Сохраните схему под именем Структура информационной технологии.

39

Организация электронного документооборота

3. СХЕМЫ ПРОЦЕССОВ В VISIO

3.1. СОЗДАНИЕ СХЕМ ПРОЦЕССОВ

Схемы процессов являются представлением пошаговых процессов. Эти схемы обычно создаются как блок-схемы, в которых фигуры представляют этапы процесса, а последовательность этапов обозначается стрелками.

В Visio доступно множество шаблонов схем процессов, однако их все можно разбить на две категории:

Схемы процессов общего назначения

Схемы процессов для конкретных методологий

Схемы процессов общего назначения

Если необходимо создать схему процесса, не относящуюся к какой-либо конкретной методологии, воспользуйтесь одним из указанных ниже шаблонов.

Простая блок-схема

Функциональная блок-схема

Схема рабочего процесса

Чтобы найти эти шаблоны, выполните указанные ниже действия.

1.Откройте вкладку Файл.

2.Нажмите кнопку Создать.

3.Выберите пункт Блок-схема.

Простая блок-схема

Шаблон простой блок-схемы используется для широкого спектра бизнес-процессов, каждый этап которых можно представить простыми геометрическими фигурами.

Функциональная блок-схема

Функциональная блок-схема аналогична простой блок-схеме, за исключением дополнительного элемента структуры — контейнеров-«дорожек», используемых для представления людей или отделов, ответственных за каждый этап. Фактически в шаблоне функциональной блок-схемы используется тот же самый набор фигур, что и в шаблоне простой блок-схемы; основное отличие заключается в дополнительных дорожках на странице, с которых начинается создание схемы.

Схема рабочего процесса

40